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2026-07-16T07:29:05Z

Marion.knoth:

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Datei:Pendenz im detail.png

2026-07-15T11:38:51Z

Marion.knoth: Marion.knoth lud eine neue Version von Datei:Pendenz im detail.png hoch

Schreiben eines Protokolls mit MS-Word

2026-07-15T11:02:41Z

Marion.knoth: /* Neues Traktandum */

[[Hauptseite]]

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== Ein neues Protokoll==

Mit dem Kommando '''[[Protokoll#Neues Protokoll|Protokolle / Neues Protokoll]]''' wird ein neues Protokoll eröffnet. Nach dem Start von Word erscheint die erste Seite des neuen Protokolls, die etwa wie folgt aussieht:

[[Datei:Protstart5.png|600px]]

Sie enthält bereits die Protokollnummer, das Datum, den Ort, die Uhrzeit und den Standardkopf der Dokumentvorlage. Falls erwünscht können zusätzlich z.B. in einem Traktandum „Protokollgenehmigung“ die Nummer und das Datum des zuletzt erstellten Protokolls automatisch eingetragen werden. Das Format des Sitzungsdatums wird in den Voreinstellungen festgelegt.

Auf Wunsch kann auch ein Text wie "Das Protokoll umfasst die Seiten 125 bis 147 und die Geschäfte 75 bis 99" angelegt sein, in dem die aktuellen Seitenzahlen und Geschäftsnummern automatisch eingetragen werden.

== Die Programmvarianten isys-Protokollregister und isys-Protokollmanager==

===isys-Protokollregister===

isys-Protokollregister benutzt einen vorgegebenen Registerplan (Registraturplan, Aktenplan o.ä) und ordnet die einzelnen Traktanden jeweils bestimmtem Zeilen aus dem Registerplan zu. Ein Protokoll besteht also aus einer Folge von Registerzeilen, jeweils gefolgt von einem oder mehreren Traktanden mit ihren zugehörigen Texten.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProRegProtokoll.jpg|600px]]

Die Protokollseite trägt neben den üblichen Word-Menüs eine spezielle Menüleiste mit diversen Untermenüs bzw. Kommandos.

'''Protokoll-Menüzeile in isys-Protokollregister'''

[[Datei:ProtProReg650.jpg]]

 

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===isys-Protokollmanager===

isys-Protokollmanager arbeitet mit Traktanden, denen jeweils ein oder mehrere Themen mit ihren Texten zugeordnet werden.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProManProtokoll.jpg|600px]]

Entsprechend unterscheiden sich die Protokoll-Menüzeilen in den ersten beiden Menüs:

'''Protokoll-Menüzeile in isys-Protokollmanager'''

[[Datei:ProtProMan650neu.jpg]]

'''Inhalt der Menüleisten:'''

'''''In isys-Protokollregister:'''''

'''- Registerplan'''
Aufruf des [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Registerzeile|Registerplans]] zum Übernehmen eines Titels 
'''- Traktanden'''
Erstellen einer [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Traktanden|Traktandentitelzeile]] 

'''''In isys-Protokollmanager:'''''

'''- Traktanden'''
Erstellen einer [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Traktanden|Traktandentitelzeile]] '''- Themen'''
Erstellen einer [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Traktanden|Thementitelzeile]] 

'''''In beiden Varianten:'''''

'''- Spezial'''
Einfügen von [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Spezialfunktionen|Spezialfunktionen]] wie Zwischentitel, Standardtexte oder [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Beschluss|Beschlüsse]] 
'''- Speichern'''
[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Speichern|Abspeichern]] und Übergabe des Protokolls zur Verwaltung in der Datenbank 
'''- Pendenzen'''
Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung und Geschäftskontrolle|Pendenzen]] 
'''- Dienste'''
Vornehmen von Einstellungen, Aufruf verschiedener [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Dienste im Protokoll|Dienstprogramme]] zum automatischen Erstellen von Dokumenten wie Einladungen und Protokollauszüge und Einfügen von Daten aus anderen Dokumenten oder Gremien 
'''- Auszeichnungen'''
Markierung von Stichwörtern, Personen, Firmen usw. 
'''- Hilfe/Wartung'''
Aufruf der Online-Hilfe bzw. der Fernwartung 
'''- Menü'''
Aufruf einer anderen Menüzeile

[[Schreiben eines Protokolls mit MS-Word#Arbeiten in isys-Protokollmanager|Weiter bei isys-Protokollmanager]]

== Arbeiten in isys-Protokollregister==

Ein Geschäft in isys-Protokollregister umfasst im Minimum eine Registerzeile, einen Traktandentitel und den Text des Geschäfts.

===Registerplan===

Das Menü '''Registerplan''' dient zur Erzeugung von Registerzeilen und dem Einfügen eines Kleingeschäftstitels:

[[Datei:Regplan1.png]]

====Registerzeilen====

Mit dem Kommando '''Registerplan / Registerplan (oder Alt-R)''' wird der Registerplan aufgerufen. Der Registerplan umfasst in der Regel zwei Tabellen: die eigentlichen Registertitel mit ihren Signaturen (Registernummern) und eine Suchwörterliste.
Die Suchwörterliste dient zum Auffinden eines Registertitels mit alternativen Begriffen.
Beide werden im Fenster Registerplan dargestellt.

[[Datei:Registerplan.jpg|600px]]

Es gibt verschiedene Methoden, den Registerplan nach einer passenden Registerzeile zu durchsuchen:

Man trägt unter '''Registertitel''' oder unter '''Signatur''' eine Zeichenfolge ein und startet mit dem Schalter '''Suchen''' in dem entsprechenden Feld die Suche. Erneutes '''Suchen''' setzt die Suche fort.

Wenn man unter den Registertiteln nichts findet, gibt man eine Zeichenfolge unter '''Suchwort''' ein und sucht dort. Man kann mit '''Als Suchwort''' den Suchbegriff für den Registertitel auch direkt auf die Suchwörter anwenden. Findet man hier ein passendes Suchwort, ruft man mit '''Passende Registerzeile''' die zugehörige Registerzeile auf.

Man kann an dieser Stelle die Suchwörterliste pflegen:

Wenn man zu einer markierten Registerzeile ein Suchwort vermisst, trägt man es unter '''Suchwort''' ein und übernimmt es mit '''Neu eintragen''' in die Liste. Mit '''Suchwort löschen''' kann man ein markiertes Suchwort aus der Liste entfernen.

Hat man eine passende Registerzeile gefunden, übernimmt man sie mit '''Übernahme als Einzelzeile''' ins Protokoll. Mit '''Übernahme mit Hierarchie''' wird zusätzlich zur markierten Zeile deren übergeordnete Hierachie übernommen.

In der praktischen Arbeit wählt man einen verkürzten Weg:

Man trägt im Protokoll die Zeichenfolge für die Suche nach einer Registerzeile oder nach einer Signatur in eine Leerzeile ein, in der anschliessend die Registerzeile stehen soll. Dann ruft man den Registerplan auf. Der öffnet sich, und wenn der Suchbegriff in den Registertiteln oder den Signaturen gefunden wurde, ist er dort markiert.

Beispiel:

Man schreibt im Protokoll "bau" in eine Leerzeile und ruft den Registerplan auf. Wird die Zeichenfolge "bau" in den Registertiteln gefunden, wird sie dort markiert. Durch Klicken auf '''Suchen''' kann man weitere Fundstellen finden. So kommt man zur gesuchten Zeile "Baurechtliche Entscheide".

[[Datei:Registerplan1.jpg|600px]]

Mit '''Übernahme als Einzelzeile''' wird diese Zeile ins Protokoll übernommen und dort anstelle des Suchbegriffs platziert und formatiert. Im Protokoll erscheint dann:

[[Datei:ImProtokoll.jpg|750px]]

Mit '''Übernahme mit Hierarchie''' hätte man im Protokoll einen Block mit der ganzen Hierarchie::

[[Datei:ImProtokoll2.jpg|650px]]

==== Kleingeschäfte ====

Normale Geschäfte erscheinen im Protokollregister, dem Inhaltsverzeichnis der Protokolle eines Jahres oder Zeitraums. Geschäfte wie "Begrüssung", "Verschiedenes" oder "Mitteilungen" sollen zwar in den Protokollen erfasst, aber im allgemeinen nicht im Register erscheinen. Sie werden als '''Kleingeschäfte''' erfasst.

Der Kleingeschäftstitel z.B. "Verschiedenes" wird in isys-Protokollregister mit dem Kommando '''Registerplan / Kleingeschäfte''' formatiert, weil er logisch auf gleicher Stufe wie die Registerzeilen steht. Er wird gefolgt von Traktanden.

Der Kleingeschäftstitel wird wie ein Traktandum formatiert und bekommt beim Speichern auch eine Traktandennummer. Die dem Titel folgenden Traktanden oder Themen erhalten eine Traktandennummer, die der der Titelzeile folgt:

Erhält der Kleingeschäftstitel z.B. die Taktandennummer 4, dann werden die ihr folgenden Traktanden oder Themen mit 4.1, 4.2, 4.3 usw. nummeriert.

[[Datei:kleingeschäfte2.jpg]] ''Kleingeschäfte''

Kleingeschäfte erscheinen zwar nicht im Protokollregister, sie können aber über die Suchfunktion gefunden werden.

=== Traktandum ===

Auf die Registerzeile folgt eine Zeile mit dem Traktandentitel, bevor der eigentliche Text kommt. Jedes Traktandum hat einen Titel, der der Registerzeile zugeordnet wird und im Jahresregister unter dem Registertitel erscheint.

Zum Einrichten eines Traktandentitels dient das Menü '''Traktanden'''

[[Datei:Traktanden0.png]]

====Neues Traktandum====

Um einen Traktandentitel zu erstellen, gibt man ihn in der nächsten Zeile unter dem Registertitel ein. Mit dem Kommando '''Traktanden / Neues Traktandum (oder Alt-T)''' wird er formatiert.

Sollen die Traktanden mit Geschäftsnummern versehen werden, werden während der Installation entsprechende Voreinstellungen vorgenommen. In diesem Fall wird bei der Formatierung automatisch im rechten Feld eine Null eingetragen.

[[Datei:TraktandumPR.jpg|650px]]

====Traktandum aus der Liste====

Es gibt eine Liste "Traktanden.docx". In diese werden bei Bedarf Traktanden eingetragen, die man merhfach verwenden will. Diese ruft man mit dem Kommando '''Traktanden / Aus der Liste''' auf (Beispiel):

[[Datei:TraktandenDoc.png]]

Die Liste hat ein eigenes Menü:

[[Datei:AusListe1.png]]

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' übernimmt man das Traktandum, in dem die Schreibmarke steht, ins Protokoll, wo es automatisch formatiert wird.

Hat man vor dem Aufruf der Liste einen Suchbegriff in die Zeile geschrieben, in der das Traktandum stehen soll, so wird der Suchbegriff in der Liste markiert. Mit '''Weiter suchen''' setzt man die Suche fort, bis das gesuchte Traktandum gefunden ist.
Mit dem Kommando '''Zurück''' kommt man wieder in das Protokoll.

====Traktanden in früheren Protokollen suchen====

Man kann sich beim Schreiben eines Protokolls ganz einfach über Traktanden in früheren Protokollen informieren. Dazu gibt man in einer sonst leeren Zeile einen Suchbegriff ein, der vermutlich in diesen früheren Traktandentiteln vorkommt. Mit dem Kommando '''Traktandum / Suchen''' erhält man dann eine Liste aller früheren Traktanden, die diesen Suchbegriff enthalten.

Wenn die Liste unübersichtlich ist, kann man sie mit dem Kommando '''Sortieren''' nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen.
Findet man das gesuchte Traktandum, so kann man es mit Klick auf den Titel auswählen.

Mit dem Kommando '''Anzeigen''' wird das frühere Protokoll eröffnet und das Traktandum darin angezeigt. Dieses Protokoll ist schreibgeschützt, so dass man darin keine unbeabsichtigten Änderungen machen kann. Es wird am besten mit dem Kommando '''Schliessen''' verlassen.

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' kann man das gefundene Traktandum in das aktuelle Protokoll einfügen, wobei man wählen kann zwischen:

*Nur das Traktandum, also nur die Titelzeile
*Traktandum plus Registerzeile(n)
*Traktandum plus Text
*Das gesamte Geschäft, also Registerzeile(n), Traktandum und Text.

Will man eine einmal zusammengestellte Liste mit früheren Traktanden nochmals aufrufen, so gibt man dazu das Kommando '''Traktandum / Gefundene Traktanden'''.

====Traktandum ohne Geschäftsnummer====

Es gibt Anwendungen, bei denen die normalen Geschäfte eines Zeitraums mit Geschäftsnummern fortlaufend nummeriert werden, andere Geschäfte aber von dieser Nummerierung ausgenommen werden sollen. Deren Titel werden als '''Traktandum ohne Geschäftsnummer''' angelegt.

====Traktandum ohne Obertitel====

Bei der Anwendung von Obertiteln im Protokoll kann es vorkommen, dass man die Wirkung eines Obertitels aufheben und mit einem normalen Traktandum fortfahren will. Dann legt man dessen Titel als '''Traktandum ohne Obertitel''' an.

====Titel mit < - > ohne Obertitel====

Mit diesem Kommando kann man einen normalen Traktandentitel in einen "ohne Obertitel" verwandeln, und umgekehrt ein "Traktandum ohne Obertitel" in ein normales umwandeln.
 
 

====Nummerierung der Traktanden ====

Traktandenzeilen tragen in der ersten Spalte eine Traktandennummer. Diese wird im Normalfall beim Speichern des Protokolls automatisch bei 1 beginnend vergeben. Eine neue Traktandentitelzeile erhält die Traktandennummer 0. Beim Speichern wird ihr automatisch die korrekte Nummer zugewiesen .

Ebenso wird statt der Null in der dritten Spalte die korrekte Geschäftsnummer aus der Datenbank geholt ein eingesetzt.

Nach dem Formatieren des Traktandentitels steht die Schreibmarke automatisch in der nächsten Zeile, in der nun der Text eingegeben wird.

Einer Registerzeile können auch mehrere Traktanden folgen, wenn mehrere Geschäfte unter der gleichen Signatur geführt werden sollen.
Wenn aber mehrere Registerzeilen aufeinander folgen, das Geschäft also mehreren Registertiteln zugeordnet werden soll, kann ihnen nur ein Traktandum folgen.

== Arbeiten in isys-Protokollmanager==

In isys-Protokollmanager bestehen die Protokolle aus Traktanden. Ein Traktandum besteht aus einer Traktanden-Titelzeile und dem Text des Traktandums. Es kann auch in Untertraktanden, Themen, unterteilt werden. Ein Thema besteht aus einem Themen-Titel und dem Thementext.

===Traktanden===

Zum Einrichten von Traktanden dient das '''Menü Traktandum:'''

[[Datei:Traktanden1.png]]

====Neues Traktandum====

Man schreibt einen Traktandentitel als normalen Text in eine leere Zeile, z. B. "Personal", lässt die Schreibmarke dahinter stehen und formatiert den Titel mit dem Kommando '''Traktandum / Neues Traktandum (oder Alt-T)'''

[[Datei:0.Personal.jpg|600px]]

Wenn das Traktandum nicht weiter unterteilt werden soll, schreibt man in die nächsten Zeilen seinen Text.

[[Datei:TraktText.jpg|600px]]

====Traktandum aus der Liste====

Es gibt eine Liste "Traktanden.docx", in der Traktanden eingetragen werden, die mehrfach verwendet werden sollen. Man ruft diese Liste mit dem Kommando '''Traktandum / Aus der Liste''' auf (Beispiel):

[[Datei:PMTraktandenDoc.png]]

Diese Liste ist eine normale Word-Tabelle mit drei Spalten. In der ersten Spalte steht der Traktandentitel, die zweite Spalte ist entweder leer oder enthält Zahlen. Mit diesen Zahlen, die im Protokoll nicht sichtbar sind, wird die Reihenfolge der Traktanden im Protokollregister festgelegt. Wenn die zweite Spalte leer ist, erscheinen die Traktanden im Register in alphabetischer Reihenfolge. Die dritte Spalte ist leer.

Die Liste hat ein eigenes Menü:

[[Datei:AusListe1.png]]

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' übernimmt man das Traktandum, in dem die Schreibmarke steht, ins Protokoll, wo es automatisch formatiert wird.

Hat man vor dem Aufruf der Liste einen Suchbegriff in die Zeile geschrieben, in der das Traktandum stehen soll, so wird der Suchbegriff in der Liste markiert. Mit '''Weiter suchen''' setzt man die Suche fort, bis das gesuchte Traktandum gefunden ist.
Mit dem Kommando '''Zurück''' kommt man wieder in das Protokoll.

====Traktanden in früheren Protokollen suchen====

Man kann sich beim Schreiben eines Protokolls ganz einfach über Traktanden in früheren Protokollen informieren. Dazu gibt man in einer sonst leeren Zeile einen Suchbegriff ein, der vermutlich in diesen früheren Traktandentiteln vorkommt. Mit dem Kommando '''Traktandum / Suchen''' erhält man dann eine Liste aller früherer Traktanden, die diesen Suchbegriff enthalten.

Wenn die Liste unübersichtlich ist, kann man sie mit dem Kommando '''Sortieren''' nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen.
Findet man das gesuchte Traktandum, so kann man es mit Klick auf den Titel auswählen.

Mit dem Kommando '''Anzeigen''' wird das frühere Protokoll eröffnet und das Traktandum darin angezeigt. Dieses Protokoll ist schreibgeschützt, so dass man darin keine unbeabsichtigten Änderungen machen kann. Es wird am besten mit dem Kommando '''Schliessen''' verlassen.

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' wird das gewählte Traktandum in das aktuelle Protokoll übernommen und als Traktandum formatiert.

Will man eine einmal zusammengestellte Liste mit früheren Traktanden nochmals aufrufen, so gibt man dazu das Kommando '''Traktandum / Gefundene Traktanden'''.

====Traktandum ohne Geschäftsnummer====

Es gibt Anwendungen, bei denen die normalen Geschäfte eines Zeitraums mit Geschäftsnummern fortlaufend nummeriert werden, andere Geschäfte aber von dieser Nummerierung ausgenommen werden sollen. Deren Titel werden als '''Traktandum ohne Geschäftsnummer''' angelegt.

====Traktandum ohne Obertitel====

Bei der Anwendung von Obertiteln im Protokoll kann es vorkommen, dass man die Wirkung eines Obertitels aufheben und mit einem normalen Traktandum fortfahren will. Dann legt man dessen Titel als '''Traktandum ohne Obertitel''' an.

====Titel mit < - > ohne Obertitel====

Mit diesem Kommando kann man einen normalen Traktandentitel in einen "ohne Obertitel" verwandeln, und umgekehrt ein "Traktandum ohne Obertitel" in ein normales umwandeln.
 
 

====Nummerierung der Traktanden ====

Traktandenzeilen tragen in der ersten Spalte eine Traktandennummer. Diese wird im Normalfall beim Speichern des Protokolls automatisch bei 1 beginnend vergeben. Eine neue Traktandentitelzeile erhält die Traktandennummer 0. Beim Speichern wird ihr automatisch die korrekte Nummer zugewiesen . Ebenso wird statt der Null in der dritten Spalte die korrekte Geschäftsnummer aus der Datenbank geholt ein eingesetzt.

Nach dem Formatieren des Traktandentitels steht die Schreibmarke automatisch in der nächsten Zeile, in der der Text oder zur Unterteilung des Traktandums der Titel des ersten Themas eingegeben wird.
 
 

====Kleingeschäfte====

Traktanden und die ihnen folgenden Themen erscheinen in den Jahres- oder Zeitraumregistern.

Es kann Geschäfte geben, die nicht so wichtig sind, dass sie in den Registern erscheinen. Diese erfasst man unter einem Titel "Kleingeschäfte". Man schreibt dazu den geünschten Titel in eine leere Zeile und formatiert diesen mit dem Kommando '''Traktanden / Kleingeschäfte'''.

Ein neuer Kleingeschäftstitel erhält in der ersten Spalte statt der Null für ordentliche Traktanden die Kennung "KG". Diese wird beim Speichern des Protokolls durch eine normale Traktandennummer ersetzt.
 
 

====KG (Kleingeschäfte) ohne Obertitel====

Wenn die Wirkung eines vorangegangenen Obertitels für einen neuen Kleingeschäftstitel aufgehoben werden soll, formatiert man diesen mit dem Kommando '''Traktanden / KG ohne Obertitel'''.

 
 

===Themen===

Ein Traktandum kann in einzelne Geschäfte als Themen unterteilt werden. Ebenso werden Themen unter einem Kleingeschäftstitel gesammelt.

Zur Einrichtung von Themen dient das '''Menü Themen:'''

[[Datei:Themen.png]]

====Neues Thema====

Man schreibt in eine Leerzeile z.B. unter dem gerade eingerichteten Traktandum den Titel für das neue Thema:

[[Datei:Themal.jpg|600px]]

und gibt das Kommando '''Themen / Neues Thema'''

das neue Thema wird formatiert:

[[Datei:0.0Thema1.jpg|600px]]

(Als Traktandennummern werden zunächst Nullen eingetragen, und zwar '''0.''' beim Traktandum und '''0.0''' beim Thema. Diese werden beim Speichern des Protokolls automatisch durch die richtigen Nummern ersetzt.)

In die nächsten Zeilen wird der Text des Themas geschrieben:

[[Datei:ThemaText1.jpg|600px]]

Beim Einsatz von Geschäftsnummern, mit denen die Geschäfte eines Jahrgangs oder Zeitraums fortlaufend nummeriert werden, wird bei einem neuen Traktandum zunächst die Geschäftsnummer 0 eingetragen, die später beim Speichern des Protokolls korrekt ersetzt wird. Wird dieses Traktandum jedoch durch Themen unterteilt, wird die Geschäftsnummer in dem Traktandum gelöscht und in die Themen übertragen.

====Thema aus der Liste====

Es gibt eine Liste "Themenen.docx". In diese werden bei Bedarf Theman eingetragen, die man merhfach verwenden will. Diese ruft man mit dem Kommando '''Thema / Aus der Liste''' auf (Beispiel):

[[Datei:PMThemenDoc.png]]

Die Liste hat ein eigenes Menü:

[[Datei:AusListe1.png]]

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' übernimmt man das Traktandum, in dem die Schreibmarke steht, ins Protokoll, wo es automatisch formatiert wird.

Hat man vor dem Aufruf der Liste einen Suchbegriff in die Zeile geschrieben, in der das Traktandum stehen soll, so wird der Suchbegriff in der Liste markiert. Mit '''Weiter suchen''' setzt man die Suche fort, bis das gesuchte Traktandum gefunden ist.
Mit dem Kommando '''Zurück''' kommt man wieder in das Protokoll.

====Themen in früheren Protokollen suchen====

Man kann sich beim Schreiben eines Protokolls ganz einfach über Themen in früheren Protokollen informieren. Dazu gibt man in einer sonst leeren Zeile einen Suchbegriff ein, der vermutlich in diesen früheren Themenntiteln vorkommt. Mit dem Kommando '''Thema / Suchen''' erhält man dann eine Liste aller früherer Themen, die diesen Suchbegriff enthalten.

Wenn die Liste unübersichtlich ist, kann man sie mit dem Kommando '''Sortieren''' nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen.
Findet man das gesuchte Thema, so kann man es mit Klick auf den Titel auswählen.

Mit dem Kommando '''Anzeigen''' wird das frühere Protokoll eröffnet und das Thema darin angezeigt. Dieses Protokoll ist schreibgeschützt, so dass man darin keine unbeabsichtigten Änderungen machen kann. Es wird am besten mit dem Kommando '''Schliessen''' verlassen.

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' kann man das gefundene Thema in das aktuelle Protokoll einfügen, wobei man wählen kann zwischen:

*Nur das Thema, also nur die Titelzeile
*Thema plus Traktandum
*Thema plus Text
*Das gesamte Geschäft, also Traktandum, Thema und Text.

Will man eine einmal zusammengestellte Liste mit früheren Theman nochmals aufrufen, so gibt man dazu das Kommando '''Thema / Gefundene Themen'''.
 
 

== In beiden Varianten==

=== Spezial ===

Im Menü '''Spezial''' werden Spezialfunktionen für die weitere Gestaltung der Protokolle aufgerufen:

[[Datei:MitUOTitel.png]]

Es enthält folgende Kommandos:

*'''Untertitel / Stufe 1, 2 und 3''' zum Erstellen von Untertiteln
*'''Obertitel''' zum Erstellen einer Obertitelzeile
*'''Unter-Obertitel''' zum Erstellen einer Unter-Obertitelzeile
*'''Obertitel aus Liste''' zum Erstellen einer Standard-Obertitelzeile
*'''Zwischentitel''' zum Erstellen eines Zwischentitels
*'''[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Beschluss|Beschluss]]''' zum Einfügen der Datei Beschluss.dot
*'''Schlagwörter''' zum Einfügen von Schlagwörtern in einen Beschluss
*'''[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Gesch.C3.A4ft|Geschäft]]''' zum Einfügen der Datei Geschäft.dot
*'''Geschäft2''' zum Einfügen der Datei Geschäft2
*'''Antrag''' zum Einfügen der Datei Antrag
*'''[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Standard-Texte|Standard-Texte]]''' zum Einfügen von Standard-Texten

==== Ober- Zwischen- und Untertitel ====

Die Ober- Zwischen- und Untertitel dienen der weiteren Gliederung des Protokolls. Sie werden aber nicht in die Datenbank eingetragen, erscheinen daher in keinem der Verzeichnisse und können allenfalls über die Volltextsuche gefunden werden!
Werden Ober- und/oder Untertitel verwendet, verändert sich die Hierarchie folgendermassen:

[[Datei:hirarchie_und_titel.jpg]]

'''Obertitel ''' 
Können mit dem Kommando '''Obertitel''' direkt formatiert werden oder mit dem Kommando '''Obertitel aus der Liste''' aus der Liste der Standardobertitel importiert werden. 
'''Untertitel''' 
Können mit dem Kommando '''Untertitel / Stufe 1-3''' direkt formatiert werden. Ein Untertitel der Stufe 1 hat eine Nummerierungsziffer mehr als das übergeordnete Traktandum. Hat das Traktandum z.B. die Nummer 5., dann erhalten seine Untertitel der Stufe 1 die Nummern 5.1, 5.2, 5.3 usw. Untertitel der Stufen 2 und 3 fügen weitere Ziffern an die Nummerierung an. 
'''Zwischentitel''' 
Sind Zwischentexte, die nicht mehr zum obenstehenden Geschäft gehören und keine Nummerierung erhalten.
 

