Marion.knoth: /* Start des Programms */

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Start des Programms

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Start des Programms

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Marion.knoth: Die Seite wurde neu angelegt: „Hauptseite ---- = Start des Programms = Das isys-Protokollprogramm arbeitet in zwei Varianten: '''isys-Protokollmanager''' gliedert das Protokoll mit Traktanden und ihnen untergeordneten Themen. '''isys-Protokollregister''' verwendet einen Registerplan (Aktenplan o.ä.), dem es die Traktanden zuordnet. Je nach Installation gibt es auf dem Desktop eins der folgenden Icons für den Programmstart: 350px Durch Klick auf das Ic…“

2026-07-14T12:20:08Z

Die Seite wurde neu angelegt: „Hauptseite ---- = Start des Programms = Das isys-Protokollprogramm arbeitet in zwei Varianten: '''isys-Protokollmanager''' gliedert das Protokoll mit Traktanden und ihnen untergeordneten Themen. '''isys-Protokollregister''' verwendet einen Registerplan (Aktenplan o.ä.), dem es die Traktanden zuordnet. Je nach Installation gibt es auf dem Desktop eins der folgenden Icons für den Programmstart: 350px Durch Klick auf das Ic…“

Neue Seite

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= Start des Programms =

Das isys-Protokollprogramm arbeitet in zwei Varianten:

'''isys-Protokollmanager''' gliedert das Protokoll mit Traktanden und ihnen untergeordneten Themen.

'''isys-Protokollregister''' verwendet einen Registerplan (Aktenplan o.ä.), dem es die Traktanden zuordnet.

Je nach Installation gibt es auf dem Desktop eins der folgenden Icons für den Programmstart:

[[Datei:Icons.jpg|350px]]

Durch Klick auf das Icon meldet sich die Startseite des betreffenden Programms und zeigt seine Menüleiste:

[[Datei:isysMenu.jpg]]

mit folgenden Menüs:
*'''Protokolle''' Aufruf eines [[Protokoll#Neues_Protokoll|neuen]] oder eines bereits [[Protokoll#Protokoll_aufrufen|vorhandenen]] Protokolls, [[Protokoll#Protokoll_l.C3.B6schen|Löschen eines Protokolls]], [[Anlagen|Zuordnen von Dokumenten]] und Sammeln der Anlagen
*'''Protokollregister Jahr bzw. Zeit''' Aufruf der Protokoll- und [[Protokollregister#Stichwortregister|Stichwortregister]] und des [[Protokollregister#Traktandenverzeichnis|Traktandenverzeichnisses]] für einen Jahrgang bzw. einen Zeitraum.
*'''Pendenzen''' Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle|Pendenzen]]
*'''Suchen''' [[Suchen|Suche]] nach Textstellen oder nach Geschäften mit Hilfe verschiedener Kriterien mit der Möglichkeit, diese in einer [[Geschäftssammlung|Sammlung]] zusammenzustellen
*'''Gremium''' Auswahl des [[Gremium|Gremiums]], wenn das Programm für mehrere Gremien installiert wurde.
*'''Dienste''' Hilfsdienste zum Bearbeiten der Vorlagen, Einstellen des Jahrgangs oder Zeitraums der Verzeichnisse sowie der ersten Geschäfts- und Seitennummern des nächsten Protokolls, Eintragen der Ressorts und Aufruf erzeugter Dokumente wie [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Einladung|Einladungen]], [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Protokollauszug|Protokollauszüge]] usw.
*'''Hilfe / Wartung''' Aufruf der Online-Hilfe oder Starten der Fernwartung

= Ein einfaches Protokoll=

Zur Erstellung eines neuen Protokolls gibt man im Menü '''Protokolle''' das Kommando '''Neues Protokoll'''.

Es erscheint das Fenster '''Neues Protokoll schreiben'''

[[Datei:NeuProt250.jpg]]

In ihm sind Protokollnummer, Seitenzahl sowie Zeit und Sitzungsort für das neue Protokoll eingetragen. Es sind die Protokollnummer und die Seitenzahl angegeben, die das Programm nach dem Speichern des letzten Protokolls vermutet. (Im Normalfall werden die Seiten der Protokolle eines Jahrgangs oder Zeitraums fortlaufend nummeriert). Alle Daten können durch einfaches Überschreiben verändert werden.

