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Einleitung

Die isys-Protokollprogramme bestehen aus zwei Teilen:

1. Dem Programm zum Schreiben eines Protokolls mit MSWord

2. Dem Verwaltungsprogramm mit einer Datenbank in MSACCESS.

Ein Protokoll kann direkt als Folge von Traktanden (Geschäften) geschrieben werden. Traktanden können jedoch auch als Einzelgeschäfte erfasst und später manuell oder automatisch zu einem Protokoll zusammengefügt werden.

Im Text können Stichwörter markiert werden, nach denen später gesucht werden kann, und die in einem Stichwortregister gesammelt werden. Ebenso können Personen für ein Personen- und Firmen für ein Firmenregister markiert werden. Bei den Firmen können zusätzlich Beträge markiert werden, die gemeinsam in einer "Vergabeliste" zusammengestelt werden.

Den Traktanden eines Protokolls können verschiedene Dokumente als Anlagen zugeordnet werden, die später aus dem Protokoll wieder aufgerufen werden können. Die Anlagen zu einem Protokoll können in einem eigenen Ordner gesammelt werden, in dem sie unverändert bleiben, auch wenn ihre Originale verändert, verschoben oder gelöscht werden.

Mit verschiedenen Suchkriterien kann nach Geschäften in Protokollen gesucht werden. Gefundene Geschäfte können in ihrem Protokoll direkt aufgerufen werden. Sie können auch aus ihren Protokollen in eine Geschäftssammlung kopiert werden, die dann die Verhandlungen zu einem Geschäft aus mehreren Protokollen enthält.

Die optionale Pendenzverwaltung behandelt Geschäfte, die von einer verantwortlichen Person oder einem verantwortlichen Ressort bis zu einem bestimmten Datum bearbeitet werden sollen. In einem Protokoll kann bei einem Geschäft festgelegt werden, dass es als Pendenz verwaltet werden soll. Pendenzen können aber auch direkt in die Verwaltung eingetragen werden. Einzelgeschäfte, die für ein späteres Protokoll erfasst werden, werden auch als Pendenzen verwaltet. Nach Pendenzen kann gezielt gesucht werden. Pendenzen werden in verschiedenen Listen zusammengestellt.

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