[[Datei:hirarchie_1.jpg]] ''Hierarchie mit Ober- und Zwischentiteln'' 

Ein Beispiel mit Ober- Zwischen- und Untertiteln der Stufe 1 könnte in etwa so aussehen:

[[Datei:geschäfte_mit_beschlussfassung.jpg]]

==== Beschlüsse ====

Zu den Geschäften eines Protokolls können Beschlüsse festgehalten und in einem Beschlussregister gesammelt werden.

[[Beschlüsse|siehe Kapitel Beschlüsse]]

==== Geschäft====

Mit dem Kommando '''Spezial / Geschäft''' oder '''Alt-G''' wird die Datei '''Geschäft.dotx''' in das Protokoll an die Stelle der Schreibmarke kopiert. Dies dient zum Einfügen eines immer wieder gebrauchten Texts wie "Dem Antrag wird zugestimmt." oder auch grösserer Strukturen wie:

[[Datei:Geschäft.jpg]]

Die Datei '''Geschäft.dotx''' kann über '''[[Dienste_der_Datenbank#Vorlagen_und_Listen_aufrufen|Dienste der Datenbank / Vorlagen und Listen]]''' aufgerufen und korrigiert werden.

==== Standard-Texte ====

Mit dieser Funktion können Standardtexte, z.B. „Dem Antrag wurde stattgegeben.“, aufgerufen und in das Protokoll eingefügt werden.
Zuvor müssen diese Standardtexte als Worddokumente verfasst und in den Ordner '''Vorlagen / Texte''' im betreffenden Gremium abgelegt werden. Hinterlegte Standard-Texte können über den Datenbankdienst [[Dienste_der_Datenbank#Standard-Texte|Standard-Texte]] aufgerufen und verändert werden.

===Speichern===

Mit dem Kommand '''Speichern''' wird die Bearbeitung des Protokolls abgeschlossen.

- Die Traktanden und Themen werden neu nummeriert.

- Die Traktandenliste am Anfang des Protokolls wird neu mit den Traktanden (und Themen) erstellt.

- Die Daten des Protokolls werden in die Datenbank gespeichert.

- Das Protokoll wird als Dokument im Protokollordner abgespeichert.

===Pendenzen===

=== Protokoll-Dienste ===

Unter Protokoll-Dienste sind Programme zusammengefasst, die das Protokoll verändern oder Texte aus dem Protokoll in andere Dokumente kopieren. Die wichtigsten und meistgebräuchlichen sind:

[[Datei:Dienste2x.png]]

'''Nummerierung''' Anfangswerte für Seiten- und Geschäftsnummern sowie Protokollnummer und Sitzungsda-tum verändern 
'''Auszeichnung''' -> Kommandos zur Definition der diversen Auszeichnungen 
'''Auszeichnungen -> schwarz / farbig''' Farbe der Auszeichnungen "Stichwort", "Person", "Firma" und "Betrag" wechseln 
'''Einladung''' Erstellen einer Einladung zur Sitzung 
'''Protokollauszug''' Erstellen eines Protokollauszugs 
'''Protokollauszüge''' Gleichzeitiges Erstellen mehrerer Protokollauszüge 
'''Extrakt''' Erstellen eines Extraktes aus mehreren Traktanden 
'''Datei einfügen''' Inhalt eines Dokumentes einfügen 
'''Fremdgremium aufrufen''' Aufruf von Protokollen eines anderen Gremiums

==== Nummerierung ====

Innerhalb eines Jahres oder einer Legislaturperiode werden die Seiten der Protokolle und die Geschäfte automatisch fortlaufend nummeriert. Bei der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Protokolle kann diese Nummerierung durch Einfügen oder Löschen von Text durcheinander gebracht werden, so dass sie in einem Protokoll neu aufgesetzt werden müssen.

Da die Protokollnummer und das Datum im Protokoll in sogenannten Textmarken platziert sind, ist deren direkte Korrektur im Protokoll problematisch. Dabei können die Textmarken zerstört werden. Deshalb sollten diese Grössen nur mit Hilfe des Fensters '''Nummerierung''' verändert werden.
Das Fenster Nummerierung:

[[Datei:Nummerierung.jpg|200px]]

Es zeigt nach seinem Aufruf die Nummer der ersten Seite und des ersten Geschäfts des aktuellen Protokolls. Werden diese korrigiert und mit OK bestätigt, erhält die erste Seite bzw. das erste Geschäft die neu eingegebene Nummer. Die übrigen Seiten und Geschäfte werden von dieser ausgehend weiter nummeriert. (Die Seiten sofort und die Geschäfte beim nächsten SApeichern.)

Beim Ändern der Protokollnummer erstellt das Programm eine Kopie des aktuellen Protokolls mit der neuen Protokollnummer. Soll das Protokoll mit der alten Protokollnummer gelöscht werden, muss das in der Datenbank geschehen, siehe Abschnitt 4.4 '''Protokoll löschen'''.

==== Auszeichnungen -> schwarz / farbig ====

Mit diesem Dienst kann bestimmt werden, ob die Farbe der Auszeichnungen '''Stichwort''', '''Person''', '''Firma''' und '''Betrag''' farbig oder schwarz erscheinen sollen. Das ist nützlich, sollte das Protokoll verschickt oder ausgedruckt werden. Auch schwarze Auszeichnungen sind weiterhin in der Datenbank gespeichert und erscheinen ebenfalls im Stichwortregister, im Personenregister oder in der Vergabeliste.

==== Einladung ====

Aus einem Protokoll oder Vorprotokoll kann automatisch eine Einladung mit der Traktandenliste erzeugt werden. Dazu wird in dem Protokoll das Kommando '''Dienste / Einladung''' gegeben.
Nach dem Kommando wird eventuell angefragt, ob die Einladung „Mit Registerzeilen“ geschrieben werden soll. Wird die Frage mit Ja beantwortet, enthält die erstellte Traktandenliste neben den Traktanden auch die zugehörigen Registerzeilen. Im anderen Fall werden die Registerzeilen ausgelassen. (Bei der Installation kann diese Abfrage ausgeschaltet werden, so dass die Einladungen immer mit oder ohne Registerzeilen erstellt werden.)
Auf der Basis der Dokumentvorlage '''Einladung.dotx''' wird dann eine Einladung erstellt, die die Traktanden enthält. Zusätzlich können mit den entsprechenden Voreinstellungen auch Zeit und Ort aus dem Protokoll mit in die Einladung übernommen werden.
Die Einladung kann nach eventueller Überarbeitung normal als Datei abgespeichert und ausgedruckt werden.

==== Protokollauszug ====
Zur automatischen Erstellung eines Protokollauszugs platziert man die Schreibmarke auf eine Traktandentitelzeile und ruft das Kommando '''Dienste / Protokollauszug''' auf.
Auf der Basis der Dokumentvorlage '''ProtAuszug.dotx''' wird dann der entsprechende Abschnitt als Protokollauszug erstellt. Der Protokollauszug kann nach eventueller Überarbeitung normal als Datei abgespeichert und ausgedruckt werden.

In '''isys-Protokollmanager''' gibt es zwei Möglichkeiten für einen Protokollauszug:

Wenn man die Schreibmarke in einen Traktandentitel stellt, erhält man einen Auszug mit dem kompletten Traktandum, d.h. mit allen untergeordneten Themen. Stellt man die Schreibmarke hingegen in einen Thementitel, dann bekommt man einen Auszug dieses Themas mit vorangestelltem Traktandum, auch wenn das Traktandum nicht unmittelbar vor diesem Thema steht.

==== Protokollauszüge ====

Mit dem Kommando Protokollauszüge werden mehrere Protokollauszüge gleichzeitig erstellt. Es öffnet sich folgendes Fenster:

[[Datei:Protokollauszüge.png|200px]]

Man spezifiziert, ab welcher und bis zu welcher Traktandennummer man je einen Protokollauszug wünscht. Für alle klickt man das Feld bei "Alle" an. Mit dem Schalter '''Erstellen''' löst man die automatische Erstellung der gewünschten Protokollauszüge aus. Wenn die Dokumentvorlage '''ProtAuszug.dotx''' eine Textmarke '''Versanddatum''' enthält, wird das in dem Fenster stehende und korrigierbare Datum entsprechend in die Protokollauszüge eingesetzt.
Die entstandenen Protokollauszüge stehen in je einem Fenster in MS-Word. Gleichzeitig sind sie im Ordner '''Auszuege''' gespeichert. Von dort können sie über '''Dienste / Dokumente aufrufen > Protokollauszüge''' aufgerufen werden.

==== Extrakt ====

Extrakte nennen wir Zusammenstellungen aus mehreren Geschäften oder Teilen daraus. Dazu wird der zu übernehmende Textbereich markiert oder die Schreibmarke in einen Traktandentitel platziert.

Mit dem Befehl '''Dienste / Extrakt''' erstellt das Programm einen Extrakt dieses Protokolls und fügt das ausgewählte Geschäft oder den markierten Bereich ein.
Mit dem Befehl '''Zurück ins Protokoll''' kann man im Protokoll das nächste Geschäft auswählen oder den nächsten Bereich markieren und wieder mit dem Befehl '''Dienste / Extrakt''' dem Extrakt beifügen. Dieses Auswählen und Einfügen wird solange wiederholt, bis sämtliche gewünschten Texte im Extrakt zusammengestellt sind.

Mit dem Befehl '''Schliessen''' oder Klick mit dem Kreuz rechts oben kann man den Extrakt schliessen.
Ein erneuter Aufruf des Dienstes '''Extrakt''' erstellt dann automatisch den Extrakt 2 des aktuellen Protokolls.

Soll ein bereits bestehender Extrakt noch einmal geöffnet und bearbeitet werden, wird in die Datenbank zurückgekehrt (Anklicken von isys-Protokollregister in der Taskleiste) und die dortigen Dienste aufgerufen. Mit '''Dienste / Dokumente aufrufen > Extrakt''' erhält man eine Liste der erstellten Extrakte, aus der man mit Doppelklick den gewünschten Extrakt öffnet. Mit dem Befehl Zurück ins Protokoll wird automatisch das zugehörige Protokoll gesucht und geöffnet.

==== Anlagen ====

Im Protokoll können Dokummente als Anlagen den Traktanden oder Themen zugefügt werden und vorhandene Anlagen angezeigt und aufgerufen werden.

Dazu dienen die Kommandos '''Protokolldienste / Anlagen zufügen''' und '''Anlagen anzeigen'''

===== Anlagen zufügen=====

Anlagen werden immer zu einem Geschäftstitel (Traktandum oder Thema) erfasst. Deshalb stellt man die Schreibmarke in den Titel, zu dem die Anlage erfasst werden soll, und klickt auf '''Zufügen'''.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Dokument, das als Anlage erfasst werden soll, gesucht und aufgerufen wird.

Anschliessend öffnet sich ein Fenster, in dem für die Anlage eine zusätzliche Bezeichnung eingegeben werden kann:

[[Datei:Bezeichnung300.png]]

Dann wird gefragt, ob das Dokument wie bei 'Anlagen sammeln' in den Anlageenordner kopiert werden soll.

Beim Anlagensammeln werden alle Dokumente, die zu einem Protokoll erfasst wurden, in einen Ordner kopiert, der in seinem Namen den Namen des Protokolls enthält. Z.B. kommen die Anlagen zum Protokoll '02/19' in den Ordner 'Anlagen0219'. Dieser Ordner liegt an einem bei der Programminstallation festgelegten Ort.

Durch das Sammeln in dem Sammelordner werden die Dokumente in dem aktuellen Zustand festgehalten. Auch wenn die Dokumente an ihrem ursprünglichen Ort verändert, verschoben oder gelöscht werden, bleiben sie im Sammelordner unverändert.

Eine interessante Anwendung des Sammelordners ist die Möglichkeit, diesen Ordner zusammen mit der Einladung den Sitzungsteilnehmern zu senden. Auf diese Weise werden sie mit allen für die Sitzung relevanten Dokumenten versorgt und können sich so optimal auf die Sitzung vorbereiten.

Schlieslich wird bestätigt, dass das Dokument an seinem Speicherort - dem ursprünglichen oder im Sammelordner - diesem Dokument zugeordnet wurde.

'''Anlagen-Merker'''

Es kann festgelegt werden, dass in der Titelzeile eines Traktandums oder Themas notiert werden soll, das zu diesem Titel Anlagen erfasst wurden.

Dann wird in einer Spalte der Titelzeile '''Anl''' als Anlagen-Merker eingesetzt:

[[Datei:Merker.png]]

Nach einem Doppelklick auf den Anlagen-Merker werden die erfassten Anlagen angezeigt (siehe unten).

===== Anlagen anzeigen=====

Mit dem Kommando '''Anzeigen / Anzeigen''' ruft die Datei Anzeigen.docx mit einer Zusammenstellung der für das aktuelle Protokoll erfassten Anlagen auf.

Beispiel:

[[Datei:Anzeigen900.png]]

Diese Datei hat ein eigenes Menü:

[[Datei:Anlagen3.png]]

'''Aufrufen'''
Das mit der Schreibmarke ausgewählte Dokument wird geöffnet.

'''Drucken'''
Steht die Schreibmarke in der Zeile eines Dokuments, dann wird dieses ausgedruckt.
Sonst nach Rückfrage alle gezeigten Dokumente.

'''Zufügen'''
Es öffnet sich das Fenster wie bei '''Anlagen zufügen'''.

'''Sammeln'''
Die Dokumente werden wie unter '''Anlagen zufügen''' beschrieben in einen Sammelordner kopiert.

'''Löschen'''
Das bezeichnete Dokument wird als Anlage und ggf. im Sammelordner gelöscht.

'''Zurück'''
Die Datei wird geschlossen.

==== Fremdgremium ====

Zur Übernahme eines Geschäfts aus einem Protokoll eines anderen Gremiums gibt man das Kommando '''Protokoll-Dienste / Fremdgremium'''. Es öffnet sich ein Fenster:

[[Datei:Fremdgremium.jpg|350px]]

In diesem ruft man durch Klick auf den Pfeil am rechten Rand die Namen der verfügbaren anderen Gremien auf, aus denen durch Klick das gewünschte ausgewählt wird.
Weiss man, in welchem Protokoll sich das gesuchte Geschäft befindet, kann man das Protokoll durch Klick auf den Pfeil direkt auswählen, es mit Start schreibgeschützt öffnen und dort Textstellen oder Geschäfte in die Zwischenablage speichern.

Ansonsten gelangt man mit einem Suchwort in die Liste der früheren Themen des ausgewählten Gremiums. In '''Suchwort für Traktanden''' gibt man eine Zeichenfolge ein, nach der mit Klick auf Start die Traktanden des ausgewählten Gremiums aufgelistet werden. Genau wie in Abschnitt 4.1.3 '''Traktanden in früheren Protokollen suchen''' beschrieben, kann man sich die früheren Protokolle anzeigen lassen, ganze Geschäfte und/oder Titelzeilen übernehmen oder Textauszüge in die Zwischenablage speichern.
Zurück im neuen Protokoll ist Übernommenes automatisch eingefügt worden, Kopiertes kann mit '''Ctrl-V''' aus der Zwischenablage eingefügt werden.

====Protokoll als Pdf speichern====

Das Protokoll wird als Pdf in einem beliebig vorgegebenen Ordner abgelegt.
 
 

===Auszeichnungen===

Einzelne Wörter oder Wortfolgen können im Text als Stichwörter, Personen, Firmen oder Beträge ausgezeichnet werden. Stichwörter werden in das Stichwortregister aufgenommen, Personen ins Personenregister, Firmen ins Firmenregister und Firmen mit Beträgen in die Vergabeliste. Sie dienen ausserdem später bei der Suche nach einem Geschäft als Suchkriterien.

Zur Auszeichnung wird die Schreibmarke in das Wort gesetzt. Bei einem einzelnen Wort ist es nicht erforderlich, das ganze Wort zu markieren. Eine Wortfolge wie Vor- und Nachname wird aber insgesamt markiert.

Zur Definition der Auszeichnung dient das Menü '''Auszeichnungen''':

[[Datei:Auszeichnungen.png]]

- '''Stichwort''' oder '''Alt-S''' - das Stichwort wird blau dargestellt.

- '''Person''' oder '''Alt-P''' - Personen werden grün dargestellt.

- '''Firma''' oder '''Alt-F''' - eine Firma erscheint rot.

- '''Betrag''' oder '''Alt-B''' - ein Betrag wird magenta.

- '''Normal''' oder '''Alt-N''' - die Auszeichnung wird zurückgesetzt. Es erscheint wieder normaler Text.

- '''- Schwarz''' - die Auszeichnung werden schwarz dargestellt.

- '''- Farbig''' - die Auszeichnung werden wieder farbig dargestellt.
 
 

=== Zuordnung von Beträgen zu Firmen ===

Im allgemeinen wird jeder Firma ein Betrag zugeordnet, wobei ihre Reihenfolge unerheblich ist. Gibt es jedoch innerhalb eines Traktandums nicht gleich viele Firmen wie Beträge, dann erscheint beim Speichern eine Warnung, dass die Beträge für dieses Traktandum gar nicht zugewiesen und abgespeichert werden.

Wenn allerdings in einem Geschäft nur eine Firma markiert ist, dann können dieser mehrere Beträge zugewiesen werden.

Firmen und die ihnen zugeordneten Beträge werden unter '''Registerplan / Vergabeliste''' zusammengestellt.

=== Rückkehr nach isys-Protokollregister ===

Man kehrt aus Word in das Programm isys-Protokollregister zurück, indem man auf der Taskleiste am unteren Bildschirmrand auf dessen Symbol klickt.
Das Protokoll bleibt weiterhin geöffnet. (Ist die Arbeit am Protokoll beendet, soll es mit '''Speichern''' gespeichert und mit dem Kreuz rechts oben geschlossen werden, bevor man ein anderes Protokoll aufruft).

Es ist unbedingt nötig, zum Speichern das Kommando '''Speichern''' aus der isys-Menüzeile aufzurufen. Nur so wird das Protokoll korrekt numeriert, in die Datenbank eingetragen und im definierten Ordner gespeichert.

Es zeigt sich wieder die Startseite der Datenbank. Sie enthält weitere Menüs und Kommandos.

[[Anlagen|Weiter zu "Anlagenverwaltung"]] / [[Hauptseite#Einleitung|Zurück zum Anfang]] 
 
 

[[Hauptseite]]

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Schreiben eines Protokolls mit MS-Word

2026-07-15T11:01:44Z

Marion.knoth: /* Neues Traktandum */

[[Hauptseite]]

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== Ein neues Protokoll==

Mit dem Kommando '''[[Protokoll#Neues Protokoll|Protokolle / Neues Protokoll]]''' wird ein neues Protokoll eröffnet. Nach dem Start von Word erscheint die erste Seite des neuen Protokolls, die etwa wie folgt aussieht:

[[Datei:Protstart5.png|600px]]

Sie enthält bereits die Protokollnummer, das Datum, den Ort, die Uhrzeit und den Standardkopf der Dokumentvorlage. Falls erwünscht können zusätzlich z.B. in einem Traktandum „Protokollgenehmigung“ die Nummer und das Datum des zuletzt erstellten Protokolls automatisch eingetragen werden. Das Format des Sitzungsdatums wird in den Voreinstellungen festgelegt.

Auf Wunsch kann auch ein Text wie "Das Protokoll umfasst die Seiten 125 bis 147 und die Geschäfte 75 bis 99" angelegt sein, in dem die aktuellen Seitenzahlen und Geschäftsnummern automatisch eingetragen werden.

== Die Programmvarianten isys-Protokollregister und isys-Protokollmanager==

===isys-Protokollregister===

isys-Protokollregister benutzt einen vorgegebenen Registerplan (Registraturplan, Aktenplan o.ä) und ordnet die einzelnen Traktanden jeweils bestimmtem Zeilen aus dem Registerplan zu. Ein Protokoll besteht also aus einer Folge von Registerzeilen, jeweils gefolgt von einem oder mehreren Traktanden mit ihren zugehörigen Texten.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProRegProtokoll.jpg|600px]]

Die Protokollseite trägt neben den üblichen Word-Menüs eine spezielle Menüleiste mit diversen Untermenüs bzw. Kommandos.

'''Protokoll-Menüzeile in isys-Protokollregister'''

[[Datei:ProtProReg650.jpg]]

 

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===isys-Protokollmanager===

isys-Protokollmanager arbeitet mit Traktanden, denen jeweils ein oder mehrere Themen mit ihren Texten zugeordnet werden.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProManProtokoll.jpg|600px]]

Entsprechend unterscheiden sich die Protokoll-Menüzeilen in den ersten beiden Menüs:

'''Protokoll-Menüzeile in isys-Protokollmanager'''

[[Datei:ProtProMan650neu.jpg]]

'''Inhalt der Menüleisten:'''

'''''In isys-Protokollregister:'''''

'''- Registerplan'''
Aufruf des [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Registerzeile|Registerplans]] zum Übernehmen eines Titels 
'''- Traktanden'''
Erstellen einer [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Traktanden|Traktandentitelzeile]] 

'''''In isys-Protokollmanager:'''''

'''- Traktanden'''
Erstellen einer [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Traktanden|Traktandentitelzeile]] '''- Themen'''
Erstellen einer [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Traktanden|Thementitelzeile]] 

'''''In beiden Varianten:'''''

'''- Spezial'''
Einfügen von [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Spezialfunktionen|Spezialfunktionen]] wie Zwischentitel, Standardtexte oder [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Beschluss|Beschlüsse]] 
'''- Speichern'''
[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Speichern|Abspeichern]] und Übergabe des Protokolls zur Verwaltung in der Datenbank 
'''- Pendenzen'''
Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung und Geschäftskontrolle|Pendenzen]] 
'''- Dienste'''
Vornehmen von Einstellungen, Aufruf verschiedener [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Dienste im Protokoll|Dienstprogramme]] zum automatischen Erstellen von Dokumenten wie Einladungen und Protokollauszüge und Einfügen von Daten aus anderen Dokumenten oder Gremien 
'''- Auszeichnungen'''
Markierung von Stichwörtern, Personen, Firmen usw. 
'''- Hilfe/Wartung'''
Aufruf der Online-Hilfe bzw. der Fernwartung 
'''- Menü'''
Aufruf einer anderen Menüzeile

[[Schreiben eines Protokolls mit MS-Word#Arbeiten in isys-Protokollmanager|Weiter bei isys-Protokollmanager]]

== Arbeiten in isys-Protokollregister==

Ein Geschäft in isys-Protokollregister umfasst im Minimum eine Registerzeile, einen Traktandentitel und den Text des Geschäfts.

===Registerplan===

Das Menü '''Registerplan''' dient zur Erzeugung von Registerzeilen und dem Einfügen eines Kleingeschäftstitels:

[[Datei:Regplan1.png]]

====Registerzeilen====

Mit dem Kommando '''Registerplan / Registerplan (oder Alt-R)''' wird der Registerplan aufgerufen. Der Registerplan umfasst in der Regel zwei Tabellen: die eigentlichen Registertitel mit ihren Signaturen (Registernummern) und eine Suchwörterliste.
Die Suchwörterliste dient zum Auffinden eines Registertitels mit alternativen Begriffen.
Beide werden im Fenster Registerplan dargestellt.

[[Datei:Registerplan.jpg|600px]]

Es gibt verschiedene Methoden, den Registerplan nach einer passenden Registerzeile zu durchsuchen:

Man trägt unter '''Registertitel''' oder unter '''Signatur''' eine Zeichenfolge ein und startet mit dem Schalter '''Suchen''' in dem entsprechenden Feld die Suche. Erneutes '''Suchen''' setzt die Suche fort.

Wenn man unter den Registertiteln nichts findet, gibt man eine Zeichenfolge unter '''Suchwort''' ein und sucht dort. Man kann mit '''Als Suchwort''' den Suchbegriff für den Registertitel auch direkt auf die Suchwörter anwenden. Findet man hier ein passendes Suchwort, ruft man mit '''Passende Registerzeile''' die zugehörige Registerzeile auf.

Man kann an dieser Stelle die Suchwörterliste pflegen:

Wenn man zu einer markierten Registerzeile ein Suchwort vermisst, trägt man es unter '''Suchwort''' ein und übernimmt es mit '''Neu eintragen''' in die Liste. Mit '''Suchwort löschen''' kann man ein markiertes Suchwort aus der Liste entfernen.

Hat man eine passende Registerzeile gefunden, übernimmt man sie mit '''Übernahme als Einzelzeile''' ins Protokoll. Mit '''Übernahme mit Hierarchie''' wird zusätzlich zur markierten Zeile deren übergeordnete Hierachie übernommen.

In der praktischen Arbeit wählt man einen verkürzten Weg:

Man trägt im Protokoll die Zeichenfolge für die Suche nach einer Registerzeile oder nach einer Signatur in eine Leerzeile ein, in der anschliessend die Registerzeile stehen soll. Dann ruft man den Registerplan auf. Der öffnet sich, und wenn der Suchbegriff in den Registertiteln oder den Signaturen gefunden wurde, ist er dort markiert.

Beispiel:

Man schreibt im Protokoll "bau" in eine Leerzeile und ruft den Registerplan auf. Wird die Zeichenfolge "bau" in den Registertiteln gefunden, wird sie dort markiert. Durch Klicken auf '''Suchen''' kann man weitere Fundstellen finden. So kommt man zur gesuchten Zeile "Baurechtliche Entscheide".