Im Feld '''Datum''' wird z.B. mit Hilfe des Kalenders das Sitzungsdatum eingetragen.

Mit dem Schalter '''Word starten''' wird das neue Protokoll aufgerufen und eingerichtet:

[[Datei:Neues Protokoll leer.jpg|500px]]

Das Protokoll wird auf der Basis einer Vorlage eröffnet, die für alle Protokolle dieses Gremiums gilt. In ihr sind jetzt die Protokollnummer, das Datum, die erste Seitenzahl sowie Sitzungsort und Zeit aus dem vorigen Fenster eingetragen.

Zusätzlich gibt es bereits ein erstes Traktandum '''Protokollgenehmigung''', in dem automatisch Nummer und Datum des vorausgegangenen Protokolls eingesetzt sind.

Das Protokoll trägt eine eigene Kommandozeile, die neben den üblichen Word-Tabs den speziellen Tab '''isys''' mit der Protokoll-Menüleiste enthält:

[[Datei:ProtProMan650neu.jpg]]

Mit Hilfe der Protokoll-Menüleiste wird das Protokoll geschrieben.

Wie ist ein Protokoll aufgebaut?

isys-Protokollmanager arbeitet mit Traktanden, denen jeweils ein oder mehrere Themen mit ihren Texten zugeordnet werden.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProManProtokoll.jpg|600px]]

Jetzt zu unserem neuen Protokoll.

Man schreibt in eine Leerzeile den Titel des nächsten Traktandums:

Personal

und gibt im Menü '''Traktanden''' das Kommando '''Neues Traktandum'''.

Das neue Traktandum wird formatiert:

[[Datei:0.Personal.jpg|600px]]

In die nächste Zeile schreibt man das untergeordnete Thema:

[[Datei:Themal.jpg|600px]]

und gibt das Kommando '''Themen / Neues Thema'''

das neue Thema wird formatiert:

[[Datei:0.0Thema1.jpg|600px]]

(Als Traktandennummern werden zunächst Nullen eingetragen, und zwar '''0.''' beim Traktandum und '''0.0''' beim Thema. Diese werden beim Speichern des Protokolls automatisch durch die richtigen Nummern ersetzt.)

In die nächsten Zeilen wird der Text des Themas geschrieben:

[[Datei:ThemaText1.jpg|600px]]

Das nächste Thema wird geschrieben:

[[Datei:Thema2.jpg|600px]]

und mit '''Thema / Neues Thema''' formatiert.

[[Datei:0.0Thema2.jpg|600px]]

Die übrigen Traktanden und Themen werden in gleicher Weise erfasst, und das soweit komplette Protokoll mit dem Kommando '''Speichern''' als Dokument und in die Datenbank gespeichert. Dabei werden Traktanden und Themen automatisch nummeriert und am Anfang des Protokolls die Traktandenliste generiert:

[[Datei:ProtokollPM.jpg|600px]]

Dieses Protokoll kann später mit dem Kommando '''Protokolle / Protokoll aufrufen''' erneut geöffnet und weiterbearbeitet werden. Dabei wird z. B. der Text der Themen komplettiert, es werden Traktanden und Themen hinzugefügt oder entfernt. Mit dem Kommando '''Speichern''' wird die Bearbeitung abgeschlossen, die Traktanden neu nummeriert und die Traktandenliste neu erstellt.

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==Einfaches Protokoll in isys-Protokollregister==

isys-Protokollregister benutzt einen vorgegebenen Registerplan (Registraturplan, Aktenplan o.ä) und ordnet die einzelnen Traktanden jeweils bestimmtem Zeilen aus dem Registerplan zu. Ein Protokoll besteht also aus einer Folge von Registerzeilen, jeweils gefolgt von einem oder mehreren Traktanden mit ihren zugehörigen Texten.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProRegProtokoll.jpg|600px]]

'''Programmzeile in isys-Protokollregister'''

[[Datei:ProtProReg650.jpg]]

'''Erfassung eines Geschäfts in isys-Protokollregister'''

Ein Geschäft in isys-Protokollregister umfasst im Minimum eine Registerzeile, einen Traktandentitel und den Text.