[[Datei:Registerplan1.jpg|600px]]

Mit '''Übernahme als Einzelzeile''' wird diese Zeile ins Protokoll übernommen und dort anstelle des Suchbegriffs platziert und formatiert. Im Protokoll erscheint dann:

[[Datei:ImProtokoll.jpg|750px]]

Mit '''Übernahme mit Hierarchie''' hätte man im Protokoll einen Block mit der ganzen Hierarchie::

[[Datei:ImProtokoll2.jpg|650px]]

==== Kleingeschäfte ====

Normale Geschäfte erscheinen im Protokollregister, dem Inhaltsverzeichnis der Protokolle eines Jahres oder Zeitraums. Geschäfte wie "Begrüssung", "Verschiedenes" oder "Mitteilungen" sollen zwar in den Protokollen erfasst, aber im allgemeinen nicht im Register erscheinen. Sie werden als '''Kleingeschäfte''' erfasst.

Der Kleingeschäftstitel z.B. "Verschiedenes" wird in isys-Protokollregister mit dem Kommando '''Registerplan / Kleingeschäfte''' formatiert, weil er logisch auf gleicher Stufe wie die Registerzeilen steht. Er wird gefolgt von Traktanden.

Der Kleingeschäftstitel wird wie ein Traktandum formatiert und bekommt beim Speichern auch eine Traktandennummer. Die dem Titel folgenden Traktanden oder Themen erhalten eine Traktandennummer, die der der Titelzeile folgt:

Erhält der Kleingeschäftstitel z.B. die Taktandennummer 4, dann werden die ihr folgenden Traktanden oder Themen mit 4.1, 4.2, 4.3 usw. nummeriert.

[[Datei:kleingeschäfte2.jpg]] ''Kleingeschäfte''

Kleingeschäfte erscheinen zwar nicht im Protokollregister, sie können aber über die Suchfunktion gefunden werden.

=== Traktandum ===

Auf die Registerzeile folgt eine Zeile mit dem Traktandentitel, bevor der eigentliche Text kommt. Jedes Traktandum hat einen Titel, der der Registerzeile zugeordnet wird und im Jahresregister unter dem Registertitel erscheint.

Zum Einrichten eines Traktandentitels dient das Menü '''Traktanden'''

[[Datei:Traktanden0.png]]

====Neues Traktandum====

Um einen Traktandentitel zu erstellen, gibt man ihn in der nächsten Zeile unter dem Registertitel ein. Mit dem Kommando '''Traktanden / Neues Traktandum (oder Alt-T)''' wird er formatiert.

Sollen die Traktanden mit Geschäftsnummern versehen werden, werden während der Installation entsprechende Voreinstellungen vorgenommen. In diesem Fall wird bei der Formatierung automatisch im rechten Feld eine Null eingetragen.

[[Datei:TraktandumPR.jpg|650px]]

====Traktandum aus der Liste====

Es gibt eine Liste "Traktanden.docx". In diese werden bei Bedarf Traktanden eingetragen, die man merhfach verwenden will. Diese ruft man mit dem Kommando '''Traktanden / Aus der Liste''' auf (Beispiel):

[[Datei:TraktandenDoc.png]]

Die Liste hat ein eigenes Menü:

[[Datei:AusListe1.png]]

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' übernimmt man das Traktandum, in dem die Schreibmarke steht, ins Protokoll, wo es automatisch formatiert wird.

Hat man vor dem Aufruf der Liste einen Suchbegriff in die Zeile geschrieben, in der das Traktandum stehen soll, so wird der Suchbegriff in der Liste markiert. Mit '''Weiter suchen''' setzt man die Suche fort, bis das gesuchte Traktandum gefunden ist.
Mit dem Kommando '''Zurück''' kommt man wieder in das Protokoll.

====Traktanden in früheren Protokollen suchen====

Man kann sich beim Schreiben eines Protokolls ganz einfach über Traktanden in früheren Protokollen informieren. Dazu gibt man in einer sonst leeren Zeile einen Suchbegriff ein, der vermutlich in diesen früheren Traktandentiteln vorkommt. Mit dem Kommando '''Traktandum / Suchen''' erhält man dann eine Liste aller früheren Traktanden, die diesen Suchbegriff enthalten.

Wenn die Liste unübersichtlich ist, kann man sie mit dem Kommando '''Sortieren''' nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen.
Findet man das gesuchte Traktandum, so kann man es mit Klick auf den Titel auswählen.

Mit dem Kommando '''Anzeigen''' wird das frühere Protokoll eröffnet und das Traktandum darin angezeigt. Dieses Protokoll ist schreibgeschützt, so dass man darin keine unbeabsichtigten Änderungen machen kann. Es wird am besten mit dem Kommando '''Schliessen''' verlassen.

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' kann man das gefundene Traktandum in das aktuelle Protokoll einfügen, wobei man wählen kann zwischen:

*Nur das Traktandum, also nur die Titelzeile
*Traktandum plus Registerzeile(n)
*Traktandum plus Text
*Das gesamte Geschäft, also Registerzeile(n), Traktandum und Text.

Will man eine einmal zusammengestellte Liste mit früheren Traktanden nochmals aufrufen, so gibt man dazu das Kommando '''Traktandum / Gefundene Traktanden'''.

====Traktandum ohne Geschäftsnummer====

Es gibt Anwendungen, bei denen die normalen Geschäfte eines Zeitraums mit Geschäftsnummern fortlaufend nummeriert werden, andere Geschäfte aber von dieser Nummerierung ausgenommen werden sollen. Deren Titel werden als '''Traktandum ohne Geschäftsnummer''' angelegt.

====Traktandum ohne Obertitel====

Bei der Anwendung von Obertiteln im Protokoll kann es vorkommen, dass man die Wirkung eines Obertitels aufheben und mit einem normalen Traktandum fortfahren will. Dann legt man dessen Titel als '''Traktandum ohne Obertitel''' an.

====Titel mit < - > ohne Obertitel====

Mit diesem Kommando kann man einen normalen Traktandentitel in einen "ohne Obertitel" verwandeln, und umgekehrt ein "Traktandum ohne Obertitel" in ein normales umwandeln.
 
 

====Nummerierung der Traktanden ====

Traktandenzeilen tragen in der ersten Spalte eine Traktandennummer. Diese wird im Normalfall beim Speichern des Protokolls automatisch bei 1 beginnend vergeben. Eine neue Traktandentitelzeile erhält die Traktandennummer 0. Beim Speichern wird ihr automatisch die korrekte Nummer zugewiesen .

Ebenso wird statt der Null in der dritten Spalte die korrekte Geschäftsnummer aus der Datenbank geholt ein eingesetzt.

Nach dem Formatieren des Traktandentitels steht die Schreibmarke automatisch in der nächsten Zeile, in der nun der Text eingegeben wird.

Einer Registerzeile können auch mehrere Traktanden folgen, wenn mehrere Geschäfte unter der gleichen Signatur geführt werden sollen.
Wenn aber mehrere Registerzeilen aufeinander folgen, das Geschäft also mehreren Registertiteln zugeordnet werden soll, kann ihnen nur ein Traktandum folgen.

== Arbeiten in isys-Protokollmanager==

In isys-Protokollmanager bestehen die Protokolle aus Traktanden. Ein Traktandum besteht aus einer Traktanden-Titelzeile und dem Text des Traktandums. Es kann auch in Untertraktanden, Themen, unterteilt werden. Ein Thema besteht aus einem Themen-Titel und dem Thementext.

===Traktanden===

Zum Einrichten von Traktanden dient das '''Menü Traktandum:'''

[[Datei:Traktanden1.png]]

====Neues Traktandum====

Man schreibt einen Traktandentitel als normalen Text in eine leere Zeile, z. B.

Personal, lässt die Schreibmarke dahinter stehen und formatiert den Titel mit dem Kommando '''Traktandum / Neues Traktandum (oder Alt-T)'''

[[Datei:0.Personal.jpg|600px]]

Wenn das Traktandum nicht weiter unterteilt werden soll, schreibt man in die nächsten Zeilen seinen Text.

[[Datei:TraktText.jpg|600px]]

====Traktandum aus der Liste====

Es gibt eine Liste "Traktanden.docx", in der Traktanden eingetragen werden, die mehrfach verwendet werden sollen. Man ruft diese Liste mit dem Kommando '''Traktandum / Aus der Liste''' auf (Beispiel):

[[Datei:PMTraktandenDoc.png]]

Diese Liste ist eine normale Word-Tabelle mit drei Spalten. In der ersten Spalte steht der Traktandentitel, die zweite Spalte ist entweder leer oder enthält Zahlen. Mit diesen Zahlen, die im Protokoll nicht sichtbar sind, wird die Reihenfolge der Traktanden im Protokollregister festgelegt. Wenn die zweite Spalte leer ist, erscheinen die Traktanden im Register in alphabetischer Reihenfolge. Die dritte Spalte ist leer.

Die Liste hat ein eigenes Menü:

[[Datei:AusListe1.png]]

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' übernimmt man das Traktandum, in dem die Schreibmarke steht, ins Protokoll, wo es automatisch formatiert wird.

Hat man vor dem Aufruf der Liste einen Suchbegriff in die Zeile geschrieben, in der das Traktandum stehen soll, so wird der Suchbegriff in der Liste markiert. Mit '''Weiter suchen''' setzt man die Suche fort, bis das gesuchte Traktandum gefunden ist.
Mit dem Kommando '''Zurück''' kommt man wieder in das Protokoll.

====Traktanden in früheren Protokollen suchen====

Man kann sich beim Schreiben eines Protokolls ganz einfach über Traktanden in früheren Protokollen informieren. Dazu gibt man in einer sonst leeren Zeile einen Suchbegriff ein, der vermutlich in diesen früheren Traktandentiteln vorkommt. Mit dem Kommando '''Traktandum / Suchen''' erhält man dann eine Liste aller früherer Traktanden, die diesen Suchbegriff enthalten.

Wenn die Liste unübersichtlich ist, kann man sie mit dem Kommando '''Sortieren''' nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen.
Findet man das gesuchte Traktandum, so kann man es mit Klick auf den Titel auswählen.

Mit dem Kommando '''Anzeigen''' wird das frühere Protokoll eröffnet und das Traktandum darin angezeigt. Dieses Protokoll ist schreibgeschützt, so dass man darin keine unbeabsichtigten Änderungen machen kann. Es wird am besten mit dem Kommando '''Schliessen''' verlassen.

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' wird das gewählte Traktandum in das aktuelle Protokoll übernommen und als Traktandum formatiert.

Will man eine einmal zusammengestellte Liste mit früheren Traktanden nochmals aufrufen, so gibt man dazu das Kommando '''Traktandum / Gefundene Traktanden'''.

====Traktandum ohne Geschäftsnummer====

Es gibt Anwendungen, bei denen die normalen Geschäfte eines Zeitraums mit Geschäftsnummern fortlaufend nummeriert werden, andere Geschäfte aber von dieser Nummerierung ausgenommen werden sollen. Deren Titel werden als '''Traktandum ohne Geschäftsnummer''' angelegt.

====Traktandum ohne Obertitel====

Bei der Anwendung von Obertiteln im Protokoll kann es vorkommen, dass man die Wirkung eines Obertitels aufheben und mit einem normalen Traktandum fortfahren will. Dann legt man dessen Titel als '''Traktandum ohne Obertitel''' an.

====Titel mit < - > ohne Obertitel====

Mit diesem Kommando kann man einen normalen Traktandentitel in einen "ohne Obertitel" verwandeln, und umgekehrt ein "Traktandum ohne Obertitel" in ein normales umwandeln.
 
 

====Nummerierung der Traktanden ====

Traktandenzeilen tragen in der ersten Spalte eine Traktandennummer. Diese wird im Normalfall beim Speichern des Protokolls automatisch bei 1 beginnend vergeben. Eine neue Traktandentitelzeile erhält die Traktandennummer 0. Beim Speichern wird ihr automatisch die korrekte Nummer zugewiesen . Ebenso wird statt der Null in der dritten Spalte die korrekte Geschäftsnummer aus der Datenbank geholt ein eingesetzt.

Nach dem Formatieren des Traktandentitels steht die Schreibmarke automatisch in der nächsten Zeile, in der der Text oder zur Unterteilung des Traktandums der Titel des ersten Themas eingegeben wird.
 
 

====Kleingeschäfte====

Traktanden und die ihnen folgenden Themen erscheinen in den Jahres- oder Zeitraumregistern.

Es kann Geschäfte geben, die nicht so wichtig sind, dass sie in den Registern erscheinen. Diese erfasst man unter einem Titel "Kleingeschäfte". Man schreibt dazu den geünschten Titel in eine leere Zeile und formatiert diesen mit dem Kommando '''Traktanden / Kleingeschäfte'''.

Ein neuer Kleingeschäftstitel erhält in der ersten Spalte statt der Null für ordentliche Traktanden die Kennung "KG". Diese wird beim Speichern des Protokolls durch eine normale Traktandennummer ersetzt.
 
 

====KG (Kleingeschäfte) ohne Obertitel====

Wenn die Wirkung eines vorangegangenen Obertitels für einen neuen Kleingeschäftstitel aufgehoben werden soll, formatiert man diesen mit dem Kommando '''Traktanden / KG ohne Obertitel'''.

 
 

===Themen===

Ein Traktandum kann in einzelne Geschäfte als Themen unterteilt werden. Ebenso werden Themen unter einem Kleingeschäftstitel gesammelt.

Zur Einrichtung von Themen dient das '''Menü Themen:'''

[[Datei:Themen.png]]

====Neues Thema====

Man schreibt in eine Leerzeile z.B. unter dem gerade eingerichteten Traktandum den Titel für das neue Thema:

[[Datei:Themal.jpg|600px]]

und gibt das Kommando '''Themen / Neues Thema'''

das neue Thema wird formatiert:

[[Datei:0.0Thema1.jpg|600px]]

(Als Traktandennummern werden zunächst Nullen eingetragen, und zwar '''0.''' beim Traktandum und '''0.0''' beim Thema. Diese werden beim Speichern des Protokolls automatisch durch die richtigen Nummern ersetzt.)

In die nächsten Zeilen wird der Text des Themas geschrieben:

[[Datei:ThemaText1.jpg|600px]]

Beim Einsatz von Geschäftsnummern, mit denen die Geschäfte eines Jahrgangs oder Zeitraums fortlaufend nummeriert werden, wird bei einem neuen Traktandum zunächst die Geschäftsnummer 0 eingetragen, die später beim Speichern des Protokolls korrekt ersetzt wird. Wird dieses Traktandum jedoch durch Themen unterteilt, wird die Geschäftsnummer in dem Traktandum gelöscht und in die Themen übertragen.

====Thema aus der Liste====

Es gibt eine Liste "Themenen.docx". In diese werden bei Bedarf Theman eingetragen, die man merhfach verwenden will. Diese ruft man mit dem Kommando '''Thema / Aus der Liste''' auf (Beispiel):

[[Datei:PMThemenDoc.png]]

Die Liste hat ein eigenes Menü:

[[Datei:AusListe1.png]]

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' übernimmt man das Traktandum, in dem die Schreibmarke steht, ins Protokoll, wo es automatisch formatiert wird.

Hat man vor dem Aufruf der Liste einen Suchbegriff in die Zeile geschrieben, in der das Traktandum stehen soll, so wird der Suchbegriff in der Liste markiert. Mit '''Weiter suchen''' setzt man die Suche fort, bis das gesuchte Traktandum gefunden ist.
Mit dem Kommando '''Zurück''' kommt man wieder in das Protokoll.

====Themen in früheren Protokollen suchen====

Man kann sich beim Schreiben eines Protokolls ganz einfach über Themen in früheren Protokollen informieren. Dazu gibt man in einer sonst leeren Zeile einen Suchbegriff ein, der vermutlich in diesen früheren Themenntiteln vorkommt. Mit dem Kommando '''Thema / Suchen''' erhält man dann eine Liste aller früherer Themen, die diesen Suchbegriff enthalten.

Wenn die Liste unübersichtlich ist, kann man sie mit dem Kommando '''Sortieren''' nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen.
Findet man das gesuchte Thema, so kann man es mit Klick auf den Titel auswählen.

Mit dem Kommando '''Anzeigen''' wird das frühere Protokoll eröffnet und das Thema darin angezeigt. Dieses Protokoll ist schreibgeschützt, so dass man darin keine unbeabsichtigten Änderungen machen kann. Es wird am besten mit dem Kommando '''Schliessen''' verlassen.

Mit dem Kommando '''Übernehmen''' kann man das gefundene Thema in das aktuelle Protokoll einfügen, wobei man wählen kann zwischen:

*Nur das Thema, also nur die Titelzeile
*Thema plus Traktandum
*Thema plus Text
*Das gesamte Geschäft, also Traktandum, Thema und Text.

Will man eine einmal zusammengestellte Liste mit früheren Theman nochmals aufrufen, so gibt man dazu das Kommando '''Thema / Gefundene Themen'''.
 
 

== In beiden Varianten==

=== Spezial ===

Im Menü '''Spezial''' werden Spezialfunktionen für die weitere Gestaltung der Protokolle aufgerufen:

[[Datei:MitUOTitel.png]]

Es enthält folgende Kommandos:

*'''Untertitel / Stufe 1, 2 und 3''' zum Erstellen von Untertiteln
*'''Obertitel''' zum Erstellen einer Obertitelzeile
*'''Unter-Obertitel''' zum Erstellen einer Unter-Obertitelzeile
*'''Obertitel aus Liste''' zum Erstellen einer Standard-Obertitelzeile
*'''Zwischentitel''' zum Erstellen eines Zwischentitels
*'''[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Beschluss|Beschluss]]''' zum Einfügen der Datei Beschluss.dot
*'''Schlagwörter''' zum Einfügen von Schlagwörtern in einen Beschluss
*'''[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Gesch.C3.A4ft|Geschäft]]''' zum Einfügen der Datei Geschäft.dot
*'''Geschäft2''' zum Einfügen der Datei Geschäft2
*'''Antrag''' zum Einfügen der Datei Antrag
*'''[[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Standard-Texte|Standard-Texte]]''' zum Einfügen von Standard-Texten

==== Ober- Zwischen- und Untertitel ====

Die Ober- Zwischen- und Untertitel dienen der weiteren Gliederung des Protokolls. Sie werden aber nicht in die Datenbank eingetragen, erscheinen daher in keinem der Verzeichnisse und können allenfalls über die Volltextsuche gefunden werden!
Werden Ober- und/oder Untertitel verwendet, verändert sich die Hierarchie folgendermassen:

[[Datei:hirarchie_und_titel.jpg]]

'''Obertitel ''' 
Können mit dem Kommando '''Obertitel''' direkt formatiert werden oder mit dem Kommando '''Obertitel aus der Liste''' aus der Liste der Standardobertitel importiert werden. 
'''Untertitel''' 
Können mit dem Kommando '''Untertitel / Stufe 1-3''' direkt formatiert werden. Ein Untertitel der Stufe 1 hat eine Nummerierungsziffer mehr als das übergeordnete Traktandum. Hat das Traktandum z.B. die Nummer 5., dann erhalten seine Untertitel der Stufe 1 die Nummern 5.1, 5.2, 5.3 usw. Untertitel der Stufen 2 und 3 fügen weitere Ziffern an die Nummerierung an. 
'''Zwischentitel''' 
Sind Zwischentexte, die nicht mehr zum obenstehenden Geschäft gehören und keine Nummerierung erhalten.
 

[[Datei:hirarchie_1.jpg]] ''Hierarchie mit Ober- und Zwischentiteln'' 

Ein Beispiel mit Ober- Zwischen- und Untertiteln der Stufe 1 könnte in etwa so aussehen:

[[Datei:geschäfte_mit_beschlussfassung.jpg]]

==== Beschlüsse ====

Zu den Geschäften eines Protokolls können Beschlüsse festgehalten und in einem Beschlussregister gesammelt werden.

[[Beschlüsse|siehe Kapitel Beschlüsse]]

==== Geschäft====

Mit dem Kommando '''Spezial / Geschäft''' oder '''Alt-G''' wird die Datei '''Geschäft.dotx''' in das Protokoll an die Stelle der Schreibmarke kopiert. Dies dient zum Einfügen eines immer wieder gebrauchten Texts wie "Dem Antrag wird zugestimmt." oder auch grösserer Strukturen wie:

[[Datei:Geschäft.jpg]]

Die Datei '''Geschäft.dotx''' kann über '''[[Dienste_der_Datenbank#Vorlagen_und_Listen_aufrufen|Dienste der Datenbank / Vorlagen und Listen]]''' aufgerufen und korrigiert werden.

==== Standard-Texte ====

Mit dieser Funktion können Standardtexte, z.B. „Dem Antrag wurde stattgegeben.“, aufgerufen und in das Protokoll eingefügt werden.
Zuvor müssen diese Standardtexte als Worddokumente verfasst und in den Ordner '''Vorlagen / Texte''' im betreffenden Gremium abgelegt werden. Hinterlegte Standard-Texte können über den Datenbankdienst [[Dienste_der_Datenbank#Standard-Texte|Standard-Texte]] aufgerufen und verändert werden.

===Speichern===

Mit dem Kommand '''Speichern''' wird die Bearbeitung des Protokolls abgeschlossen.

- Die Traktanden und Themen werden neu nummeriert.

- Die Traktandenliste am Anfang des Protokolls wird neu mit den Traktanden (und Themen) erstellt.

- Die Daten des Protokolls werden in die Datenbank gespeichert.

- Das Protokoll wird als Dokument im Protokollordner abgespeichert.

===Pendenzen===

=== Protokoll-Dienste ===

Unter Protokoll-Dienste sind Programme zusammengefasst, die das Protokoll verändern oder Texte aus dem Protokoll in andere Dokumente kopieren. Die wichtigsten und meistgebräuchlichen sind:

[[Datei:Dienste2x.png]]

'''Nummerierung''' Anfangswerte für Seiten- und Geschäftsnummern sowie Protokollnummer und Sitzungsda-tum verändern 
'''Auszeichnung''' -> Kommandos zur Definition der diversen Auszeichnungen 
'''Auszeichnungen -> schwarz / farbig''' Farbe der Auszeichnungen "Stichwort", "Person", "Firma" und "Betrag" wechseln 
'''Einladung''' Erstellen einer Einladung zur Sitzung 
'''Protokollauszug''' Erstellen eines Protokollauszugs 
'''Protokollauszüge''' Gleichzeitiges Erstellen mehrerer Protokollauszüge 
'''Extrakt''' Erstellen eines Extraktes aus mehreren Traktanden 
'''Datei einfügen''' Inhalt eines Dokumentes einfügen 
'''Fremdgremium aufrufen''' Aufruf von Protokollen eines anderen Gremiums

==== Nummerierung ====

Innerhalb eines Jahres oder einer Legislaturperiode werden die Seiten der Protokolle und die Geschäfte automatisch fortlaufend nummeriert. Bei der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Protokolle kann diese Nummerierung durch Einfügen oder Löschen von Text durcheinander gebracht werden, so dass sie in einem Protokoll neu aufgesetzt werden müssen.

Da die Protokollnummer und das Datum im Protokoll in sogenannten Textmarken platziert sind, ist deren direkte Korrektur im Protokoll problematisch. Dabei können die Textmarken zerstört werden. Deshalb sollten diese Grössen nur mit Hilfe des Fensters '''Nummerierung''' verändert werden.
Das Fenster Nummerierung:

[[Datei:Nummerierung.jpg|200px]]

Es zeigt nach seinem Aufruf die Nummer der ersten Seite und des ersten Geschäfts des aktuellen Protokolls. Werden diese korrigiert und mit OK bestätigt, erhält die erste Seite bzw. das erste Geschäft die neu eingegebene Nummer. Die übrigen Seiten und Geschäfte werden von dieser ausgehend weiter nummeriert. (Die Seiten sofort und die Geschäfte beim nächsten SApeichern.)

Beim Ändern der Protokollnummer erstellt das Programm eine Kopie des aktuellen Protokolls mit der neuen Protokollnummer. Soll das Protokoll mit der alten Protokollnummer gelöscht werden, muss das in der Datenbank geschehen, siehe Abschnitt 4.4 '''Protokoll löschen'''.

==== Auszeichnungen -> schwarz / farbig ====

Mit diesem Dienst kann bestimmt werden, ob die Farbe der Auszeichnungen '''Stichwort''', '''Person''', '''Firma''' und '''Betrag''' farbig oder schwarz erscheinen sollen. Das ist nützlich, sollte das Protokoll verschickt oder ausgedruckt werden. Auch schwarze Auszeichnungen sind weiterhin in der Datenbank gespeichert und erscheinen ebenfalls im Stichwortregister, im Personenregister oder in der Vergabeliste.

==== Einladung ====

Aus einem Protokoll oder Vorprotokoll kann automatisch eine Einladung mit der Traktandenliste erzeugt werden. Dazu wird in dem Protokoll das Kommando '''Dienste / Einladung''' gegeben.
Nach dem Kommando wird eventuell angefragt, ob die Einladung „Mit Registerzeilen“ geschrieben werden soll. Wird die Frage mit Ja beantwortet, enthält die erstellte Traktandenliste neben den Traktanden auch die zugehörigen Registerzeilen. Im anderen Fall werden die Registerzeilen ausgelassen. (Bei der Installation kann diese Abfrage ausgeschaltet werden, so dass die Einladungen immer mit oder ohne Registerzeilen erstellt werden.)
Auf der Basis der Dokumentvorlage '''Einladung.dotx''' wird dann eine Einladung erstellt, die die Traktanden enthält. Zusätzlich können mit den entsprechenden Voreinstellungen auch Zeit und Ort aus dem Protokoll mit in die Einladung übernommen werden.
Die Einladung kann nach eventueller Überarbeitung normal als Datei abgespeichert und ausgedruckt werden.

==== Protokollauszug ====
Zur automatischen Erstellung eines Protokollauszugs platziert man die Schreibmarke auf eine Traktandentitelzeile und ruft das Kommando '''Dienste / Protokollauszug''' auf.
Auf der Basis der Dokumentvorlage '''ProtAuszug.dotx''' wird dann der entsprechende Abschnitt als Protokollauszug erstellt. Der Protokollauszug kann nach eventueller Überarbeitung normal als Datei abgespeichert und ausgedruckt werden.

In '''isys-Protokollmanager''' gibt es zwei Möglichkeiten für einen Protokollauszug:

Wenn man die Schreibmarke in einen Traktandentitel stellt, erhält man einen Auszug mit dem kompletten Traktandum, d.h. mit allen untergeordneten Themen. Stellt man die Schreibmarke hingegen in einen Thementitel, dann bekommt man einen Auszug dieses Themas mit vorangestelltem Traktandum, auch wenn das Traktandum nicht unmittelbar vor diesem Thema steht.

==== Protokollauszüge ====

Mit dem Kommando Protokollauszüge werden mehrere Protokollauszüge gleichzeitig erstellt. Es öffnet sich folgendes Fenster:

[[Datei:Protokollauszüge.png|200px]]

Man spezifiziert, ab welcher und bis zu welcher Traktandennummer man je einen Protokollauszug wünscht. Für alle klickt man das Feld bei "Alle" an. Mit dem Schalter '''Erstellen''' löst man die automatische Erstellung der gewünschten Protokollauszüge aus. Wenn die Dokumentvorlage '''ProtAuszug.dotx''' eine Textmarke '''Versanddatum''' enthält, wird das in dem Fenster stehende und korrigierbare Datum entsprechend in die Protokollauszüge eingesetzt.
Die entstandenen Protokollauszüge stehen in je einem Fenster in MS-Word. Gleichzeitig sind sie im Ordner '''Auszuege''' gespeichert. Von dort können sie über '''Dienste / Dokumente aufrufen > Protokollauszüge''' aufgerufen werden.

==== Extrakt ====

Extrakte nennen wir Zusammenstellungen aus mehreren Geschäften oder Teilen daraus. Dazu wird der zu übernehmende Textbereich markiert oder die Schreibmarke in einen Traktandentitel platziert.

Mit dem Befehl '''Dienste / Extrakt''' erstellt das Programm einen Extrakt dieses Protokolls und fügt das ausgewählte Geschäft oder den markierten Bereich ein.
Mit dem Befehl '''Zurück ins Protokoll''' kann man im Protokoll das nächste Geschäft auswählen oder den nächsten Bereich markieren und wieder mit dem Befehl '''Dienste / Extrakt''' dem Extrakt beifügen. Dieses Auswählen und Einfügen wird solange wiederholt, bis sämtliche gewünschten Texte im Extrakt zusammengestellt sind.

Mit dem Befehl '''Schliessen''' oder Klick mit dem Kreuz rechts oben kann man den Extrakt schliessen.
Ein erneuter Aufruf des Dienstes '''Extrakt''' erstellt dann automatisch den Extrakt 2 des aktuellen Protokolls.

Soll ein bereits bestehender Extrakt noch einmal geöffnet und bearbeitet werden, wird in die Datenbank zurückgekehrt (Anklicken von isys-Protokollregister in der Taskleiste) und die dortigen Dienste aufgerufen. Mit '''Dienste / Dokumente aufrufen > Extrakt''' erhält man eine Liste der erstellten Extrakte, aus der man mit Doppelklick den gewünschten Extrakt öffnet. Mit dem Befehl Zurück ins Protokoll wird automatisch das zugehörige Protokoll gesucht und geöffnet.

==== Anlagen ====

Im Protokoll können Dokummente als Anlagen den Traktanden oder Themen zugefügt werden und vorhandene Anlagen angezeigt und aufgerufen werden.

Dazu dienen die Kommandos '''Protokolldienste / Anlagen zufügen''' und '''Anlagen anzeigen'''

===== Anlagen zufügen=====

Anlagen werden immer zu einem Geschäftstitel (Traktandum oder Thema) erfasst. Deshalb stellt man die Schreibmarke in den Titel, zu dem die Anlage erfasst werden soll, und klickt auf '''Zufügen'''.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Dokument, das als Anlage erfasst werden soll, gesucht und aufgerufen wird.

Anschliessend öffnet sich ein Fenster, in dem für die Anlage eine zusätzliche Bezeichnung eingegeben werden kann:

[[Datei:Bezeichnung300.png]]

Dann wird gefragt, ob das Dokument wie bei 'Anlagen sammeln' in den Anlageenordner kopiert werden soll.

Beim Anlagensammeln werden alle Dokumente, die zu einem Protokoll erfasst wurden, in einen Ordner kopiert, der in seinem Namen den Namen des Protokolls enthält. Z.B. kommen die Anlagen zum Protokoll '02/19' in den Ordner 'Anlagen0219'. Dieser Ordner liegt an einem bei der Programminstallation festgelegten Ort.

Durch das Sammeln in dem Sammelordner werden die Dokumente in dem aktuellen Zustand festgehalten. Auch wenn die Dokumente an ihrem ursprünglichen Ort verändert, verschoben oder gelöscht werden, bleiben sie im Sammelordner unverändert.

Eine interessante Anwendung des Sammelordners ist die Möglichkeit, diesen Ordner zusammen mit der Einladung den Sitzungsteilnehmern zu senden. Auf diese Weise werden sie mit allen für die Sitzung relevanten Dokumenten versorgt und können sich so optimal auf die Sitzung vorbereiten.

Schlieslich wird bestätigt, dass das Dokument an seinem Speicherort - dem ursprünglichen oder im Sammelordner - diesem Dokument zugeordnet wurde.

'''Anlagen-Merker'''

Es kann festgelegt werden, dass in der Titelzeile eines Traktandums oder Themas notiert werden soll, das zu diesem Titel Anlagen erfasst wurden.

Dann wird in einer Spalte der Titelzeile '''Anl''' als Anlagen-Merker eingesetzt:

[[Datei:Merker.png]]

Nach einem Doppelklick auf den Anlagen-Merker werden die erfassten Anlagen angezeigt (siehe unten).

===== Anlagen anzeigen=====

Mit dem Kommando '''Anzeigen / Anzeigen''' ruft die Datei Anzeigen.docx mit einer Zusammenstellung der für das aktuelle Protokoll erfassten Anlagen auf.

Beispiel:

[[Datei:Anzeigen900.png]]

Diese Datei hat ein eigenes Menü:

[[Datei:Anlagen3.png]]

'''Aufrufen'''
Das mit der Schreibmarke ausgewählte Dokument wird geöffnet.

'''Drucken'''
Steht die Schreibmarke in der Zeile eines Dokuments, dann wird dieses ausgedruckt.
Sonst nach Rückfrage alle gezeigten Dokumente.

'''Zufügen'''
Es öffnet sich das Fenster wie bei '''Anlagen zufügen'''.

'''Sammeln'''
Die Dokumente werden wie unter '''Anlagen zufügen''' beschrieben in einen Sammelordner kopiert.

'''Löschen'''
Das bezeichnete Dokument wird als Anlage und ggf. im Sammelordner gelöscht.

'''Zurück'''
Die Datei wird geschlossen.

==== Fremdgremium ====

Zur Übernahme eines Geschäfts aus einem Protokoll eines anderen Gremiums gibt man das Kommando '''Protokoll-Dienste / Fremdgremium'''. Es öffnet sich ein Fenster:

[[Datei:Fremdgremium.jpg|350px]]

In diesem ruft man durch Klick auf den Pfeil am rechten Rand die Namen der verfügbaren anderen Gremien auf, aus denen durch Klick das gewünschte ausgewählt wird.
Weiss man, in welchem Protokoll sich das gesuchte Geschäft befindet, kann man das Protokoll durch Klick auf den Pfeil direkt auswählen, es mit Start schreibgeschützt öffnen und dort Textstellen oder Geschäfte in die Zwischenablage speichern.

Ansonsten gelangt man mit einem Suchwort in die Liste der früheren Themen des ausgewählten Gremiums. In '''Suchwort für Traktanden''' gibt man eine Zeichenfolge ein, nach der mit Klick auf Start die Traktanden des ausgewählten Gremiums aufgelistet werden. Genau wie in Abschnitt 4.1.3 '''Traktanden in früheren Protokollen suchen''' beschrieben, kann man sich die früheren Protokolle anzeigen lassen, ganze Geschäfte und/oder Titelzeilen übernehmen oder Textauszüge in die Zwischenablage speichern.
Zurück im neuen Protokoll ist Übernommenes automatisch eingefügt worden, Kopiertes kann mit '''Ctrl-V''' aus der Zwischenablage eingefügt werden.

====Protokoll als Pdf speichern====

Das Protokoll wird als Pdf in einem beliebig vorgegebenen Ordner abgelegt.
 
 

===Auszeichnungen===

Einzelne Wörter oder Wortfolgen können im Text als Stichwörter, Personen, Firmen oder Beträge ausgezeichnet werden. Stichwörter werden in das Stichwortregister aufgenommen, Personen ins Personenregister, Firmen ins Firmenregister und Firmen mit Beträgen in die Vergabeliste. Sie dienen ausserdem später bei der Suche nach einem Geschäft als Suchkriterien.

Zur Auszeichnung wird die Schreibmarke in das Wort gesetzt. Bei einem einzelnen Wort ist es nicht erforderlich, das ganze Wort zu markieren. Eine Wortfolge wie Vor- und Nachname wird aber insgesamt markiert.

Zur Definition der Auszeichnung dient das Menü '''Auszeichnungen''':

[[Datei:Auszeichnungen.png]]

- '''Stichwort''' oder '''Alt-S''' - das Stichwort wird blau dargestellt.

- '''Person''' oder '''Alt-P''' - Personen werden grün dargestellt.

- '''Firma''' oder '''Alt-F''' - eine Firma erscheint rot.

- '''Betrag''' oder '''Alt-B''' - ein Betrag wird magenta.

- '''Normal''' oder '''Alt-N''' - die Auszeichnung wird zurückgesetzt. Es erscheint wieder normaler Text.

- '''- Schwarz''' - die Auszeichnung werden schwarz dargestellt.

- '''- Farbig''' - die Auszeichnung werden wieder farbig dargestellt.
 
 

=== Zuordnung von Beträgen zu Firmen ===

Im allgemeinen wird jeder Firma ein Betrag zugeordnet, wobei ihre Reihenfolge unerheblich ist. Gibt es jedoch innerhalb eines Traktandums nicht gleich viele Firmen wie Beträge, dann erscheint beim Speichern eine Warnung, dass die Beträge für dieses Traktandum gar nicht zugewiesen und abgespeichert werden.

Wenn allerdings in einem Geschäft nur eine Firma markiert ist, dann können dieser mehrere Beträge zugewiesen werden.

Firmen und die ihnen zugeordneten Beträge werden unter '''Registerplan / Vergabeliste''' zusammengestellt.

=== Rückkehr nach isys-Protokollregister ===

Man kehrt aus Word in das Programm isys-Protokollregister zurück, indem man auf der Taskleiste am unteren Bildschirmrand auf dessen Symbol klickt.
Das Protokoll bleibt weiterhin geöffnet. (Ist die Arbeit am Protokoll beendet, soll es mit '''Speichern''' gespeichert und mit dem Kreuz rechts oben geschlossen werden, bevor man ein anderes Protokoll aufruft).

Es ist unbedingt nötig, zum Speichern das Kommando '''Speichern''' aus der isys-Menüzeile aufzurufen. Nur so wird das Protokoll korrekt numeriert, in die Datenbank eingetragen und im definierten Ordner gespeichert.

Es zeigt sich wieder die Startseite der Datenbank. Sie enthält weitere Menüs und Kommandos.

[[Anlagen|Weiter zu "Anlagenverwaltung"]] / [[Hauptseite#Einleitung|Zurück zum Anfang]] 
 
 

[[Hauptseite]]

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Start des Programms

2026-07-14T21:18:46Z

Marion.knoth:

[[Hauptseite]]

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isys-Protokollregister wird durch Anklicken des grünen Icons '''"isys-Protokollregister"''' auf dem Desktop gestartet.

[[Datei:isysProReg400.jpg]]

Mit dem blauen Icon '''"isys-Protokollmanager"''' wird isys-Protokollmanager gestartet.

[[Datei:isysProMan400.jpg]]

Es meldet sich mit der Startseite der Installation und zeigt eine Menüleiste mit folgenden Menüs:

[[Datei:isysZeile.jpg]]

Die Menüs haben folgende Inhalte:

*'''Protokolle''' Aufruf eines [[Protokoll#Neues_Protokoll|neuen]] oder eines bereits [[Protokoll#Protokoll_aufrufen|vorhandenen]] Protokolls, [[Protokoll#Protokoll_löschen|Löschen eines Protokolls]], [[Anlagen|Zuordnen von Dokumenten]] und Sammeln der Anlagen
*'''Protokollregister Jahr bzw. Zeit''' Aufruf der Protokoll- und [[Protokollregister#Stichwortregister|Stichwortregister]] und des [[Protokollregister#Traktandenverzeichnis|Traktandenverzeichnisses]] für einen Jahrgang bzw. einen Zeitraum.
*'''Pendenzen''' Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle|Pendenzen]]
*'''Suchen''' [[Suchen|Suche]] nach Textstellen oder nach Geschäften mit Hilfe verschiedener Kriterien mit der Möglichkeit, diese in einer [[Geschäftssammlung|Sammlung]] zusammenzustellen
*'''Gremium''' Auswahl des [[Gremium|Gremiums]], wenn das Programm für mehrere Gremien installiert wurde.
*'''Dienste''' Hilfsdienste zum Bearbeiten der Vorlagen, Einstellen des Jahrgangs oder Zeitraums der Verzeichnisse sowie der ersten Geschäfts- und Seitennummern des nächsten Protokolls, Eintragen der Ressorts und Aufruf erzeugter Dokumente wie [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Einladung|Einladungen]], [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Protokollauszug|Protokollauszüge]] usw.
*'''Hilfe / Wartung''' Aufruf der Online-Hilfe oder Starten der Fernwartung

[[Protokoll|Weiter zu "Protokoll"]] / [[Hauptseite#Einleitung|Zurück an den Anfang]]

Start des Programms

2026-07-14T21:15:51Z

Marion.knoth:

[[Hauptseite]]

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isys-Protokollregister wird durch Anklicken des grünen Icons '''"isys-Protokollregister"''' auf dem Desktop gestartet.

[[Datei:isysProReg400.jpg]]

[[Datei:mylogo.jpg]]

Mit dem blauen Icon '''"isys-Protokollmanager"''' wird isys-Protokollmanager gestartet.

[[Datei:isysProMan400.jpg]]

Es meldet sich mit der Startseite der Installation und zeigt eine Menüleiste mit folgenden Menüs:

[[Datei:isysZeile.jpg]]

Die Menüs haben folgende Inhalte:

*'''Protokolle''' Aufruf eines [[Protokoll#Neues_Protokoll|neuen]] oder eines bereits [[Protokoll#Protokoll_aufrufen|vorhandenen]] Protokolls, [[Protokoll#Protokoll_löschen|Löschen eines Protokolls]], [[Anlagen|Zuordnen von Dokumenten]] und Sammeln der Anlagen
*'''Protokollregister Jahr bzw. Zeit''' Aufruf der Protokoll- und [[Protokollregister#Stichwortregister|Stichwortregister]] und des [[Protokollregister#Traktandenverzeichnis|Traktandenverzeichnisses]] für einen Jahrgang bzw. einen Zeitraum.
*'''Pendenzen''' Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle|Pendenzen]]
*'''Suchen''' [[Suchen|Suche]] nach Textstellen oder nach Geschäften mit Hilfe verschiedener Kriterien mit der Möglichkeit, diese in einer [[Geschäftssammlung|Sammlung]] zusammenzustellen
*'''Gremium''' Auswahl des [[Gremium|Gremiums]], wenn das Programm für mehrere Gremien installiert wurde.
*'''Dienste''' Hilfsdienste zum Bearbeiten der Vorlagen, Einstellen des Jahrgangs oder Zeitraums der Verzeichnisse sowie der ersten Geschäfts- und Seitennummern des nächsten Protokolls, Eintragen der Ressorts und Aufruf erzeugter Dokumente wie [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Einladung|Einladungen]], [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Protokollauszug|Protokollauszüge]] usw.
*'''Hilfe / Wartung''' Aufruf der Online-Hilfe oder Starten der Fernwartung

[[Protokoll|Weiter zu "Protokoll"]] / [[Hauptseite#Einleitung|Zurück an den Anfang]]

Start des Programms

2026-07-14T21:13:26Z

Marion.knoth:

Start des Programms

2026-07-14T21:11:34Z

Marion.knoth:

[[Hauptseite]]

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isys-Protokollregister wird durch Anklicken des grünen Icons '''"isys-Protokollregister"''' auf dem Desktop gestartet.

[[Datei:mylogo.jpg]]
[[Datei:isysProReg400.jpg]]

Mit dem blauen Icon '''"isys-Protokollmanager"''' wird isys-Protokollmanager gestartet.

[[Datei:isysProMan400.jpg]]

Es meldet sich mit der Startseite der Installation und zeigt eine Menüleiste mit folgenden Menüs:

[[Datei:isysZeile.jpg]]

Die Menüs haben folgende Inhalte:

*'''Protokolle''' Aufruf eines [[Protokoll#Neues_Protokoll|neuen]] oder eines bereits [[Protokoll#Protokoll_aufrufen|vorhandenen]] Protokolls, [[Protokoll#Protokoll_löschen|Löschen eines Protokolls]], [[Anlagen|Zuordnen von Dokumenten]] und Sammeln der Anlagen
*'''Protokollregister Jahr bzw. Zeit''' Aufruf der Protokoll- und [[Protokollregister#Stichwortregister|Stichwortregister]] und des [[Protokollregister#Traktandenverzeichnis|Traktandenverzeichnisses]] für einen Jahrgang bzw. einen Zeitraum.
*'''Pendenzen''' Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle|Pendenzen]]
*'''Suchen''' [[Suchen|Suche]] nach Textstellen oder nach Geschäften mit Hilfe verschiedener Kriterien mit der Möglichkeit, diese in einer [[Geschäftssammlung|Sammlung]] zusammenzustellen
*'''Gremium''' Auswahl des [[Gremium|Gremiums]], wenn das Programm für mehrere Gremien installiert wurde.
*'''Dienste''' Hilfsdienste zum Bearbeiten der Vorlagen, Einstellen des Jahrgangs oder Zeitraums der Verzeichnisse sowie der ersten Geschäfts- und Seitennummern des nächsten Protokolls, Eintragen der Ressorts und Aufruf erzeugter Dokumente wie [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Einladung|Einladungen]], [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Protokollauszug|Protokollauszüge]] usw.
*'''Hilfe / Wartung''' Aufruf der Online-Hilfe oder Starten der Fernwartung

[[Protokoll|Weiter zu "Protokoll"]] / [[Hauptseite#Einleitung|Zurück an den Anfang]]

Einfaches Beispiel

2026-07-14T21:07:04Z

Marion.knoth: /* Start des Programms */

[[Hauptseite]]

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= Start des Programms =

Das isys-Protokollprogramm arbeitet in zwei Varianten:

'''isys-Protokollmanager''' gliedert das Protokoll mit Traktanden und ihnen untergeordneten Themen.

'''isys-Protokollregister''' verwendet einen Registerplan (Aktenplan o.ä.), dem es die Traktanden zuordnet.

Je nach Installation gibt es auf dem Desktop eins der folgenden Icons für den Programmstart:

[[Datei:Icons.jpg|350px]]

Durch Klick auf das Icon meldet sich die Startseite des betreffenden Programms und zeigt seine Menüleiste:

[[Datei:isysMenu.jpg]]

mit folgenden Menüs:
*'''Protokolle''' Aufruf eines [[Protokoll#Neues_Protokoll|neuen]] oder eines bereits [[Protokoll#Protokoll_aufrufen|vorhandenen]] Protokolls, [[Protokoll#Protokoll_l.C3.B6schen|Löschen eines Protokolls]], [[Anlagen|Zuordnen von Dokumenten]] und Sammeln der Anlagen
*'''Protokollregister Jahr bzw. Zeit''' Aufruf der Protokoll- und [[Protokollregister#Stichwortregister|Stichwortregister]] und des [[Protokollregister#Traktandenverzeichnis|Traktandenverzeichnisses]] für einen Jahrgang bzw. einen Zeitraum.
*'''Pendenzen''' Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle|Pendenzen]]
*'''Suchen''' [[Suchen|Suche]] nach Textstellen oder nach Geschäften mit Hilfe verschiedener Kriterien mit der Möglichkeit, diese in einer [[Geschäftssammlung|Sammlung]] zusammenzustellen
*'''Gremium''' Auswahl des [[Gremium|Gremiums]], wenn das Programm für mehrere Gremien installiert wurde.
*'''Dienste''' Hilfsdienste zum Bearbeiten der Vorlagen, Einstellen des Jahrgangs oder Zeitraums der Verzeichnisse sowie der ersten Geschäfts- und Seitennummern des nächsten Protokolls, Eintragen der Ressorts und Aufruf erzeugter Dokumente wie [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Einladung|Einladungen]], [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Protokollauszug|Protokollauszüge]] usw.
*'''Hilfe / Wartung''' Aufruf der Online-Hilfe oder Starten der Fernwartung

= Ein einfaches Protokoll=

Zur Erstellung eines neuen Protokolls gibt man im Menü '''Protokolle''' das Kommando '''Neues Protokoll'''.

Es erscheint das Fenster '''Neues Protokoll schreiben'''

[[Datei:NeuProt250.jpg]]

In ihm sind Protokollnummer, Seitenzahl sowie Zeit und Sitzungsort für das neue Protokoll eingetragen. Es sind die Protokollnummer und die Seitenzahl angegeben, die das Programm nach dem Speichern des letzten Protokolls vermutet. (Im Normalfall werden die Seiten der Protokolle eines Jahrgangs oder Zeitraums fortlaufend nummeriert). Alle Daten können durch einfaches Überschreiben verändert werden.

Im Feld '''Datum''' wird z.B. mit Hilfe des Kalenders das Sitzungsdatum eingetragen.

Mit dem Schalter '''Word starten''' wird das neue Protokoll aufgerufen und eingerichtet:

[[Datei:Neues Protokoll leer.jpg|500px]]

Das Protokoll wird auf der Basis einer Vorlage eröffnet, die für alle Protokolle dieses Gremiums gilt. In ihr sind jetzt die Protokollnummer, das Datum, die erste Seitenzahl sowie Sitzungsort und Zeit aus dem vorigen Fenster eingetragen.

Zusätzlich gibt es bereits ein erstes Traktandum '''Protokollgenehmigung''', in dem automatisch Nummer und Datum des vorausgegangenen Protokolls eingesetzt sind.

Das Protokoll trägt eine eigene Kommandozeile, die neben den üblichen Word-Tabs den speziellen Tab '''isys''' mit der Protokoll-Menüleiste enthält:

[[Datei:ProtProMan650neu.jpg]]

Mit Hilfe der Protokoll-Menüleiste wird das Protokoll geschrieben.

Wie ist ein Protokoll aufgebaut?

isys-Protokollmanager arbeitet mit Traktanden, denen jeweils ein oder mehrere Themen mit ihren Texten zugeordnet werden.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProManProtokoll.jpg|600px]]

Jetzt zu unserem neuen Protokoll.

Man schreibt in eine Leerzeile den Titel des nächsten Traktandums:

Personal

und gibt im Menü '''Traktanden''' das Kommando '''Neues Traktandum'''.

Das neue Traktandum wird formatiert:

[[Datei:0.Personal.jpg|600px]]

In die nächste Zeile schreibt man das untergeordnete Thema:

[[Datei:Themal.jpg|600px]]

und gibt das Kommando '''Themen / Neues Thema'''

das neue Thema wird formatiert:

[[Datei:0.0Thema1.jpg|600px]]

(Als Traktandennummern werden zunächst Nullen eingetragen, und zwar '''0.''' beim Traktandum und '''0.0''' beim Thema. Diese werden beim Speichern des Protokolls automatisch durch die richtigen Nummern ersetzt.)

In die nächsten Zeilen wird der Text des Themas geschrieben:

[[Datei:ThemaText1.jpg|600px]]

Das nächste Thema wird geschrieben:

[[Datei:Thema2.jpg|600px]]

und mit '''Thema / Neues Thema''' formatiert.

[[Datei:0.0Thema2.jpg|600px]]

Die übrigen Traktanden und Themen werden in gleicher Weise erfasst, und das soweit komplette Protokoll mit dem Kommando '''Speichern''' als Dokument und in die Datenbank gespeichert. Dabei werden Traktanden und Themen automatisch nummeriert und am Anfang des Protokolls die Traktandenliste generiert:

[[Datei:ProtokollPM.jpg|600px]]

Dieses Protokoll kann später mit dem Kommando '''Protokolle / Protokoll aufrufen''' erneut geöffnet und weiterbearbeitet werden. Dabei wird z. B. der Text der Themen komplettiert, es werden Traktanden und Themen hinzugefügt oder entfernt. Mit dem Kommando '''Speichern''' wird die Bearbeitung abgeschlossen, die Traktanden neu nummeriert und die Traktandenliste neu erstellt.

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==Einfaches Protokoll in isys-Protokollregister==

isys-Protokollregister benutzt einen vorgegebenen Registerplan (Registraturplan, Aktenplan o.ä) und ordnet die einzelnen Traktanden jeweils bestimmtem Zeilen aus dem Registerplan zu. Ein Protokoll besteht also aus einer Folge von Registerzeilen, jeweils gefolgt von einem oder mehreren Traktanden mit ihren zugehörigen Texten.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProRegProtokoll.jpg|600px]]

'''Programmzeile in isys-Protokollregister'''

[[Datei:ProtProReg650.jpg]]

'''Erfassung eines Geschäfts in isys-Protokollregister'''

Ein Geschäft in isys-Protokollregister umfasst im Minimum eine Registerzeile, einen Traktandentitel und den Text.