'''Erzeugen einer Registerzeile'''

Eine Registerzeile wird aus dem Registerplan übernommen. Der Registerplan umfasst in der Regel zwei Tabellen: die eigentlichen Registertitel mit ihren Signaturen (Registernummern) und eine Suchwörterliste. Beide werden im Fenster Registerplan dargestellt. Es wird mit dem Kommando '''Registerplan / Registerplan (oder Alt-R)''' aufgerufen.

[[Datei:Registerplan.jpg|600px]]

Es gibt verschiedene Methoden, den Regsiterplan nach einer passenden Registerzeile zu durchsuchen:

Hier der einfachste Weg:

Man trägt im Protokoll eine Zeichenfolge für die Suche nach einer Registerzeile oder nach einer Signatur in eine Leerzeile ein, in der anschliessend die Registerzeile stehen soll. Dann ruft man den Registerplan auf. Es öffnet sich das Fenster mit der gefundenen Registerzeile, wenn der Suchbegriff in den Registertiteln oder den Signaturen gefunden wurde.

Beispiel:

Man schreibt im Protokoll "bau" in eine Leerzeile und ruft den Registerplan auf. Durch mehrfaches Klicken auf '''Suchen''' findet man die gesuchte Zeile "Baurechtliche Entscheide".

[[Datei:Registerplan1.jpg|600px]]

Mit '''Übernahme als Einzelzeile''' wird diese Zeile ins Protokoll übernommen und dort anstelle des Suchbegriffs platziert und formatiert. Im Protokoll erscheint dann:

[[Datei:ImProtokoll.jpg|650px]]

Mit '''Übernahme mit Hierarchie''' hätte man im Protokoll einen Block mit der ganzen Hierarchie::

[[Datei:ImProtokoll2.jpg|650px]]

'''Traktandum'''

Auf die Registerzeile folgt eine Zeile mit dem Traktandentitel, bevor der eigentliche Text kommt. Jedes Traktandum hat einen Titel, der der Registerzeile zugeordnet wird und im Jahresregister unter dem Registertitel erscheint.

Um einen Traktandentitel zu erstellen, gibt man ihn in der nächsten Zeile unter dem Registertitel ein. Mit dem Kommando '''Traktanden / Neues Traktandum (oder Alt-T)''' wird er formatiert.

[[Datei:TraktandumPR.jpg|600px]]

Neue Traktandenzeilen haben in der ersten Spalte noch keine Traktandennummer. Diese wird beim Speichern des Protokolls - im Normalfall automatisch bei 1 beginnend - vergeben.

Nach der Formatierung des Traktandums steht die Schreibmarke in der nächsten Zeile, in der dann der Text eingegeben wird.

In gleicher Weise wird ein weiteres Geschäft mit Registerzeile und Traktandum erfasst. Das Protokoll sieht dann so aus:

[[Datei:TraktandumPR2.jpg|600px]]

Mit dem Kommando '''Speichern''' werden die Traktanden nummeriert, am Anfang des Protokolls die Traktandenliste generiert und das Protokoll als Dokument und in der Datenbank abgespeichert.

Das Protokoll nach dem Speichern:

[[Datei:ProtokollPR.jpg|600px]]

Dieses Protokoll kann später mit dem Kommando '''Protokolle / Protokoll aufrufen''' erneut geöffnet und weiterbearbeitet werden. Dabei wird z. B. der Text der Themen komplettiert, es werden Geschäfte hinzugefügt oder entfernt. Mit dem Kommando '''Speichern''' wird die Bearbeitung abgeschlossen, die Traktanden neu nummeriert und die Traktandenliste neu erstellt.

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Einfaches Beispiel - Versionsgeschichte

Marion.knoth: /* Start des Programms */

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