'''Erzeugen einer Registerzeile'''

Eine Registerzeile wird aus dem Registerplan übernommen. Der Registerplan umfasst in der Regel zwei Tabellen: die eigentlichen Registertitel mit ihren Signaturen (Registernummern) und eine Suchwörterliste. Beide werden im Fenster Registerplan dargestellt. Es wird mit dem Kommando '''Registerplan / Registerplan (oder Alt-R)''' aufgerufen.

[[Datei:Registerplan.jpg|600px]]

Es gibt verschiedene Methoden, den Regsiterplan nach einer passenden Registerzeile zu durchsuchen:

Hier der einfachste Weg:

Man trägt im Protokoll eine Zeichenfolge für die Suche nach einer Registerzeile oder nach einer Signatur in eine Leerzeile ein, in der anschliessend die Registerzeile stehen soll. Dann ruft man den Registerplan auf. Es öffnet sich das Fenster mit der gefundenen Registerzeile, wenn der Suchbegriff in den Registertiteln oder den Signaturen gefunden wurde.

Beispiel:

Man schreibt im Protokoll "bau" in eine Leerzeile und ruft den Registerplan auf. Durch mehrfaches Klicken auf '''Suchen''' findet man die gesuchte Zeile "Baurechtliche Entscheide".

[[Datei:Registerplan1.jpg|600px]]

Mit '''Übernahme als Einzelzeile''' wird diese Zeile ins Protokoll übernommen und dort anstelle des Suchbegriffs platziert und formatiert. Im Protokoll erscheint dann:

[[Datei:ImProtokoll.jpg|650px]]

Mit '''Übernahme mit Hierarchie''' hätte man im Protokoll einen Block mit der ganzen Hierarchie::

[[Datei:ImProtokoll2.jpg|650px]]

'''Traktandum'''

Auf die Registerzeile folgt eine Zeile mit dem Traktandentitel, bevor der eigentliche Text kommt. Jedes Traktandum hat einen Titel, der der Registerzeile zugeordnet wird und im Jahresregister unter dem Registertitel erscheint.

Um einen Traktandentitel zu erstellen, gibt man ihn in der nächsten Zeile unter dem Registertitel ein. Mit dem Kommando '''Traktanden / Neues Traktandum (oder Alt-T)''' wird er formatiert.

[[Datei:TraktandumPR.jpg|600px]]

Neue Traktandenzeilen haben in der ersten Spalte noch keine Traktandennummer. Diese wird beim Speichern des Protokolls - im Normalfall automatisch bei 1 beginnend - vergeben.

Nach der Formatierung des Traktandums steht die Schreibmarke in der nächsten Zeile, in der dann der Text eingegeben wird.

In gleicher Weise wird ein weiteres Geschäft mit Registerzeile und Traktandum erfasst. Das Protokoll sieht dann so aus:

[[Datei:TraktandumPR2.jpg|600px]]

Mit dem Kommando '''Speichern''' werden die Traktanden nummeriert, am Anfang des Protokolls die Traktandenliste generiert und das Protokoll als Dokument und in der Datenbank abgespeichert.

Das Protokoll nach dem Speichern:

[[Datei:ProtokollPR.jpg|600px]]

Dieses Protokoll kann später mit dem Kommando '''Protokolle / Protokoll aufrufen''' erneut geöffnet und weiterbearbeitet werden. Dabei wird z. B. der Text der Themen komplettiert, es werden Geschäfte hinzugefügt oder entfernt. Mit dem Kommando '''Speichern''' wird die Bearbeitung abgeschlossen, die Traktanden neu nummeriert und die Traktandenliste neu erstellt.

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Einfaches Beispiel

2026-07-14T21:06:18Z

Marion.knoth: /* Start des Programms */

[[Hauptseite]]

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= Start des Programms =

Das isys-Protokollprogramm arbeitet in zwei Varianten:

'''isys-Protokollmanager''' gliedert das Protokoll mit Traktanden und ihnen untergeordneten Themen.

'''isys-Protokollregister''' verwendet einen Registerplan (Aktenplan o.ä.), dem es die Traktanden zuordnet.

Je nach Installation gibt es auf dem Desktop eins der folgenden Icons für den Programmstart:

[[Datei:Icons.jpg|350px]]

[[Datei:IsysLogo.jpg]]

Durch Klick auf das Icon meldet sich die Startseite des betreffenden Programms und zeigt seine Menüleiste:

[[Datei:isysMenu.jpg]]

mit folgenden Menüs:
*'''Protokolle''' Aufruf eines [[Protokoll#Neues_Protokoll|neuen]] oder eines bereits [[Protokoll#Protokoll_aufrufen|vorhandenen]] Protokolls, [[Protokoll#Protokoll_l.C3.B6schen|Löschen eines Protokolls]], [[Anlagen|Zuordnen von Dokumenten]] und Sammeln der Anlagen
*'''Protokollregister Jahr bzw. Zeit''' Aufruf der Protokoll- und [[Protokollregister#Stichwortregister|Stichwortregister]] und des [[Protokollregister#Traktandenverzeichnis|Traktandenverzeichnisses]] für einen Jahrgang bzw. einen Zeitraum.
*'''Pendenzen''' Arbeiten mit [[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle|Pendenzen]]
*'''Suchen''' [[Suchen|Suche]] nach Textstellen oder nach Geschäften mit Hilfe verschiedener Kriterien mit der Möglichkeit, diese in einer [[Geschäftssammlung|Sammlung]] zusammenzustellen
*'''Gremium''' Auswahl des [[Gremium|Gremiums]], wenn das Programm für mehrere Gremien installiert wurde.
*'''Dienste''' Hilfsdienste zum Bearbeiten der Vorlagen, Einstellen des Jahrgangs oder Zeitraums der Verzeichnisse sowie der ersten Geschäfts- und Seitennummern des nächsten Protokolls, Eintragen der Ressorts und Aufruf erzeugter Dokumente wie [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Einladung|Einladungen]], [[Schreiben_eines_Protokolls_mit_MS-Word#Protokollauszug|Protokollauszüge]] usw.
*'''Hilfe / Wartung''' Aufruf der Online-Hilfe oder Starten der Fernwartung

= Ein einfaches Protokoll=

Zur Erstellung eines neuen Protokolls gibt man im Menü '''Protokolle''' das Kommando '''Neues Protokoll'''.

Es erscheint das Fenster '''Neues Protokoll schreiben'''

[[Datei:NeuProt250.jpg]]

In ihm sind Protokollnummer, Seitenzahl sowie Zeit und Sitzungsort für das neue Protokoll eingetragen. Es sind die Protokollnummer und die Seitenzahl angegeben, die das Programm nach dem Speichern des letzten Protokolls vermutet. (Im Normalfall werden die Seiten der Protokolle eines Jahrgangs oder Zeitraums fortlaufend nummeriert). Alle Daten können durch einfaches Überschreiben verändert werden.

Im Feld '''Datum''' wird z.B. mit Hilfe des Kalenders das Sitzungsdatum eingetragen.

Mit dem Schalter '''Word starten''' wird das neue Protokoll aufgerufen und eingerichtet:

[[Datei:Neues Protokoll leer.jpg|500px]]

Das Protokoll wird auf der Basis einer Vorlage eröffnet, die für alle Protokolle dieses Gremiums gilt. In ihr sind jetzt die Protokollnummer, das Datum, die erste Seitenzahl sowie Sitzungsort und Zeit aus dem vorigen Fenster eingetragen.

Zusätzlich gibt es bereits ein erstes Traktandum '''Protokollgenehmigung''', in dem automatisch Nummer und Datum des vorausgegangenen Protokolls eingesetzt sind.

Das Protokoll trägt eine eigene Kommandozeile, die neben den üblichen Word-Tabs den speziellen Tab '''isys''' mit der Protokoll-Menüleiste enthält:

[[Datei:ProtProMan650neu.jpg]]

Mit Hilfe der Protokoll-Menüleiste wird das Protokoll geschrieben.

Wie ist ein Protokoll aufgebaut?

isys-Protokollmanager arbeitet mit Traktanden, denen jeweils ein oder mehrere Themen mit ihren Texten zugeordnet werden.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProManProtokoll.jpg|600px]]

Jetzt zu unserem neuen Protokoll.

Man schreibt in eine Leerzeile den Titel des nächsten Traktandums:

Personal

und gibt im Menü '''Traktanden''' das Kommando '''Neues Traktandum'''.

Das neue Traktandum wird formatiert:

[[Datei:0.Personal.jpg|600px]]

In die nächste Zeile schreibt man das untergeordnete Thema:

[[Datei:Themal.jpg|600px]]

und gibt das Kommando '''Themen / Neues Thema'''

das neue Thema wird formatiert:

[[Datei:0.0Thema1.jpg|600px]]

(Als Traktandennummern werden zunächst Nullen eingetragen, und zwar '''0.''' beim Traktandum und '''0.0''' beim Thema. Diese werden beim Speichern des Protokolls automatisch durch die richtigen Nummern ersetzt.)

In die nächsten Zeilen wird der Text des Themas geschrieben:

[[Datei:ThemaText1.jpg|600px]]

Das nächste Thema wird geschrieben:

[[Datei:Thema2.jpg|600px]]

und mit '''Thema / Neues Thema''' formatiert.

[[Datei:0.0Thema2.jpg|600px]]

Die übrigen Traktanden und Themen werden in gleicher Weise erfasst, und das soweit komplette Protokoll mit dem Kommando '''Speichern''' als Dokument und in die Datenbank gespeichert. Dabei werden Traktanden und Themen automatisch nummeriert und am Anfang des Protokolls die Traktandenliste generiert:

[[Datei:ProtokollPM.jpg|600px]]

Dieses Protokoll kann später mit dem Kommando '''Protokolle / Protokoll aufrufen''' erneut geöffnet und weiterbearbeitet werden. Dabei wird z. B. der Text der Themen komplettiert, es werden Traktanden und Themen hinzugefügt oder entfernt. Mit dem Kommando '''Speichern''' wird die Bearbeitung abgeschlossen, die Traktanden neu nummeriert und die Traktandenliste neu erstellt.

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==Einfaches Protokoll in isys-Protokollregister==

isys-Protokollregister benutzt einen vorgegebenen Registerplan (Registraturplan, Aktenplan o.ä) und ordnet die einzelnen Traktanden jeweils bestimmtem Zeilen aus dem Registerplan zu. Ein Protokoll besteht also aus einer Folge von Registerzeilen, jeweils gefolgt von einem oder mehreren Traktanden mit ihren zugehörigen Texten.

Prinzipielles Beispiel:

[[Datei:ProRegProtokoll.jpg|600px]]

'''Programmzeile in isys-Protokollregister'''

[[Datei:ProtProReg650.jpg]]

'''Erfassung eines Geschäfts in isys-Protokollregister'''

Ein Geschäft in isys-Protokollregister umfasst im Minimum eine Registerzeile, einen Traktandentitel und den Text.

'''Erzeugen einer Registerzeile'''

Eine Registerzeile wird aus dem Registerplan übernommen. Der Registerplan umfasst in der Regel zwei Tabellen: die eigentlichen Registertitel mit ihren Signaturen (Registernummern) und eine Suchwörterliste. Beide werden im Fenster Registerplan dargestellt. Es wird mit dem Kommando '''Registerplan / Registerplan (oder Alt-R)''' aufgerufen.

[[Datei:Registerplan.jpg|600px]]

Es gibt verschiedene Methoden, den Regsiterplan nach einer passenden Registerzeile zu durchsuchen:

Hier der einfachste Weg:

Man trägt im Protokoll eine Zeichenfolge für die Suche nach einer Registerzeile oder nach einer Signatur in eine Leerzeile ein, in der anschliessend die Registerzeile stehen soll. Dann ruft man den Registerplan auf. Es öffnet sich das Fenster mit der gefundenen Registerzeile, wenn der Suchbegriff in den Registertiteln oder den Signaturen gefunden wurde.

Beispiel:

Man schreibt im Protokoll "bau" in eine Leerzeile und ruft den Registerplan auf. Durch mehrfaches Klicken auf '''Suchen''' findet man die gesuchte Zeile "Baurechtliche Entscheide".

[[Datei:Registerplan1.jpg|600px]]

Mit '''Übernahme als Einzelzeile''' wird diese Zeile ins Protokoll übernommen und dort anstelle des Suchbegriffs platziert und formatiert. Im Protokoll erscheint dann:

[[Datei:ImProtokoll.jpg|650px]]

Mit '''Übernahme mit Hierarchie''' hätte man im Protokoll einen Block mit der ganzen Hierarchie::

[[Datei:ImProtokoll2.jpg|650px]]

'''Traktandum'''

Auf die Registerzeile folgt eine Zeile mit dem Traktandentitel, bevor der eigentliche Text kommt. Jedes Traktandum hat einen Titel, der der Registerzeile zugeordnet wird und im Jahresregister unter dem Registertitel erscheint.

Um einen Traktandentitel zu erstellen, gibt man ihn in der nächsten Zeile unter dem Registertitel ein. Mit dem Kommando '''Traktanden / Neues Traktandum (oder Alt-T)''' wird er formatiert.

[[Datei:TraktandumPR.jpg|600px]]

Neue Traktandenzeilen haben in der ersten Spalte noch keine Traktandennummer. Diese wird beim Speichern des Protokolls - im Normalfall automatisch bei 1 beginnend - vergeben.

Nach der Formatierung des Traktandums steht die Schreibmarke in der nächsten Zeile, in der dann der Text eingegeben wird.

In gleicher Weise wird ein weiteres Geschäft mit Registerzeile und Traktandum erfasst. Das Protokoll sieht dann so aus:

[[Datei:TraktandumPR2.jpg|600px]]

Mit dem Kommando '''Speichern''' werden die Traktanden nummeriert, am Anfang des Protokolls die Traktandenliste generiert und das Protokoll als Dokument und in der Datenbank abgespeichert.

Das Protokoll nach dem Speichern:

[[Datei:ProtokollPR.jpg|600px]]

Dieses Protokoll kann später mit dem Kommando '''Protokolle / Protokoll aufrufen''' erneut geöffnet und weiterbearbeitet werden. Dabei wird z. B. der Text der Themen komplettiert, es werden Geschäfte hinzugefügt oder entfernt. Mit dem Kommando '''Speichern''' wird die Bearbeitung abgeschlossen, die Traktanden neu nummeriert und die Traktandenliste neu erstellt.

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Datei:Protokoll der letzen sitzung2.jpg

2026-07-14T21:02:38Z

Marion.knoth:

Datei:Baupolizei2.jpg

2026-07-14T21:02:21Z

Marion.knoth:

Datei:Protokoll der letzen sitzung5.jpg

2026-07-14T21:01:33Z

Marion.knoth:

Datei:Baupolizei.jpg

2026-07-14T21:01:18Z

Marion.knoth:

Datei:Stark verkürzt.jpg

2026-07-14T20:59:49Z

Marion.knoth:

Datei:Gemeiderag 5.jpg

2026-07-14T20:59:28Z

Marion.knoth:

Datei:RegPlanPflege.png

2026-07-14T20:57:42Z

Marion.knoth:

Datei:Vorl&Listen.png

2026-07-14T20:57:27Z

Marion.knoth:

Datei:Ressorts.png

2026-07-14T20:56:33Z

Marion.knoth:

Datei:Nächstnummern.png

2026-07-14T20:56:21Z

Marion.knoth:

Datei:JahrZeitr2.png

2026-07-14T20:55:32Z

Marion.knoth:

Datei:Dienste.png

2026-07-14T20:54:05Z

Marion.knoth:

Datei:BeschlRegister.png

2026-07-14T20:50:11Z

Marion.knoth:

Datei:MitSchlagw.png

2026-07-14T20:49:57Z

Marion.knoth:

Datei:Kdos.png

2026-07-14T20:49:42Z

Marion.knoth:

Datei:Schlagwörter2.png

2026-07-14T20:49:00Z

Marion.knoth:

Datei:SWAuswahl.png

2026-07-14T20:48:44Z

Marion.knoth:

Datei:MitSchlagwörtern.png

2026-07-14T20:47:51Z

Marion.knoth:

Datei:BeschlKopie26.png

2026-07-14T20:47:32Z

Marion.knoth:

Beschlüsse

2026-07-14T20:47:22Z

Marion.knoth: /* Beschluss-Kopien */

[[Beschlüsse]]

=== Einleitung ===

Zu den Geschäften eines Protokolls können Beschlüsse festgehalten und in einem Beschlussregister gesammelt werden.

Dazu wird mit dem Kommando '''Spezial / Beschluss''' oder '''Ctrl-Alt-B''' eine spezielle Tabelle aus der Vorlage '''Beschluss.dotx''' in das Protokoll kopiert. Diese Tabelle hat je nach Installation zwei oder drei Zeilen.

[[Datei:Beschluss2.png|500px]]

Beschluss-Tabelle mit zwei Zeilen

[[Datei:Beschluss3.png|500px]]

Beschluss-Tabelle mit drei Zeilen

In der ersten Zeile steht standardmässig der Text '''Beschluss:'''.

Dieser kann in der Vorlage beliebig geändert werden z.B. in '''Der Gemeinderat beschliesst:'''.

In die zweite Tabellenzeile wird der eigentliche Beschluss eingetragen. Es kann eingestellt werden, dass als Text des Beschlusses automatisch ein markierter Text aus dem Protokoll eingetragen wird.

In der dritten Tabellenzeile können '''Schlagwörter''' eingetragen werden - siehe unten.

Beim Speichern des Protokolls werden die Beschlüsse mit den Titeln ihrer Geschäfte separat in der Datenbank gespeichert.

=== Geschäfte mit Beschlüssen in einem Protokoll vom Typ Protokollregister ===

[[Datei:Beschlüsse1.png|600px]]

''Fiktives Protokoll mit zwei Geschäften mit Beschlüssen''

Die Beschlüsse werden den Traktanden zugeordnet.

Mit dem Kommando '''Protokollregister / Beschluss-Register''' werden die Beschlüsse als Register aufgerufen:

[[Datei:Beschlussregister1.png|600px]]

Mit Klick auf das Kästchen '''Archiv''' wird der Beschluss ins Archiv verschoben. (Das Archiv wird nur auf Wunsch installiert.)

Mit der '''Schaltfläche Word-Liste''' erscheint das Beschlussregister als Word-Dokument:

[[Datei:Beschlussliste.png|600px]]

Bei der Installation kann eingestellt werden, dass statt des Beschlussregisters direkt die Beschlussliste aufgerufen wird.

=== Traktanden und Themen mit Beschlüssen im Protokoll vom Typ Protokollmanger ===

[[Datei:BeschlussPM.png|600px]]

''Fiktives Protokoll mit Beschlüssen zu Themen oder Traktanden''

Die Beschlüsse werden entweder Traktanden oder untergeordneten Themen zugeordnet.

In der direkt aufgerufenen Beschlussliste erscheinen die Beschlüsse:

[[Datei:BeschlusslistePM.png|600px]]

=== Beschluss-Kopien===

Der Beschlusstext wird als reiner Text ohne spezielle Formatierungen in die Datenbank eingetragen und erscheint wie oben gezeigt in der Beschlussliste.

Wird der Beschlusstext jedoch speziell gestaltet wie im folgenden einfachen Beispiel:

[[Datei:Beschl12.png]]

dann wird diese Gestaltung nicht in der Beschlussliste erscheinen.

Mit einer Option (isys nach der PR_Option "BeschlussKopien" fragen) kann veranlasst werden, dass die kompletten Beschlüsse aus den Protokollen in die Beschlussliste kopiert werden, wodurch die Gestaltung des Beschlusstexts übernommen wir. Dann erscheint dieser Beschluss in der Beschlussliste wie folgt:

[[Datei:BeschlKopie26.png]]
 
 

=== Beschlüsse mit Schlagwörtern ===

Beschlüsse werden in den Registern und Listen meist nach Registernummern (Signaturen) oder nach Traktanden/Themen geordnet.

Die Traktanden oder Themen werden entweder alphabetisch oder nach der Protokollnummer sortiert.

Eine weitere Möglichkeit, die Beschlüsse zu ordnen, bietet die Anwendung von '''Schlagwörtern'''.

Schlagwörter werden in der dritten Zeile der Beschluss-Tabelle eingetragen (Beispiel):

[[Datei:MitSchlagwörtern.png|600px]]

''Beschluss mit Schlagwörtern''

Im Prinzip kann man beliebige Schlagwörter eintragen, denen der Beschluss zugeordnet wird und nach denen die Beschlüsse im Register geordnet werden.

Man sollte aber nicht zu viele verschiedene Schlagwörter verwenden und diese auch immer gleich schreiben. Deshalb ist hilfreich, die Schlagwörter in einer Liste zu sammeln und aus dieser aufzurufen.

Das folgende Verfahren unterstützt dieses Vorgehen:

Mann stellt die Schreibmarke in die dritte Beschlusszeile und ruft mit dem Kommando '''Spezial / Schlagwörter''' oder '''Ctrl-Alt-S''' das Fenster für die Auswahl der Schlagwörter auf:

[[Datei:SWAuswahl.png|350px]]

Mit der Schaltfläche '''In Liste suchen''' ruft man die Liste der Schlagwörter auf:

[[Datei:Schlagwörter2.png|150px]]

''Schlagwörterliste in der Datei Schlagwörter.docx''

Wenn die Liste länger ist, kann man unter '''Suchkriterium''' einen Text eingeben, der dann in der Liste aufgesucht wird.

Ohne Suchkriterium kann man einfach ein Schlagwort markieren.

Mit dem Suchkriterium steht die Schreibmarke an der Stelle, wo das Kriterium gefunden wurde.

Zur Schlagwortliste erscheint unter '''Add-Ins''' die '''Kommandozeile SW:'''

[[Datei:Kdos.png|400px]]

Mit dem Kommando '''Weiter suchen''' ruft man die nächste Fundstelle des Suchkriteriums auf.

Mit '''Übernehmen''' kopiert man das markierte Schlagwort in die '''Aktuelle Auswahl'''.

Diesen Vorgang kann man beliebig oft wiederholen und trägt so die ausgewählten Schlagwörter in die Auswahl ein.

Mit der Schaltfläche '''Eintrag entfernen''' kann man ein markiertes Schlagwort aus der Auswahl entfernen.

Mit der Schaltfläche '''Auswahl übernehmen''' werden die Schlagwörter aus der Auswahl in die dritte Beschlusszeile eingetragen und ersetzen dort eventuell bereits vorhandene Schlagwörter.

Die '''Schlagwortliste''' ist eine einspaltige Tabelle in der Datei '''Schlagwörter.docx'''. Man kann die Tabelle pflegen, indem man einzelne Tabellenzeilen mit ihrem Schlagwort löscht oder am Ende in neue Tabellenzeilen neue Schlagwörter einträgt. Mit dem Kommando '''Liste sortieren''' kann man die Liste wieder alphabetisch sortieren.

=== Beispiel von Beschlüssen mit Schlagwörtern ===

[[Datei:MitSchlagw.png|500px]]

''Protokoll mit Beschlüssen und Schlagwörtern''

Daraus ergibt sich das folgende nach Schlagwörtern sortierte Register

[[Datei:BeschlRegister.png|700px]]

Datei:Beschl12.png

2026-07-14T20:46:40Z

Marion.knoth:

Datei:BeschlusslistePM.png

2026-07-14T20:46:15Z

Marion.knoth:

Datei:BeschlussPM.png

2026-07-14T20:45:20Z

Marion.knoth:

Datei:Beschlussliste.png

2026-07-14T20:45:08Z

Marion.knoth:

Datei:Beschlussregister1.png

2026-07-14T20:44:56Z

Marion.knoth:

Datei:Beschlüsse1.png

2026-07-14T20:43:41Z

Marion.knoth:

Datei:Beschluss3.png

2026-07-14T20:43:28Z

Marion.knoth:

Datei:Beschluss2.png

2026-07-14T20:43:19Z

Marion.knoth:

Datei:Wordliste.png

2026-07-14T20:41:56Z

Marion.knoth:

Datei:Neue Pendenz.png

2026-07-14T20:41:32Z

Marion.knoth:

Datei:Neuer Termin.png

2026-07-14T20:41:10Z

Marion.knoth:

Pendenzenverwaltung und Geschäftskontrolle

2026-07-14T20:40:25Z

Marion.knoth: /* Pendenzen und Termine */

[[Hauptseite]]

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===Einleitung===
Pendenzen sind Geschäfte, die im Laufe der Zeit von einem zuständigen Ressort behandelt werden sollen. Sie stammen entweder aus einem Protokoll, weil sie in der Sitzung nicht abgeschlossen behandelt wurden, oder sie wurden erfasst, damit ihre Bearbeitung überwacht und sie später in ein Protokoll übernommen werden können. Daneben gibt es Pendenznotizen für Vorgänge, die zwar überwacht, aber vermutlich nie in ein Protokoll kommen werden.

Alle Pendenzen werden in der Pendenzliste in der Datenbank gesammelt. (Dies gilt genau genommen nur für Pendenznotizen. Von den eigentlichen Pendenzen wird in der Datenbank nur ein Verweis auf das Protokoll, aus dem sie stammen, oder auf die Datei, in der sie erfasst wurden, gehalten).

Pendenzen werden meist mit einem verantwortlichen Ressort und einem Fälligkeitstermin versehen. Eine Pendenz, deren Bearbeitung beendet wurde, kann mit einem Erledigt-Datum versehen werden. Dann wird sie in Zukunft in der Kontrolle entsprechend markiert und kann z.B. in einer Mahnliste ausgeblendet werden. Pendenzen können in der Datenbank gelöscht oder ins Pendenzarchiv verschoben werden.

Wird eine Pendenz in ein Protokoll übernommen, dann wird sie automatisch aus der Pendenzverwaltung entfernt und normalerweise ins Archiv übertragen.

===Entstehung von Pendenzen===

====Pendenz aus einem Protokoll====

Ein Geschäft in einem Protokoll kann der Pendenzverwaltung übergeben werden.

Dazu stellt man die Schreibmarke in die Titelzeile des Geschäfts und gibt das Kommando '''Pendenzen / Als Pendenz verwalten''':

[[Datei:AlsPendenz.png|600px]]

Es erscheint das folgende Fenster:

[[Datei:RessortFälligkeit.png|600px]]

Es zeigt den Geschäftstitel, der automatisch aus dem Protokoll übernommen wurde.

Die übrigen Felder werden manuell besetzt, wobei das zuständige Ressort aus der Liste der eingetragenen Ressorts ausgewählt wird.

Im Feld '''Bemerkung/Auftrag''' wird eingetragen, wie diese Pendenz bearbeitet werden soll. Dieser Text begleitet die Pendenz in der Datenbank und wird jeweils mit der Pendenz dargestellt und ggf. ausgedruckt.

Statt die Schreibmarke in die Titelzeile zu stellen, kann auch ein Textteil im Geschäft markiert werden. Der wird dann automatisch in das Feld Bemerkung/Auftrag übernommen.

Mit dem Schalter '''Abbruch''' wird das Fenster geschlossen und nichts getan.

Mit dem Schalter '''Auftrag''' wird ein Dokument erstellt, das dem zuständigen Ressort als Auftrag oder Erinnerung geschickt werden kann.

Der Schalter '''Übernehmen''' speichert die Pendenz in die Datenbank.

Mit einer Meldung wie der folgenden wird die erfolgreiche Übernahme als Pendenz bestätigt:

[[Datei:P153.png]]

==== Automatisch übernehmen ====
Will man das Protokoll vermehrt als Arbeitsinstrument nutzen und bei den einzelnen Geschäften festhalten, wer bis wann für die Bearbeitung zuständig ist, kann dies in den Voreinstellungen eingerichtet werden. Dann erhält jeder Geschäftstitel zwei Spalten, in denen die jeweils Zuständigen (Ressorts) mit Terminen eingetragen werden können:

[[Datei:information_der_anwohnerin.jpg]]

Mit dem Kommando '''Automatisch übernehmen''' werden dann alle Geschäfte, die mit Ressort und Termin versehen sind, in die Pendenzverwaltung übernommen. Es sind Pendenzen vom Typ A.

[[Datei:Pendenzautomatisch.jpg]]

====Als Einzelgeschäft====

Ein Einzelgeschäft ist ein Geschäft, das für ein späteres Protokoll erfasst und als Pendenz verwaltet wird.
Das Kommando '''Pendenzen / Neues Einzelgeschäft''' oder '''Protokoll / Neues Einzelgeschäft''' öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:NeuesEinzelgschäft.png|300px]]

In diesem kann die Nummer des Protokolls angeben werden, für das dieses Geschäft vorgesehen ist. Sie kann später mit Dienste / Nummerierung geändert werden.
Mit dem Schalter '''Word starten''' wird Word gestartet und eine Vorlage für ein Einzelgeschäft geöffnet:
In dieser Vorlage wird ein neues Geschäft erfasst. Dabei stehen alle Kommandos zur Verfügung,
die auch bei der Erfassung eines Protokolls vorhanden sind, wie Aufruf des Registerplans, der Traktandenliste, Formatierung eines neuen Traktandums usw.
Das Geschäft wird wie in einem Protokoll mit Registerzeile, Traktandum und Text erfasst. Auch Stichwörter (Alt-S), Personen (Alt-P), Firmen (Alt-F) und Beträge (Alt-B) können bereits markiert werden.

Mit dem Kommando '''Speichern EG''' wird das neue Geschäft abgespeichert und als Pendenz in die Verwaltung übernommen.

Es ist wichtig, dass das Kommando "Speichern EG" gegeben wird. Wenn dieses Kommando nicht in der Menüzeile erscheint, dann wurde vermutlich die Menüzeile "Prot" für ein Protokoll aufgerufen:

[[Datei:MenuProt.png]]

Mit dem Kommando '''Menü / Einzelgeschäft (EG:)''' wird die korrekte Menüzeile "EG" aufgerufen:

[[Datei:MenuEG.png]]

Zum Eintragen einer eventuell für weitere Arbeiten zuständigen Person oder Stelle öffnet sich das Fenster Ressort und Fälligkeit:

[[Datei:RessortundFaelligkeit.png|400px]]

Eingaben in diesem Fenster sind optional und nur erforderlich, wenn das Geschäft wirklich einem zuständigen Ressort zugeordnet werden soll.

Beim Speichern wird eine Pendenznummer an Stelle der späteren Geschäftsnummer eingetragen.

Die hier eingetragene Pendenznummer ergibt den Dateinamen, unter dem das Geschäft im Pendenzenordner abgespeichert wird. Das Geschäft mit der Pendenznummer 27 wird z.B. als Datei "27_ID87.docx" gespeichert. Während die Pendenznummer vom Anwender gesteuert werden kann (z.B. jährlich neu bei 1 beginnend), ist die vom Programm zugefügte ID-Nummer für alle Pendenzen eindeutig.

Einzelgeschäfte können in den Pendenzlisten ("[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle Einzelgeschäfte|Alle Einzelgeschäfte]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]") mit Doppelklick auf den Pendenztitel wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Zum Einfügen der erstellten Einzelgeschäfte in das zugehörige Protokoll siehe unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzen_aufrufen_und_in_ein_Protokoll_übernehmen|Pendenzen aufrufen]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Einzelgeschäfte_einfügen|Alle Einzelgeschäfte einfügen]]".

====Als Pendenz-Notiz====

In einer Pendenznotiz wird ein Geschäft festgehalten, das nichts mit einem Protokoll zu tun hat und dennoch als Pendenz verwaltet werden soll. (Und wenn es denn später sein muss, kann auch eine Pendenznotiz in ein Protokoll übernommen werden, siehe unter 10.1.3).

Das Kommando '''Protokoll / Neue Pendenz-Notiz''' öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:pendenz_notiz.png|700px]]

*'''Titel''' Ähnlich wie ein Geschäftstitel z.B. "Organisation des Weihnachtsessens"
*'''Text''' Ein beschreibender Zusatz z.B. "Für 12 Personen im Sternen, möglichst am 15. oder 17.12.
*'''Bemerkung''' Für die Pendenzverwaltung z.B. "Der Termin darf nicht überschritten werden, sonst Meldung an das Sekretariat"
*'''Datum''' Datum der Pendenz. Das voreingestellte aktuelle Datum kann überschrieben werden.
*'''Ressort''' Die zur Erledigung der Pendenz zuständige Stelle oder Person. Diese kann über den Pfeil am rechten Feldrand aus der Liste der hinterlegten Ressorts ausgewählt werden. Es kann aber auch ein anderes eingetragen werden.
*''''Fällig am''' Das Datum, bis zu dem die Pendenz zu bearbeiten ist.
Mit dem Schalten Löschen werden die Einträge in diesem Fenster gelöscht, um Platz für andere zu machen.

Der Schalter '''Speichern''' speichert die Eingaben in einer neuen Pendenznotiz in der Datenbank. Eine Meldung bestätigt die erfolgreiche Speicherung.

=== Aufruf im Protokoll ===

Pendenzen können auf verschiedene Weisen in ein Protokoll eingefügt werden, was besonders bei Einzelgeschäften, die vor dem Protokoll erfasst wurden, wichtig ist.

Dazu dient im Protokoll das Menü Pendenzen mit folgenden Kommandos:

[[Datei:Pendenzen.png]]

*'''Pendenzen aufrufen ''' Aufruf einer Liste mit allen Pendenzen. Aus dieser kann dann eine Pendenz in das Protokoll übernommen werden.
*'''Als Pendenz verwalten ''' Ein Thema des Protokolls wird als Pendenz in die Datenbank eingetragen.
*'''Automatisch übernehmen''' Ein Thema des Protokolls wird als Pendenz in die Datenbank eingetragen.
*'''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' Alle Einzelgeschäfte, die für das aktuelle Protokoll vorgesehen sind, werden automatisch eingefügt.
*'''Einzelgschäfte erweitern''' Einzelgeschäfte, von denen nur die Titelzeilen in ein Vorprotokoll eigefügt wurden, werden vervollständigt.
*'''Als Einzelgeschäft exportieren''' Ein Geschäft aus dem Protokoll als Einzelgeschäft exportieren.
*'''Pendenzübersicht einfügen''' Eine Übersicht über die aktuellen Pendenzen wird in das Protokoll eingefügt.

==== Pendenzen aufrufen und in ein Protokoll übernehmen ====
Mit diesem Kommando wird eine Liste aller Pendenzen aufgerufen:
Diese Liste enthält alle in der Datenbank befindlichen Pendenzen mit ihrer Nummer, ihrem Titel, dem Typ und dem zugeordneten Ressort.

Pendenzen vom Typ P stammen aus einem Protokoll, Typ A wurde automatisch aus einem Protokoll übernommen, Typ G ist ein neues Einzelgeschäft für ein Protokoll, und Typ N bezeichnet eine PendenzNotiz.

[[Datei:PendGeschaefte.png]]

Man kann die Pendenzliste gleich beim Aufruf gezielt durchsuchen. Dazu gibt man im Protokoll auf einer leeren Zeile einen Suchbegriff ein. Ruft man dann mit der Schreibmarke am Ende dieses Begriffs die Pendenzliste auf, so wird sie direkt nach diesem Begriff durchsucht, und die Schreibmarke steht in der Pendenzliste beim gefundenen Begriff.
Die Pendenzliste hat eine Kommandozeile mit folgenden Kommandos:

[[Datei:menuependenzen.jpg]]

*'''Weiter suchen''' Die Liste wird mit demselben Suchbegriff weiter durchsucht.
*'''Anzeigen''' Die durch die Schreibmarke bezeichnete Pendenz wird gezeigt. Dazu wird je nach Typ entweder das Protokoll eröffnet, in dem das Thema steht, oder es wird die Datei geöffnet, in der des Geschäft gespeichert ist, oder die Pendenznotiz wird in einer Tabelle dargestellt.
*'''Sortieren''' Die Liste wird nach ihren verschiedenen Spalten sortiert.
*'''Übernehmen''' Die durch die Schreibmarke gekennzeichnete Pendenz wird in das Protokoll übernommen. Dabei kann ausgewählt werden:
**'''Nur Pendenztitel:''' Nur die Titelzeile wird übernommen.
**'''Titel und Text:''' Thementitel und Text ohne Traktandenzeile
**'''Gesamtes Geschäft:''' Das Geschäft wird vollständig mit Traktandum, Thema (bzw. Registerzeile, Traktandum) und Text übernommen
Jede in ein Protokoll übernommene Pendenz (auch wenn nur ihr Titel übernommen wurde) wird automatisch aus der Verwaltung entfernt und bei entsprechender Voreinstellung ins Pendenzarchiv übertragen. Eine in ein Protokoll übernommene Pendenz ist eben keine Pendenz mehr. Soll sie weiter als Pendenz existieren, ist sie erneut aus dem Protokoll zur Verwaltung zu übergeben.
*'''Zurück''' Rücksprung in das Protokoll ohne weitere Aktionen.

Wird ein Einzelgeschäft (Pendenz vom Typ G) in ein Protokoll eingefügt, dann werden dessen Daten in das Archiv übertragen. Das Word-Dokument, das das Einzelgeschäft enthält, wird als Datei mit dem Namen seiner Pendenznummer wie "153.doc" in den Ordner '''Alte Einzelgeschäfte''' verschoben. Dort kann sie über das Kommando '''Pendenzen / Alte Einzelgeschäfte''' aufgerufen und eventuell neu verwendet werden.

====Alle Einzelgeschäfte einfügen====

Einzelgeschäfte können einzeln aus der Liste "Pendenzen und Geschäfte" übernommen werden. Alternativ können alle Einzelgeschäfte, die für das aktuelle Protokoll vorhanden sind, automatisch in das Protokoll eingefügt werden.

Mit dem Kommando '''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' öffnet sich ein Fenster mit zwei Wahlmöglichkeiten:

[[Datei:EGeinfuegen.png]]

Mit der ersten Alternative werden alle Einzelgeschäfte komplett in das Protokoll eingefügt.

Mit der zweiten Möglichkeit werden nur die Titel der Einzelgeschäfte in das Protokoll übernommen. Dadurch wird das Protokollnur wenig vergrössert, und man hat einen guten Überblick über die Reihenfolge der Geschäfte, die man jetzt auch schnell durch Umstellen der Titel verändern kann. Das so neu geordnete Protokoll wird abgespeichert, wobei die Traktanden und ggf. die Geschäfte korrekt nummeriert werden.

Man kann in dem Protokoll einzelne Einzelgeschäfte auch wieder löschen oder weitere hinzufügen. Die Nummerierung wird jeweils beim Speichern aktualisiert.

Aus dem so vervollständigten (Vor-)Protokoll erstellt man schliesslich die Einladung zur Sitzung, die die Traktanden wie im Protokoll enthält.

Man kann die Texte der mit ihren Titeln im Protokoll gesammelten Einzelgeschäfte unabhängig vom Protokoll weiter bearbeiten. Und wenn alle Einzelgeschäfte fertig sind, gibt man im wieder aufgerufenen Protokoll das Kommando '''Einzelgeschäfte erweitern'''. Dann werden die Einzelgeschäfte mit ihren Texten und Registerzeilen koplettiert und das endgültige Protokoll erstellt.

==== Geschäft exportieren ====
Ein Geschäft, das zur Sitzungsvorbereitung in ein Protokoll aufgenommen und dann doch nicht behandelt worden ist, kann für ein späteres Protokoll als Einzelgeschäft exportiert werden.

Man klickt in den Traktandentitel und gibt das Kommando '''Pendenzen / Exportieren'''. Es erscheint ein Fenster, in dem eingetragen werden kann, für welches zukünftige Protokoll das Einzelgeschäft verwaltet werden soll:

[[Datei:Pend exportieren.png|320 px]]

Genau wie bei der Erfassung eines neuen Einzelgeschäfts wird es als Pendenz verwaltet und mit dem Befehl '''Pendenzen / Pendenzen aufrufen''' oder '''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' ins spätere Protokoll aufgenommen.

==== Pendenzübersicht einfügen ====
Die aktuellen Pendenzen werden aus der Datenbank geholt und in eine Übersicht wie die folgende direkt bei der Schreibmarke in das Protokoll eingefügt.

[[Datei:Nr_Dat_prot.png]]

Die Sortierung der Pendenzübersicht und aller Pendenzlisten kann in der Datenbank unter '''Pendenzen / Sortierung der Pendenzübersicht''' eingestellt werden.

=== Pendenzen in der Datenbank ===

In der Datenbank (Fenster "Protokollregister") werden Pendenzen über das Menü "Pendenzen" verwaltet.

[[Datei:PendenzMenü.png]]

Es enthält folgende Kommandos:
*'''Alle Pendenzen''' Aufruf einer Datenbankliste mit allen in der Datenbank verwalteten Pendenzen.
*'''Aktuelle Pendenzen''' Aufruf einer ähnlichen Liste, in der jedoch Pendenzen mit einem Erledigt-Datum nicht angezeigt werden.
*'''Pendenzen aller Gremien''' Aufruf einer ähnlichen Liste, in der jedoch die Pendenzen aller Gremien anzeigt.
*'''Neue Pendenznotiz''' Aufruf eines Fensters zur Eingabe einer Pendenznotiz.
*'''Neues Einzelgeschäft''' Aufruf eines Fensters zum Erfassen eines neuen Einzelgeschäfts.
*'''Einzelgeschäfte''' Aufruf eines Fensters zur Auswahl verschiedener Vorlagen für Einzelgeschäfte.
*'''Einzelgeschäft importieren''' Übernahme eines beliebigen Dokuments als Einzelgeschäft.
*'''Alte Einzelgeschäfte''' Aufruf eines Fensters mit alten Einzelgeschäften.
*'''Sortierung der Pendenzlisten''' Sortierung der Pendenzen zur Ausgabe als Word-Dokument
*'''Sortierung der Pendenzübersicht''' Sortierung der Pendenzen zur Ausgabe in ein Protokoll.
*'''Suchen''' Suchfenster zum Suchen nach speziellen Pendenzen in der Datenbank mit der Möglichkeit, diese in einer Sammlung zusammenzustellen.
*'''Pendenz-Archiv''' Suchfenster zum Suchen nach Pendenzen im Pendenz-Archiv.

==== Alle Pendenzen ====
Es wird die Datenbankliste mit allen Pendenzen aufgerufen:

[[Datei:alle_pendenzen.png|700px]]

Diese Liste zeigt über jede Pendenz folgende Informationen:

*Im Block links, erste Zeile: Die Pendenznummer
*Im Block links, zweite Zeile, erstes Feld: Protokollnummer, wenn die Pendenz aus einem Protokoll stammt oder für ein Protokoll bestimmt ist.
*Im Block links, dritte Zeile: Datum des Protokolls, aus dem sie stammt, oder Datum des Einzelgeschäfts bzw. der Pendenznotiz.
*Den Titel der Pendenz
*Den Typ der Pendenz: 
**'''"P"''' - die Pendenz stammt aus einem Protokoll 
**'''"A"''' - die Pendenz wurde automatisch aus einem Protokoll übernommen 
**'''"G"''' - die Pendenz wurde als Neues EinzelGeschäft erfasst. 
**'''"N"''' - die Pendenz wurde als PendenzNotiz erfasst. 
*Auszeichnungen (Stichworte, Personen, Firmen) für Typ P, A und G, Text für Typ N
*Eine Bemerkung für die Pendenzverwaltung. Diese wird nicht in ein Protokoll übernommen.
*Im Block rechts, erste Zeile: Das zuständige Ressort
*Im Block rechts, zweite Zeile: Das Fälligkeitsdatum
*Im Block rechts, dritte Zeile: Das Erledigt-Datum.

Die Liste "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]" dient zur Anzeige und für kleinere Änderungen der Pendenzdaten. Für grössere Änderungen dient das Fenster "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenz_im_Detail|Pendenz im Detail]]", das durch Klick auf ein anderes Feld als die Protokollnummer geöffnet wird.

Doppelklick auf die Protokollnummer öffnet das Protokoll und stellt die Schreibmarke dort auf die Titelzeile.

Mit Klick auf die Schaltflläche '''Pendenzliste''', erstellt isys-Protokollregister automatisch ein Word-Dokument mit der Pendenzliste in Tabellenform. So können Pendenzlisten sehr einfach versandt oder ausgedruckt werden.

Mit dem Schalter '''Archivieren''' werden durch Markierung des grauen Kästchens am rechten Rand ausgewählte Pendenzen ins Pendenz-Archiv überführt.

Eine markierte Pendenz kann mit der '''Delete / Löschen'''-Taste einfach und direkt gelöscht werden.

==== Alle Einzelgeschäfte ====

Diese Liste enthält alle zur Zeit verwalteten Einzelgeschäfte, die auch unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]" aufgeführt werden.

[[Datei:AlleEinzelgeschäfte.png|500px]]

Ein Einzelgeschäft kann durch Doppelklick geöffnet werden.

Mit einem Klick wird ein Einzelgeschäft markiert. Mit Shift oder Ctrl und Klick werden mehrere markiert.

Markierte Einzelgeschäfte werden mit dem Schalter '''Löschen''' gelöscht und aus der Verwaltung entfernt.

==== Aktuelle Pendenzen ====

Diese Liste hat denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]". Im Unterschied zu dieser enthält sie keine Pendenzen mit einem Erledigt-Datum. Auch in ihr kann durch Doppelklick das Fenster "Pendenz im Detail" aufgerufen werden. Mit dem Schalter Pendenzliste wird aus dem Datenbankbericht in ein Word-Dokument erstellt, das ausgedruckt und verschickt werden kann. Mit Archivieren werden ausgewählte Pendenzen ins Pendenz-Archiv überführt.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Pendenzen aller Gremien ====

Diese Liste hat ebenfalls denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]", zeigt aber zusätzlich auch die Pendenzen anderer Gremien an. Sie wird nur auf Wunsch installiert, da sie mit den Zugriffsberechtigungen auf die einzelnen Gremien abgestimmt werden muss.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Alle aktuellen Pendenzen und Akten ====

Diese Liste hat ebenfalls denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]", zeigt aber zusätzlich zu den aktuellen Pendenzen die Akten in isys-ProDOK an, die zur Bearbeitung vorgesehen sind. Sie wird nur auf im Zusammenhang mit isys-ProDOK installiert.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Pendenz im Detail ====
Dieses Fenster öffnet sich durch Doppelklick auf ein Feld einer bestimmten Pendenz in der Liste "Alle Pendenzen" oder "Aktuelle Pendenzen":

[[Datei:Pendenz_im_detail.png|700px]]

Es zeigt alle Informationen, die die Datenbank über die Pendenz hat. Es dient insbesondere zum Eintragen eines zuständigen Ressorts mit Fälligkeits- und ggf. Erledigt-Datum und zum Eintragen einer Bemerkung für die Pendenzverwaltung.

Mit dem Schalter '''Duplizieren''' wird eine Kopie dieser Pendenz angelegt, für die z.B. ein anderes Ressort mit eigener Fälligkeit eingetragen werden kann.

Mit dem Schalter '''Auftrag''' wird ein Deckblatt für die Auftragsübergabe an den/die BearbeiterIn erzeugt.

==== Neue Pendenznotiz ====
In einer Pendenznotiz wird ein Geschäft festgehalten, das nichts mit einem Protokoll zu tun hat und dennoch als Pendenz verwaltet werden soll. (Und wenn es denn später sein muss, kann auch eine Pendenznotiz in ein Protokoll übernommen werden, siehe unter 10.1.3).

Eine Pendenznotiz umfasst folgende Informationen:

[[Datei:pendenz_notiz.png|700px]]

*'''Titel''' Ähnlich wie ein Geschäftstitel z.B. "Organisation des Weihnachtsessens"
*'''Text''' Ein beschreibender Zusatz z.B. "Für 12 Personen im Sternen, möglichst am 15. oder 17.12.
*'''Bemerkung''' Für die Pendenzverwaltung z.B. "Der Termin darf nicht überschritten werden, sonst Meldung an das Sekretariat"
*'''Datum''' Datum der Pendenz. Das voreingestellte aktuelle Datum kann überschrieben werden.
*'''Ressort''' Die zur Erledigung der Pendenz zuständige Stelle oder Person. Diese kann über den Pfeil am rechten Feldrand aus der Liste der hinterlegten Ressorts ausgewählt werden. Es kann aber auch ein anderes eingetragen werden.
*''''Fällig am''' Das Datum, bis zu dem die Pendenz zu bearbeiten ist.
Mit dem Schalten Löschen werden die Einträge in diesem Fenster gelöscht, um Platz für andere zu machen.

Der Schalter '''Speichern''' speichert die Eingaben in einer neuen Pendenznotiz in der Datenbank. Eine Meldung bestätigt die erfolgreiche Speicherung.

==== Neues Einzelgeschäft ====

Ein Einzelgeschäft ist ein Geschäft, das für ein späteres Protokoll erfasst und als Pendenz verwaltet wird.
Das Kommando Neues Einzelgeschäft öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:NeuesEinzelgschäft.png]]

In diesem kann die Nummer des Protokolls angeben werden, für das dieses Geschäft vorgesehen ist. Sie kann später mit Dienste / Nummerierung geändert werden.
Mit dem Schalter '''Word starten''' wird Word gestartet und eine Vorlage für ein Einzelgeschäft geöffnet:
In dieser Vorlage wird ein neues Geschäft erfasst. Dabei stehen alle Kommandos zur Verfügung,
die auch bei der Erfassung eines Protokolls vorhanden sind, wie Aufruf des Registerplans, der Traktandenliste, Formatierung eines neuen Traktandums usw.
Das Geschäft wird wie in einem Protokoll mit Registerzeile, Traktandum und Text erfasst. Auch Stichwörter (Alt-S), Personen (Alt-P), Firmen (Alt-F) und Beträge (Alt-B) können bereits markiert werden.

Mit dem Kommando '''Speichern EG''' wird das neue Geschäft abgespeichert und als Pendenz in die Verwaltung übernommen. Zum Eintragen einer eventuell für weitere Arbeiten zuständigen Person oder Stelle öffnet sich das Fenster Ressort und Fälligkeit:

[[Datei:ressort&fälligkeit.png]]

Eingaben in diesem Fenster sind optional und nur erforderlich, wenn das Geschäft wirklich eine Pendenz darstellt.

Beim Speichern wird eine Pendenznummer an Stelle der späteren Geschäftsnummer eingetragen.

Die hier eingetragene Pendenznummer ergibt den Dateinamen, unter dem das Geschäft im Pendenzenordner abgespeichert wird. Das Geschäft mit der Pendenznummer 27 wird z.B. als Datei "27.doc" gespeichert.

Einzelgeschäfte können in den Pendenzlisten ("[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle Einzelgeschäfte|Alle Einzelgeschäfte]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]") mit Doppelklick auf den Pendenztitel wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Zum Einfügen der erstellten Einzelgeschäfte in das zugehörige Protokoll siehe unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzen_aufrufen_und_in_ein_Protokoll_übernehmen|Pendenzen aufrufen]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Einzelgeschäfte_einfügen|Alle Einzelgeschäfte einfügen]]".

==== Einzelgeschäfte ====

isys-Protokollregister kann mit mehreren Vorlagen für Einzelgeschäfte eingerichtet werden. Dann zeigt das Komando '''Einzelgeschäfte''' ein Fenster, in dem diese Vorlagen zur Auswahl angezeigt werden.

[[Datei:Einzelgeschäfte.jpg]]

Nach Auswahl einer Vorlage wird wie unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle#Neues_Einzelgesch.C3.A4ft|Neues Einzelgeschäft]]" fortgefahren.

==== Einzelgeschäft importieren ====

Man kann ein ausserhalb von isys-Protokollregister geschriebenes Word-Dokument als Einzelgeschäft verwalten.

Dazu dient das Kommando '''Einzelgeschäft importieren'''.

Es öffnet sich das normale Suchfenster für Dateien. Mit dessen Hilfe sucht man die zu importierende Datei, markiert sie und öffnet sie mit dem entsprechenden Schalter.

Die Datei zeigt die isys-Kommandos für ein Einzelgeschäft. Mit diesen ruft man eine passende Registerzeile auf und definiert einen Traktandumtitel, indem man eine vorhandene Überschrift oder eine neue Titelzeile als '''Neues Traktandum''' erklärt.

Mit '''Speichern EG''' speichert man das so entstandene neue Einzelgeschäft und übernimmt es in die Verwaltung.

==== Alte Einzelgeschäfte ====

Einzelgeschäfte, die in ein Protokoll übernommen werden, werden aus der Pendenzverwaltung entfernt. Ihr Inhalt wird allerdings nicht gelöscht, sondern als "Altes Einzelgeschäft" weiter gespeichert. Mit dem Kommando '''Altes Einzelgeschäft''' wird ein Fenster geöffnet, das die alten Einzelgeschäfte anzeigt.

[[Datei:AlteEinzelgeschäfte.jpg|400px]]

In ihm können alte Einzelgeschäfte einzeln durch Doppelklick aufgerufen und z.B. für ein neues Einzelgeschäft verändert und neu abgespeichert werden. Mit einem Klick wird ein altes Einzelgeschäft markiert und mit Ctrl-Klick mehrere.

Mit der Schaltfläche '''Löschen''' werden markierte gelöscht.

==== Sortierung der Pendenzlisten / der Pendenzübersicht ====

Die Pendenzlisten und die Pendenzübersicht werden nach diversen Kriterien sortiert. Mit dem Kommando '''Sortierung der Pendenzlisten''' bzw. '''Sortierung der Pendenzübersicht''' werden sie nach folgenden Kriterien neu sortiert:

*Fälligkeitsdatum
*Zuständigkeit/Ressort und Fälligkeitsdatum
*Protokoll- bzw. Erstellungsdatum
*Ressort und Protokolldatum
*Geschäfts-/Traktandentitel
*Ressort und Geschäftstitel
*Bemerkung
*Ressort und Bemerkung

Zur Erinnerung: die '''Pendenzlisten''' werden in isys-Protokollregister im Menü '''Pendenzen''' geöffnet. Sie können anschliessend in Word-Dokumente mit gleicher Sortierung umgewandelt werden. Die '''Pendenzübersicht''' entsteht in einem Protokoll ([[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzübersicht_einfügen|Pendenzübersicht einfügen]]).

==== Pendenz suchen ====

Mit diesem Kommando wird ein Suchfenster geöffnet, in dem wie in Abschnitt 7.1 "Geschäft suchen" Pendenzen nach verschiedenen Kriterien gesucht werden.

[[Datei:Pendenz_suchen.jpg]]

'''
Einige Beispiele:'''
*Gesucht werden alle Pendenzen mit einem Fälligkeitsdatum bis heute. Das sind die überfälligen!
*Alle Pendenzen, die in den nächsten zwei Monaten fällig werden (bis ... )
*Alle Pendenzen eines Ressorts
*Alle Pendenzen eines Ressorts, die in den nächsten vier Wochen fällig werden.
*Alle Pendenzen zu einem bestimmten Thema / Stichwort / Person / Firma
*Alle Pendenzen, die einem bestimmten Protokoll zugeordnet wurden
*usw., usw.

Mit dem Schalter '''Suchen''' werden die gefundenen Pendenzen in einer Liste "Gefundene Pendenzen" zusammengestellt. Diese Liste hat den gleichen Aufbau wie die oben beschriebene Liste "Alle Pendenzen".

==== Erledigte Pendenzen ====

Erledigte Pendenzen können im Fenster "Alle Pendenzen" oder in "Pendenz im Detail" mit einem Erledigt-Datum versehen werden. Sie bleiben so in der normalen Pendenzverwaltung sichtbar und können auch weiterhin in ein Protokoll übernommen werden. Sie werden lediglich in der Liste '''Aktuelle Pendenzen''' ausgeblendet.

Wenn man als Mahnung die aktuelle Pendenzliste verschickt, enthält diese nur die Pendenzen, die noch wirklich offen und nicht die, die erledigt sind.

Sollen Pendenzen nicht mehr in der normalen Pendenzverwaltung erscheinen, werden sie entweder archiviert oder gelöscht.

Um Pendenzen zu archivieren, gibt es zwei Möglichkeiten:

Pendenzen, die wieder in ein Protokoll übernommen werden, werden automatisch ins Pendenz-Archiv überführt. Sollte nach Behandlung des Geschäfts während der Sitzung eine weitere Bearbeitung nötig sein, wird das Geschäft wieder als neue Pendenz erfasst.

Es ist ebenfalls möglich, eine Pendenz direkt in den Listen "Alle Pendenzen" oder "Aktuelle Pendenzen" zu archivieren.

Ebenfalls in den obengenannten Listen können Pendenzen gelöscht werden. Dazu markiert man den zu löschenden Datensatz, in dem man in das graue Feld neben Datum, Pendenz- und Protokollnummer klickt. Mit der Delete-Taste wird der Datensatz (nach Rückfrage) aus der Pendenzverwaltung gelöscht.

==== Pendenz-Archiv ====

Im Pendenzarchiv werden Pendenzen gesammelt, die entweder in der Datenbank archiviert oder in ein Protokoll übernommen wurden.
Mit dem Kommando '''Pendenzen / Pendenz-Archiv''' öffnet sich ein Suchfenster, mit dem im Pendenzarchiv nach Pendenzen gesucht werden kann. Die Suche funktioniert genau wie bei den nicht archivierten Pendenzen . Auch hier können Pendenzlisten erstellt werden.

=== Pendenzen und Termine ===

Pendenzen können mit Terminen erweitert werden.

Dabei denkt man an folgende Anwendungen:

'''1. Terminverschiebungen '''

Man ordnet einer Pendenz neue Termine zu und hält darin den Grund für die jeweilige Verschiebung fest.

'''2. Realisierungsschritte'''

Einer Pendenz ordnet man Termine zu, in denen die Schritte festgehalten und terminiert werden, in denen die Pendenz realisiert werden soll.

Das Menü '''Pendenzen''' ist um das Kommando '''Alle Pendenzen mit Terminen''' erweitert:

[[Datei:Alle Pendenzen1.png|200px]]

Das Kommando '''Alle Pendenzen mit Terminen''' öffnet das Fenster (mit Beispielen) '''Pendenzen und Termine'''

[[Datei:PendenzenTermine.png|800px]]

Das Fenster zeigt zwei Pendenzen mit den Nummern 1 und 2.

Beiden sind Termine zugeordnet:

Die Pendenz Nummer 1 zeigt Termine mit Zwischenschritten, in denen das Geschäft realisiert werden soll.

Die Pendenz Nummer 2 zeigt einen Termin als Terminverschiebung für die Pendenz.

Das Fenster enthält einige Kommando-Schaltflächen:

''''Details'''' öffnet das Fenster '''Pendenz im Detail'''

[[Datei:Pendenz im Detail.png|800px]]

Es zeigt die Pendenz und im Bereich '''Zugeordnete Termine''' ihre Termine (in unserem Beispiel ein) im Detail.

Unter '''Fällig''' wird die Fälligkeit der Pendenz und eines Termins angezeigt. Unter '''Datum''' erscheint das Erstellungsdatum der Pendenz.

In diesem Fenster können die Pendenz und die Termine korrigiert und mit dem Schalter '''Aktualisieren''' abgespeichert werden.

Mit dem Schalter '''Löschen''' wird ein Termin oder die gesamte Pendenz mit ihren Terminen gelöscht.

Wenn der Pendenz noch keine Termine zugeordnet sind, ist der Bereich '''Zugeordnete Termine''' leer und kann mit Daten eines neuen Termins gefüllt werden.

Mit dem Schalter '''Aktualisieren''' wird der neue Termin gespeichert.

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' öffnet der Schalter '''neuer Termin''' ein Fenster, in dem ein neuer Termin zu der Pendenz erfasst wird:

[[Datei:Neuer Termin.png|400px]]

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' öffnet der Schalter '''Neuer Pendenz''' ein Fenster zum Erfassen einer neuen Pendenz:

[[Datei:Neue Pendenz.png|400px]]

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' wird mit dem Schalter '''Pendenzliste''' die Erstellung eines Word-Dokuments mit den aktuellen Pendenzen und Terminen aufgerufen:

[[Datei:Wordliste.png|1000px]]

Die erstellte Datei wird mit dem Namen '''PendTermine 18.01.19.docx''' (wenn sie am 18.1.2019 erstellt wurde) im Ordner '''Pendenzlisten''' abgespeichert.

[[Gremium|Weiter zu Gremium]] / [[Hauptseite#Einleitung|Zurück an den Anfang]]

Datei:Alle Pendenzen1.png

2026-07-14T20:39:57Z

Marion.knoth:

Pendenzenverwaltung und Geschäftskontrolle

2026-07-14T20:37:36Z

Marion.knoth: /* Pendenzen und Termine */

[[Hauptseite]]

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===Einleitung===
Pendenzen sind Geschäfte, die im Laufe der Zeit von einem zuständigen Ressort behandelt werden sollen. Sie stammen entweder aus einem Protokoll, weil sie in der Sitzung nicht abgeschlossen behandelt wurden, oder sie wurden erfasst, damit ihre Bearbeitung überwacht und sie später in ein Protokoll übernommen werden können. Daneben gibt es Pendenznotizen für Vorgänge, die zwar überwacht, aber vermutlich nie in ein Protokoll kommen werden.

Alle Pendenzen werden in der Pendenzliste in der Datenbank gesammelt. (Dies gilt genau genommen nur für Pendenznotizen. Von den eigentlichen Pendenzen wird in der Datenbank nur ein Verweis auf das Protokoll, aus dem sie stammen, oder auf die Datei, in der sie erfasst wurden, gehalten).

Pendenzen werden meist mit einem verantwortlichen Ressort und einem Fälligkeitstermin versehen. Eine Pendenz, deren Bearbeitung beendet wurde, kann mit einem Erledigt-Datum versehen werden. Dann wird sie in Zukunft in der Kontrolle entsprechend markiert und kann z.B. in einer Mahnliste ausgeblendet werden. Pendenzen können in der Datenbank gelöscht oder ins Pendenzarchiv verschoben werden.

Wird eine Pendenz in ein Protokoll übernommen, dann wird sie automatisch aus der Pendenzverwaltung entfernt und normalerweise ins Archiv übertragen.

===Entstehung von Pendenzen===

====Pendenz aus einem Protokoll====

Ein Geschäft in einem Protokoll kann der Pendenzverwaltung übergeben werden.

Dazu stellt man die Schreibmarke in die Titelzeile des Geschäfts und gibt das Kommando '''Pendenzen / Als Pendenz verwalten''':

[[Datei:AlsPendenz.png|600px]]

Es erscheint das folgende Fenster:

[[Datei:RessortFälligkeit.png|600px]]

Es zeigt den Geschäftstitel, der automatisch aus dem Protokoll übernommen wurde.

Die übrigen Felder werden manuell besetzt, wobei das zuständige Ressort aus der Liste der eingetragenen Ressorts ausgewählt wird.

Im Feld '''Bemerkung/Auftrag''' wird eingetragen, wie diese Pendenz bearbeitet werden soll. Dieser Text begleitet die Pendenz in der Datenbank und wird jeweils mit der Pendenz dargestellt und ggf. ausgedruckt.

Statt die Schreibmarke in die Titelzeile zu stellen, kann auch ein Textteil im Geschäft markiert werden. Der wird dann automatisch in das Feld Bemerkung/Auftrag übernommen.

Mit dem Schalter '''Abbruch''' wird das Fenster geschlossen und nichts getan.

Mit dem Schalter '''Auftrag''' wird ein Dokument erstellt, das dem zuständigen Ressort als Auftrag oder Erinnerung geschickt werden kann.

Der Schalter '''Übernehmen''' speichert die Pendenz in die Datenbank.

Mit einer Meldung wie der folgenden wird die erfolgreiche Übernahme als Pendenz bestätigt:

[[Datei:P153.png]]

==== Automatisch übernehmen ====
Will man das Protokoll vermehrt als Arbeitsinstrument nutzen und bei den einzelnen Geschäften festhalten, wer bis wann für die Bearbeitung zuständig ist, kann dies in den Voreinstellungen eingerichtet werden. Dann erhält jeder Geschäftstitel zwei Spalten, in denen die jeweils Zuständigen (Ressorts) mit Terminen eingetragen werden können:

[[Datei:information_der_anwohnerin.jpg]]

Mit dem Kommando '''Automatisch übernehmen''' werden dann alle Geschäfte, die mit Ressort und Termin versehen sind, in die Pendenzverwaltung übernommen. Es sind Pendenzen vom Typ A.

[[Datei:Pendenzautomatisch.jpg]]

====Als Einzelgeschäft====

Ein Einzelgeschäft ist ein Geschäft, das für ein späteres Protokoll erfasst und als Pendenz verwaltet wird.
Das Kommando '''Pendenzen / Neues Einzelgeschäft''' oder '''Protokoll / Neues Einzelgeschäft''' öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:NeuesEinzelgschäft.png|300px]]

In diesem kann die Nummer des Protokolls angeben werden, für das dieses Geschäft vorgesehen ist. Sie kann später mit Dienste / Nummerierung geändert werden.
Mit dem Schalter '''Word starten''' wird Word gestartet und eine Vorlage für ein Einzelgeschäft geöffnet:
In dieser Vorlage wird ein neues Geschäft erfasst. Dabei stehen alle Kommandos zur Verfügung,
die auch bei der Erfassung eines Protokolls vorhanden sind, wie Aufruf des Registerplans, der Traktandenliste, Formatierung eines neuen Traktandums usw.
Das Geschäft wird wie in einem Protokoll mit Registerzeile, Traktandum und Text erfasst. Auch Stichwörter (Alt-S), Personen (Alt-P), Firmen (Alt-F) und Beträge (Alt-B) können bereits markiert werden.

Mit dem Kommando '''Speichern EG''' wird das neue Geschäft abgespeichert und als Pendenz in die Verwaltung übernommen.

Es ist wichtig, dass das Kommando "Speichern EG" gegeben wird. Wenn dieses Kommando nicht in der Menüzeile erscheint, dann wurde vermutlich die Menüzeile "Prot" für ein Protokoll aufgerufen:

[[Datei:MenuProt.png]]

Mit dem Kommando '''Menü / Einzelgeschäft (EG:)''' wird die korrekte Menüzeile "EG" aufgerufen:

[[Datei:MenuEG.png]]

Zum Eintragen einer eventuell für weitere Arbeiten zuständigen Person oder Stelle öffnet sich das Fenster Ressort und Fälligkeit:

[[Datei:RessortundFaelligkeit.png|400px]]

Eingaben in diesem Fenster sind optional und nur erforderlich, wenn das Geschäft wirklich einem zuständigen Ressort zugeordnet werden soll.

Beim Speichern wird eine Pendenznummer an Stelle der späteren Geschäftsnummer eingetragen.

Die hier eingetragene Pendenznummer ergibt den Dateinamen, unter dem das Geschäft im Pendenzenordner abgespeichert wird. Das Geschäft mit der Pendenznummer 27 wird z.B. als Datei "27_ID87.docx" gespeichert. Während die Pendenznummer vom Anwender gesteuert werden kann (z.B. jährlich neu bei 1 beginnend), ist die vom Programm zugefügte ID-Nummer für alle Pendenzen eindeutig.

Einzelgeschäfte können in den Pendenzlisten ("[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle Einzelgeschäfte|Alle Einzelgeschäfte]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]") mit Doppelklick auf den Pendenztitel wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Zum Einfügen der erstellten Einzelgeschäfte in das zugehörige Protokoll siehe unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzen_aufrufen_und_in_ein_Protokoll_übernehmen|Pendenzen aufrufen]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Einzelgeschäfte_einfügen|Alle Einzelgeschäfte einfügen]]".

====Als Pendenz-Notiz====

In einer Pendenznotiz wird ein Geschäft festgehalten, das nichts mit einem Protokoll zu tun hat und dennoch als Pendenz verwaltet werden soll. (Und wenn es denn später sein muss, kann auch eine Pendenznotiz in ein Protokoll übernommen werden, siehe unter 10.1.3).

Das Kommando '''Protokoll / Neue Pendenz-Notiz''' öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:pendenz_notiz.png|700px]]

*'''Titel''' Ähnlich wie ein Geschäftstitel z.B. "Organisation des Weihnachtsessens"
*'''Text''' Ein beschreibender Zusatz z.B. "Für 12 Personen im Sternen, möglichst am 15. oder 17.12.
*'''Bemerkung''' Für die Pendenzverwaltung z.B. "Der Termin darf nicht überschritten werden, sonst Meldung an das Sekretariat"
*'''Datum''' Datum der Pendenz. Das voreingestellte aktuelle Datum kann überschrieben werden.
*'''Ressort''' Die zur Erledigung der Pendenz zuständige Stelle oder Person. Diese kann über den Pfeil am rechten Feldrand aus der Liste der hinterlegten Ressorts ausgewählt werden. Es kann aber auch ein anderes eingetragen werden.
*''''Fällig am''' Das Datum, bis zu dem die Pendenz zu bearbeiten ist.
Mit dem Schalten Löschen werden die Einträge in diesem Fenster gelöscht, um Platz für andere zu machen.

Der Schalter '''Speichern''' speichert die Eingaben in einer neuen Pendenznotiz in der Datenbank. Eine Meldung bestätigt die erfolgreiche Speicherung.

=== Aufruf im Protokoll ===

Pendenzen können auf verschiedene Weisen in ein Protokoll eingefügt werden, was besonders bei Einzelgeschäften, die vor dem Protokoll erfasst wurden, wichtig ist.

Dazu dient im Protokoll das Menü Pendenzen mit folgenden Kommandos:

[[Datei:Pendenzen.png]]

*'''Pendenzen aufrufen ''' Aufruf einer Liste mit allen Pendenzen. Aus dieser kann dann eine Pendenz in das Protokoll übernommen werden.
*'''Als Pendenz verwalten ''' Ein Thema des Protokolls wird als Pendenz in die Datenbank eingetragen.
*'''Automatisch übernehmen''' Ein Thema des Protokolls wird als Pendenz in die Datenbank eingetragen.
*'''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' Alle Einzelgeschäfte, die für das aktuelle Protokoll vorgesehen sind, werden automatisch eingefügt.
*'''Einzelgschäfte erweitern''' Einzelgeschäfte, von denen nur die Titelzeilen in ein Vorprotokoll eigefügt wurden, werden vervollständigt.
*'''Als Einzelgeschäft exportieren''' Ein Geschäft aus dem Protokoll als Einzelgeschäft exportieren.
*'''Pendenzübersicht einfügen''' Eine Übersicht über die aktuellen Pendenzen wird in das Protokoll eingefügt.

==== Pendenzen aufrufen und in ein Protokoll übernehmen ====
Mit diesem Kommando wird eine Liste aller Pendenzen aufgerufen:
Diese Liste enthält alle in der Datenbank befindlichen Pendenzen mit ihrer Nummer, ihrem Titel, dem Typ und dem zugeordneten Ressort.

Pendenzen vom Typ P stammen aus einem Protokoll, Typ A wurde automatisch aus einem Protokoll übernommen, Typ G ist ein neues Einzelgeschäft für ein Protokoll, und Typ N bezeichnet eine PendenzNotiz.

[[Datei:PendGeschaefte.png]]

Man kann die Pendenzliste gleich beim Aufruf gezielt durchsuchen. Dazu gibt man im Protokoll auf einer leeren Zeile einen Suchbegriff ein. Ruft man dann mit der Schreibmarke am Ende dieses Begriffs die Pendenzliste auf, so wird sie direkt nach diesem Begriff durchsucht, und die Schreibmarke steht in der Pendenzliste beim gefundenen Begriff.
Die Pendenzliste hat eine Kommandozeile mit folgenden Kommandos:

[[Datei:menuependenzen.jpg]]

*'''Weiter suchen''' Die Liste wird mit demselben Suchbegriff weiter durchsucht.
*'''Anzeigen''' Die durch die Schreibmarke bezeichnete Pendenz wird gezeigt. Dazu wird je nach Typ entweder das Protokoll eröffnet, in dem das Thema steht, oder es wird die Datei geöffnet, in der des Geschäft gespeichert ist, oder die Pendenznotiz wird in einer Tabelle dargestellt.
*'''Sortieren''' Die Liste wird nach ihren verschiedenen Spalten sortiert.
*'''Übernehmen''' Die durch die Schreibmarke gekennzeichnete Pendenz wird in das Protokoll übernommen. Dabei kann ausgewählt werden:
**'''Nur Pendenztitel:''' Nur die Titelzeile wird übernommen.
**'''Titel und Text:''' Thementitel und Text ohne Traktandenzeile
**'''Gesamtes Geschäft:''' Das Geschäft wird vollständig mit Traktandum, Thema (bzw. Registerzeile, Traktandum) und Text übernommen
Jede in ein Protokoll übernommene Pendenz (auch wenn nur ihr Titel übernommen wurde) wird automatisch aus der Verwaltung entfernt und bei entsprechender Voreinstellung ins Pendenzarchiv übertragen. Eine in ein Protokoll übernommene Pendenz ist eben keine Pendenz mehr. Soll sie weiter als Pendenz existieren, ist sie erneut aus dem Protokoll zur Verwaltung zu übergeben.
*'''Zurück''' Rücksprung in das Protokoll ohne weitere Aktionen.

Wird ein Einzelgeschäft (Pendenz vom Typ G) in ein Protokoll eingefügt, dann werden dessen Daten in das Archiv übertragen. Das Word-Dokument, das das Einzelgeschäft enthält, wird als Datei mit dem Namen seiner Pendenznummer wie "153.doc" in den Ordner '''Alte Einzelgeschäfte''' verschoben. Dort kann sie über das Kommando '''Pendenzen / Alte Einzelgeschäfte''' aufgerufen und eventuell neu verwendet werden.

====Alle Einzelgeschäfte einfügen====

Einzelgeschäfte können einzeln aus der Liste "Pendenzen und Geschäfte" übernommen werden. Alternativ können alle Einzelgeschäfte, die für das aktuelle Protokoll vorhanden sind, automatisch in das Protokoll eingefügt werden.

Mit dem Kommando '''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' öffnet sich ein Fenster mit zwei Wahlmöglichkeiten:

[[Datei:EGeinfuegen.png]]

Mit der ersten Alternative werden alle Einzelgeschäfte komplett in das Protokoll eingefügt.

Mit der zweiten Möglichkeit werden nur die Titel der Einzelgeschäfte in das Protokoll übernommen. Dadurch wird das Protokollnur wenig vergrössert, und man hat einen guten Überblick über die Reihenfolge der Geschäfte, die man jetzt auch schnell durch Umstellen der Titel verändern kann. Das so neu geordnete Protokoll wird abgespeichert, wobei die Traktanden und ggf. die Geschäfte korrekt nummeriert werden.

Man kann in dem Protokoll einzelne Einzelgeschäfte auch wieder löschen oder weitere hinzufügen. Die Nummerierung wird jeweils beim Speichern aktualisiert.

Aus dem so vervollständigten (Vor-)Protokoll erstellt man schliesslich die Einladung zur Sitzung, die die Traktanden wie im Protokoll enthält.

Man kann die Texte der mit ihren Titeln im Protokoll gesammelten Einzelgeschäfte unabhängig vom Protokoll weiter bearbeiten. Und wenn alle Einzelgeschäfte fertig sind, gibt man im wieder aufgerufenen Protokoll das Kommando '''Einzelgeschäfte erweitern'''. Dann werden die Einzelgeschäfte mit ihren Texten und Registerzeilen koplettiert und das endgültige Protokoll erstellt.

==== Geschäft exportieren ====
Ein Geschäft, das zur Sitzungsvorbereitung in ein Protokoll aufgenommen und dann doch nicht behandelt worden ist, kann für ein späteres Protokoll als Einzelgeschäft exportiert werden.

Man klickt in den Traktandentitel und gibt das Kommando '''Pendenzen / Exportieren'''. Es erscheint ein Fenster, in dem eingetragen werden kann, für welches zukünftige Protokoll das Einzelgeschäft verwaltet werden soll:

[[Datei:Pend exportieren.png|320 px]]

Genau wie bei der Erfassung eines neuen Einzelgeschäfts wird es als Pendenz verwaltet und mit dem Befehl '''Pendenzen / Pendenzen aufrufen''' oder '''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' ins spätere Protokoll aufgenommen.

==== Pendenzübersicht einfügen ====
Die aktuellen Pendenzen werden aus der Datenbank geholt und in eine Übersicht wie die folgende direkt bei der Schreibmarke in das Protokoll eingefügt.

[[Datei:Nr_Dat_prot.png]]

Die Sortierung der Pendenzübersicht und aller Pendenzlisten kann in der Datenbank unter '''Pendenzen / Sortierung der Pendenzübersicht''' eingestellt werden.

=== Pendenzen in der Datenbank ===

In der Datenbank (Fenster "Protokollregister") werden Pendenzen über das Menü "Pendenzen" verwaltet.

[[Datei:PendenzMenü.png]]

Es enthält folgende Kommandos:
*'''Alle Pendenzen''' Aufruf einer Datenbankliste mit allen in der Datenbank verwalteten Pendenzen.
*'''Aktuelle Pendenzen''' Aufruf einer ähnlichen Liste, in der jedoch Pendenzen mit einem Erledigt-Datum nicht angezeigt werden.
*'''Pendenzen aller Gremien''' Aufruf einer ähnlichen Liste, in der jedoch die Pendenzen aller Gremien anzeigt.
*'''Neue Pendenznotiz''' Aufruf eines Fensters zur Eingabe einer Pendenznotiz.
*'''Neues Einzelgeschäft''' Aufruf eines Fensters zum Erfassen eines neuen Einzelgeschäfts.
*'''Einzelgeschäfte''' Aufruf eines Fensters zur Auswahl verschiedener Vorlagen für Einzelgeschäfte.
*'''Einzelgeschäft importieren''' Übernahme eines beliebigen Dokuments als Einzelgeschäft.
*'''Alte Einzelgeschäfte''' Aufruf eines Fensters mit alten Einzelgeschäften.
*'''Sortierung der Pendenzlisten''' Sortierung der Pendenzen zur Ausgabe als Word-Dokument
*'''Sortierung der Pendenzübersicht''' Sortierung der Pendenzen zur Ausgabe in ein Protokoll.
*'''Suchen''' Suchfenster zum Suchen nach speziellen Pendenzen in der Datenbank mit der Möglichkeit, diese in einer Sammlung zusammenzustellen.
*'''Pendenz-Archiv''' Suchfenster zum Suchen nach Pendenzen im Pendenz-Archiv.

==== Alle Pendenzen ====
Es wird die Datenbankliste mit allen Pendenzen aufgerufen:

[[Datei:alle_pendenzen.png|700px]]

Diese Liste zeigt über jede Pendenz folgende Informationen:

*Im Block links, erste Zeile: Die Pendenznummer
*Im Block links, zweite Zeile, erstes Feld: Protokollnummer, wenn die Pendenz aus einem Protokoll stammt oder für ein Protokoll bestimmt ist.
*Im Block links, dritte Zeile: Datum des Protokolls, aus dem sie stammt, oder Datum des Einzelgeschäfts bzw. der Pendenznotiz.
*Den Titel der Pendenz
*Den Typ der Pendenz: 
**'''"P"''' - die Pendenz stammt aus einem Protokoll 
**'''"A"''' - die Pendenz wurde automatisch aus einem Protokoll übernommen 
**'''"G"''' - die Pendenz wurde als Neues EinzelGeschäft erfasst. 
**'''"N"''' - die Pendenz wurde als PendenzNotiz erfasst. 
*Auszeichnungen (Stichworte, Personen, Firmen) für Typ P, A und G, Text für Typ N
*Eine Bemerkung für die Pendenzverwaltung. Diese wird nicht in ein Protokoll übernommen.
*Im Block rechts, erste Zeile: Das zuständige Ressort
*Im Block rechts, zweite Zeile: Das Fälligkeitsdatum
*Im Block rechts, dritte Zeile: Das Erledigt-Datum.

Die Liste "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]" dient zur Anzeige und für kleinere Änderungen der Pendenzdaten. Für grössere Änderungen dient das Fenster "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenz_im_Detail|Pendenz im Detail]]", das durch Klick auf ein anderes Feld als die Protokollnummer geöffnet wird.

Doppelklick auf die Protokollnummer öffnet das Protokoll und stellt die Schreibmarke dort auf die Titelzeile.

Mit Klick auf die Schaltflläche '''Pendenzliste''', erstellt isys-Protokollregister automatisch ein Word-Dokument mit der Pendenzliste in Tabellenform. So können Pendenzlisten sehr einfach versandt oder ausgedruckt werden.

Mit dem Schalter '''Archivieren''' werden durch Markierung des grauen Kästchens am rechten Rand ausgewählte Pendenzen ins Pendenz-Archiv überführt.

Eine markierte Pendenz kann mit der '''Delete / Löschen'''-Taste einfach und direkt gelöscht werden.

==== Alle Einzelgeschäfte ====

Diese Liste enthält alle zur Zeit verwalteten Einzelgeschäfte, die auch unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]" aufgeführt werden.

[[Datei:AlleEinzelgeschäfte.png|500px]]

Ein Einzelgeschäft kann durch Doppelklick geöffnet werden.

Mit einem Klick wird ein Einzelgeschäft markiert. Mit Shift oder Ctrl und Klick werden mehrere markiert.

Markierte Einzelgeschäfte werden mit dem Schalter '''Löschen''' gelöscht und aus der Verwaltung entfernt.

==== Aktuelle Pendenzen ====

Diese Liste hat denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]". Im Unterschied zu dieser enthält sie keine Pendenzen mit einem Erledigt-Datum. Auch in ihr kann durch Doppelklick das Fenster "Pendenz im Detail" aufgerufen werden. Mit dem Schalter Pendenzliste wird aus dem Datenbankbericht in ein Word-Dokument erstellt, das ausgedruckt und verschickt werden kann. Mit Archivieren werden ausgewählte Pendenzen ins Pendenz-Archiv überführt.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Pendenzen aller Gremien ====

Diese Liste hat ebenfalls denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]", zeigt aber zusätzlich auch die Pendenzen anderer Gremien an. Sie wird nur auf Wunsch installiert, da sie mit den Zugriffsberechtigungen auf die einzelnen Gremien abgestimmt werden muss.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Alle aktuellen Pendenzen und Akten ====

Diese Liste hat ebenfalls denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]", zeigt aber zusätzlich zu den aktuellen Pendenzen die Akten in isys-ProDOK an, die zur Bearbeitung vorgesehen sind. Sie wird nur auf im Zusammenhang mit isys-ProDOK installiert.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Pendenz im Detail ====
Dieses Fenster öffnet sich durch Doppelklick auf ein Feld einer bestimmten Pendenz in der Liste "Alle Pendenzen" oder "Aktuelle Pendenzen":

[[Datei:Pendenz_im_detail.png|700px]]

Es zeigt alle Informationen, die die Datenbank über die Pendenz hat. Es dient insbesondere zum Eintragen eines zuständigen Ressorts mit Fälligkeits- und ggf. Erledigt-Datum und zum Eintragen einer Bemerkung für die Pendenzverwaltung.

Mit dem Schalter '''Duplizieren''' wird eine Kopie dieser Pendenz angelegt, für die z.B. ein anderes Ressort mit eigener Fälligkeit eingetragen werden kann.

Mit dem Schalter '''Auftrag''' wird ein Deckblatt für die Auftragsübergabe an den/die BearbeiterIn erzeugt.

==== Neue Pendenznotiz ====
In einer Pendenznotiz wird ein Geschäft festgehalten, das nichts mit einem Protokoll zu tun hat und dennoch als Pendenz verwaltet werden soll. (Und wenn es denn später sein muss, kann auch eine Pendenznotiz in ein Protokoll übernommen werden, siehe unter 10.1.3).

Eine Pendenznotiz umfasst folgende Informationen:

[[Datei:pendenz_notiz.png|700px]]

*'''Titel''' Ähnlich wie ein Geschäftstitel z.B. "Organisation des Weihnachtsessens"
*'''Text''' Ein beschreibender Zusatz z.B. "Für 12 Personen im Sternen, möglichst am 15. oder 17.12.
*'''Bemerkung''' Für die Pendenzverwaltung z.B. "Der Termin darf nicht überschritten werden, sonst Meldung an das Sekretariat"
*'''Datum''' Datum der Pendenz. Das voreingestellte aktuelle Datum kann überschrieben werden.
*'''Ressort''' Die zur Erledigung der Pendenz zuständige Stelle oder Person. Diese kann über den Pfeil am rechten Feldrand aus der Liste der hinterlegten Ressorts ausgewählt werden. Es kann aber auch ein anderes eingetragen werden.
*''''Fällig am''' Das Datum, bis zu dem die Pendenz zu bearbeiten ist.
Mit dem Schalten Löschen werden die Einträge in diesem Fenster gelöscht, um Platz für andere zu machen.

Der Schalter '''Speichern''' speichert die Eingaben in einer neuen Pendenznotiz in der Datenbank. Eine Meldung bestätigt die erfolgreiche Speicherung.

==== Neues Einzelgeschäft ====

Ein Einzelgeschäft ist ein Geschäft, das für ein späteres Protokoll erfasst und als Pendenz verwaltet wird.
Das Kommando Neues Einzelgeschäft öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:NeuesEinzelgschäft.png]]

In diesem kann die Nummer des Protokolls angeben werden, für das dieses Geschäft vorgesehen ist. Sie kann später mit Dienste / Nummerierung geändert werden.
Mit dem Schalter '''Word starten''' wird Word gestartet und eine Vorlage für ein Einzelgeschäft geöffnet:
In dieser Vorlage wird ein neues Geschäft erfasst. Dabei stehen alle Kommandos zur Verfügung,
die auch bei der Erfassung eines Protokolls vorhanden sind, wie Aufruf des Registerplans, der Traktandenliste, Formatierung eines neuen Traktandums usw.
Das Geschäft wird wie in einem Protokoll mit Registerzeile, Traktandum und Text erfasst. Auch Stichwörter (Alt-S), Personen (Alt-P), Firmen (Alt-F) und Beträge (Alt-B) können bereits markiert werden.

Mit dem Kommando '''Speichern EG''' wird das neue Geschäft abgespeichert und als Pendenz in die Verwaltung übernommen. Zum Eintragen einer eventuell für weitere Arbeiten zuständigen Person oder Stelle öffnet sich das Fenster Ressort und Fälligkeit:

[[Datei:ressort&fälligkeit.png]]

Eingaben in diesem Fenster sind optional und nur erforderlich, wenn das Geschäft wirklich eine Pendenz darstellt.

Beim Speichern wird eine Pendenznummer an Stelle der späteren Geschäftsnummer eingetragen.

Die hier eingetragene Pendenznummer ergibt den Dateinamen, unter dem das Geschäft im Pendenzenordner abgespeichert wird. Das Geschäft mit der Pendenznummer 27 wird z.B. als Datei "27.doc" gespeichert.

Einzelgeschäfte können in den Pendenzlisten ("[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle Einzelgeschäfte|Alle Einzelgeschäfte]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]") mit Doppelklick auf den Pendenztitel wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Zum Einfügen der erstellten Einzelgeschäfte in das zugehörige Protokoll siehe unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzen_aufrufen_und_in_ein_Protokoll_übernehmen|Pendenzen aufrufen]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Einzelgeschäfte_einfügen|Alle Einzelgeschäfte einfügen]]".

==== Einzelgeschäfte ====

isys-Protokollregister kann mit mehreren Vorlagen für Einzelgeschäfte eingerichtet werden. Dann zeigt das Komando '''Einzelgeschäfte''' ein Fenster, in dem diese Vorlagen zur Auswahl angezeigt werden.

[[Datei:Einzelgeschäfte.jpg]]

Nach Auswahl einer Vorlage wird wie unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle#Neues_Einzelgesch.C3.A4ft|Neues Einzelgeschäft]]" fortgefahren.

==== Einzelgeschäft importieren ====

Man kann ein ausserhalb von isys-Protokollregister geschriebenes Word-Dokument als Einzelgeschäft verwalten.

Dazu dient das Kommando '''Einzelgeschäft importieren'''.

Es öffnet sich das normale Suchfenster für Dateien. Mit dessen Hilfe sucht man die zu importierende Datei, markiert sie und öffnet sie mit dem entsprechenden Schalter.

Die Datei zeigt die isys-Kommandos für ein Einzelgeschäft. Mit diesen ruft man eine passende Registerzeile auf und definiert einen Traktandumtitel, indem man eine vorhandene Überschrift oder eine neue Titelzeile als '''Neues Traktandum''' erklärt.

Mit '''Speichern EG''' speichert man das so entstandene neue Einzelgeschäft und übernimmt es in die Verwaltung.

==== Alte Einzelgeschäfte ====

Einzelgeschäfte, die in ein Protokoll übernommen werden, werden aus der Pendenzverwaltung entfernt. Ihr Inhalt wird allerdings nicht gelöscht, sondern als "Altes Einzelgeschäft" weiter gespeichert. Mit dem Kommando '''Altes Einzelgeschäft''' wird ein Fenster geöffnet, das die alten Einzelgeschäfte anzeigt.

[[Datei:AlteEinzelgeschäfte.jpg|400px]]

In ihm können alte Einzelgeschäfte einzeln durch Doppelklick aufgerufen und z.B. für ein neues Einzelgeschäft verändert und neu abgespeichert werden. Mit einem Klick wird ein altes Einzelgeschäft markiert und mit Ctrl-Klick mehrere.

Mit der Schaltfläche '''Löschen''' werden markierte gelöscht.

==== Sortierung der Pendenzlisten / der Pendenzübersicht ====

Die Pendenzlisten und die Pendenzübersicht werden nach diversen Kriterien sortiert. Mit dem Kommando '''Sortierung der Pendenzlisten''' bzw. '''Sortierung der Pendenzübersicht''' werden sie nach folgenden Kriterien neu sortiert:

*Fälligkeitsdatum
*Zuständigkeit/Ressort und Fälligkeitsdatum
*Protokoll- bzw. Erstellungsdatum
*Ressort und Protokolldatum
*Geschäfts-/Traktandentitel
*Ressort und Geschäftstitel
*Bemerkung
*Ressort und Bemerkung

Zur Erinnerung: die '''Pendenzlisten''' werden in isys-Protokollregister im Menü '''Pendenzen''' geöffnet. Sie können anschliessend in Word-Dokumente mit gleicher Sortierung umgewandelt werden. Die '''Pendenzübersicht''' entsteht in einem Protokoll ([[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzübersicht_einfügen|Pendenzübersicht einfügen]]).

==== Pendenz suchen ====

Mit diesem Kommando wird ein Suchfenster geöffnet, in dem wie in Abschnitt 7.1 "Geschäft suchen" Pendenzen nach verschiedenen Kriterien gesucht werden.

[[Datei:Pendenz_suchen.jpg]]

'''
Einige Beispiele:'''
*Gesucht werden alle Pendenzen mit einem Fälligkeitsdatum bis heute. Das sind die überfälligen!
*Alle Pendenzen, die in den nächsten zwei Monaten fällig werden (bis ... )
*Alle Pendenzen eines Ressorts
*Alle Pendenzen eines Ressorts, die in den nächsten vier Wochen fällig werden.
*Alle Pendenzen zu einem bestimmten Thema / Stichwort / Person / Firma
*Alle Pendenzen, die einem bestimmten Protokoll zugeordnet wurden
*usw., usw.

Mit dem Schalter '''Suchen''' werden die gefundenen Pendenzen in einer Liste "Gefundene Pendenzen" zusammengestellt. Diese Liste hat den gleichen Aufbau wie die oben beschriebene Liste "Alle Pendenzen".

==== Erledigte Pendenzen ====

Erledigte Pendenzen können im Fenster "Alle Pendenzen" oder in "Pendenz im Detail" mit einem Erledigt-Datum versehen werden. Sie bleiben so in der normalen Pendenzverwaltung sichtbar und können auch weiterhin in ein Protokoll übernommen werden. Sie werden lediglich in der Liste '''Aktuelle Pendenzen''' ausgeblendet.

Wenn man als Mahnung die aktuelle Pendenzliste verschickt, enthält diese nur die Pendenzen, die noch wirklich offen und nicht die, die erledigt sind.

Sollen Pendenzen nicht mehr in der normalen Pendenzverwaltung erscheinen, werden sie entweder archiviert oder gelöscht.

Um Pendenzen zu archivieren, gibt es zwei Möglichkeiten:

Pendenzen, die wieder in ein Protokoll übernommen werden, werden automatisch ins Pendenz-Archiv überführt. Sollte nach Behandlung des Geschäfts während der Sitzung eine weitere Bearbeitung nötig sein, wird das Geschäft wieder als neue Pendenz erfasst.

Es ist ebenfalls möglich, eine Pendenz direkt in den Listen "Alle Pendenzen" oder "Aktuelle Pendenzen" zu archivieren.

Ebenfalls in den obengenannten Listen können Pendenzen gelöscht werden. Dazu markiert man den zu löschenden Datensatz, in dem man in das graue Feld neben Datum, Pendenz- und Protokollnummer klickt. Mit der Delete-Taste wird der Datensatz (nach Rückfrage) aus der Pendenzverwaltung gelöscht.

==== Pendenz-Archiv ====

Im Pendenzarchiv werden Pendenzen gesammelt, die entweder in der Datenbank archiviert oder in ein Protokoll übernommen wurden.
Mit dem Kommando '''Pendenzen / Pendenz-Archiv''' öffnet sich ein Suchfenster, mit dem im Pendenzarchiv nach Pendenzen gesucht werden kann. Die Suche funktioniert genau wie bei den nicht archivierten Pendenzen . Auch hier können Pendenzlisten erstellt werden.

=== Pendenzen und Termine ===

Pendenzen können mit Terminen erweitert werden.

Dabei denkt man an folgende Anwendungen:

'''1. Terminverschiebungen '''

Man ordnet einer Pendenz neue Termine zu und hält darin den Grund für die jeweilige Verschiebung fest.

'''2. Realisierungsschritte'''

Einer Pendenz ordnet man Termine zu, in denen die Schritte festgehalten und terminiert werden, in denen die Pendenz realisiert werden soll.

Das Menü '''Pendenzen''' ist um das Kommando '''Alle Pendenzen mit Terminen''' erweitert:

[[Datei:Alle Pendenzen.png|200px]]

Das Kommando '''Alle Pendenzen mit Terminen''' öffnet das Fenster (mit Beispielen) '''Pendenzen und Termine'''

[[Datei:PendenzenTermine.png|800px]]

Das Fenster zeigt zwei Pendenzen mit den Nummern 1 und 2.

Beiden sind Termine zugeordnet:

Die Pendenz Nummer 1 zeigt Termine mit Zwischenschritten, in denen das Geschäft realisiert werden soll.

Die Pendenz Nummer 2 zeigt einen Termin als Terminverschiebung für die Pendenz.

Das Fenster enthält einige Kommando-Schaltflächen:

''''Details'''' öffnet das Fenster '''Pendenz im Detail'''

[[Datei:Pendenz im Detail.png|800px]]

Es zeigt die Pendenz und im Bereich '''Zugeordnete Termine''' ihre Termine (in unserem Beispiel ein) im Detail.

Unter '''Fällig''' wird die Fälligkeit der Pendenz und eines Termins angezeigt. Unter '''Datum''' erscheint das Erstellungsdatum der Pendenz.

In diesem Fenster können die Pendenz und die Termine korrigiert und mit dem Schalter '''Aktualisieren''' abgespeichert werden.

Mit dem Schalter '''Löschen''' wird ein Termin oder die gesamte Pendenz mit ihren Terminen gelöscht.

Wenn der Pendenz noch keine Termine zugeordnet sind, ist der Bereich '''Zugeordnete Termine''' leer und kann mit Daten eines neuen Termins gefüllt werden.

Mit dem Schalter '''Aktualisieren''' wird der neue Termin gespeichert.

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' öffnet der Schalter '''neuer Termin''' ein Fenster, in dem ein neuer Termin zu der Pendenz erfasst wird:

[[Datei:Neuer Termin.png|400px]]

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' öffnet der Schalter '''Neuer Pendenz''' ein Fenster zum Erfassen einer neuen Pendenz:

[[Datei:Neue Pendenz.png|400px]]

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' wird mit dem Schalter '''Pendenzliste''' die Erstellung eines Word-Dokuments mit den aktuellen Pendenzen und Terminen aufgerufen:

[[Datei:Wordliste.png|1000px]]

Die erstellte Datei wird mit dem Namen '''PendTermine 18.01.19.docx''' (wenn sie am 18.1.2019 erstellt wurde) im Ordner '''Pendenzlisten''' abgespeichert.

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Pendenzenverwaltung und Geschäftskontrolle

2026-07-14T20:35:34Z

Marion.knoth: /* Pendenzen und Termine */

[[Hauptseite]]

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===Einleitung===
Pendenzen sind Geschäfte, die im Laufe der Zeit von einem zuständigen Ressort behandelt werden sollen. Sie stammen entweder aus einem Protokoll, weil sie in der Sitzung nicht abgeschlossen behandelt wurden, oder sie wurden erfasst, damit ihre Bearbeitung überwacht und sie später in ein Protokoll übernommen werden können. Daneben gibt es Pendenznotizen für Vorgänge, die zwar überwacht, aber vermutlich nie in ein Protokoll kommen werden.

Alle Pendenzen werden in der Pendenzliste in der Datenbank gesammelt. (Dies gilt genau genommen nur für Pendenznotizen. Von den eigentlichen Pendenzen wird in der Datenbank nur ein Verweis auf das Protokoll, aus dem sie stammen, oder auf die Datei, in der sie erfasst wurden, gehalten).

Pendenzen werden meist mit einem verantwortlichen Ressort und einem Fälligkeitstermin versehen. Eine Pendenz, deren Bearbeitung beendet wurde, kann mit einem Erledigt-Datum versehen werden. Dann wird sie in Zukunft in der Kontrolle entsprechend markiert und kann z.B. in einer Mahnliste ausgeblendet werden. Pendenzen können in der Datenbank gelöscht oder ins Pendenzarchiv verschoben werden.

Wird eine Pendenz in ein Protokoll übernommen, dann wird sie automatisch aus der Pendenzverwaltung entfernt und normalerweise ins Archiv übertragen.

===Entstehung von Pendenzen===

====Pendenz aus einem Protokoll====

Ein Geschäft in einem Protokoll kann der Pendenzverwaltung übergeben werden.

Dazu stellt man die Schreibmarke in die Titelzeile des Geschäfts und gibt das Kommando '''Pendenzen / Als Pendenz verwalten''':

[[Datei:AlsPendenz.png|600px]]

Es erscheint das folgende Fenster:

[[Datei:RessortFälligkeit.png|600px]]

Es zeigt den Geschäftstitel, der automatisch aus dem Protokoll übernommen wurde.

Die übrigen Felder werden manuell besetzt, wobei das zuständige Ressort aus der Liste der eingetragenen Ressorts ausgewählt wird.

Im Feld '''Bemerkung/Auftrag''' wird eingetragen, wie diese Pendenz bearbeitet werden soll. Dieser Text begleitet die Pendenz in der Datenbank und wird jeweils mit der Pendenz dargestellt und ggf. ausgedruckt.

Statt die Schreibmarke in die Titelzeile zu stellen, kann auch ein Textteil im Geschäft markiert werden. Der wird dann automatisch in das Feld Bemerkung/Auftrag übernommen.

Mit dem Schalter '''Abbruch''' wird das Fenster geschlossen und nichts getan.

Mit dem Schalter '''Auftrag''' wird ein Dokument erstellt, das dem zuständigen Ressort als Auftrag oder Erinnerung geschickt werden kann.

Der Schalter '''Übernehmen''' speichert die Pendenz in die Datenbank.

Mit einer Meldung wie der folgenden wird die erfolgreiche Übernahme als Pendenz bestätigt:

[[Datei:P153.png]]

==== Automatisch übernehmen ====
Will man das Protokoll vermehrt als Arbeitsinstrument nutzen und bei den einzelnen Geschäften festhalten, wer bis wann für die Bearbeitung zuständig ist, kann dies in den Voreinstellungen eingerichtet werden. Dann erhält jeder Geschäftstitel zwei Spalten, in denen die jeweils Zuständigen (Ressorts) mit Terminen eingetragen werden können:

[[Datei:information_der_anwohnerin.jpg]]

Mit dem Kommando '''Automatisch übernehmen''' werden dann alle Geschäfte, die mit Ressort und Termin versehen sind, in die Pendenzverwaltung übernommen. Es sind Pendenzen vom Typ A.

[[Datei:Pendenzautomatisch.jpg]]

====Als Einzelgeschäft====

Ein Einzelgeschäft ist ein Geschäft, das für ein späteres Protokoll erfasst und als Pendenz verwaltet wird.
Das Kommando '''Pendenzen / Neues Einzelgeschäft''' oder '''Protokoll / Neues Einzelgeschäft''' öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:NeuesEinzelgschäft.png|300px]]

In diesem kann die Nummer des Protokolls angeben werden, für das dieses Geschäft vorgesehen ist. Sie kann später mit Dienste / Nummerierung geändert werden.
Mit dem Schalter '''Word starten''' wird Word gestartet und eine Vorlage für ein Einzelgeschäft geöffnet:
In dieser Vorlage wird ein neues Geschäft erfasst. Dabei stehen alle Kommandos zur Verfügung,
die auch bei der Erfassung eines Protokolls vorhanden sind, wie Aufruf des Registerplans, der Traktandenliste, Formatierung eines neuen Traktandums usw.
Das Geschäft wird wie in einem Protokoll mit Registerzeile, Traktandum und Text erfasst. Auch Stichwörter (Alt-S), Personen (Alt-P), Firmen (Alt-F) und Beträge (Alt-B) können bereits markiert werden.

Mit dem Kommando '''Speichern EG''' wird das neue Geschäft abgespeichert und als Pendenz in die Verwaltung übernommen.

Es ist wichtig, dass das Kommando "Speichern EG" gegeben wird. Wenn dieses Kommando nicht in der Menüzeile erscheint, dann wurde vermutlich die Menüzeile "Prot" für ein Protokoll aufgerufen:

[[Datei:MenuProt.png]]

Mit dem Kommando '''Menü / Einzelgeschäft (EG:)''' wird die korrekte Menüzeile "EG" aufgerufen:

[[Datei:MenuEG.png]]

Zum Eintragen einer eventuell für weitere Arbeiten zuständigen Person oder Stelle öffnet sich das Fenster Ressort und Fälligkeit:

[[Datei:RessortundFaelligkeit.png|400px]]

Eingaben in diesem Fenster sind optional und nur erforderlich, wenn das Geschäft wirklich einem zuständigen Ressort zugeordnet werden soll.

Beim Speichern wird eine Pendenznummer an Stelle der späteren Geschäftsnummer eingetragen.

Die hier eingetragene Pendenznummer ergibt den Dateinamen, unter dem das Geschäft im Pendenzenordner abgespeichert wird. Das Geschäft mit der Pendenznummer 27 wird z.B. als Datei "27_ID87.docx" gespeichert. Während die Pendenznummer vom Anwender gesteuert werden kann (z.B. jährlich neu bei 1 beginnend), ist die vom Programm zugefügte ID-Nummer für alle Pendenzen eindeutig.

Einzelgeschäfte können in den Pendenzlisten ("[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle Einzelgeschäfte|Alle Einzelgeschäfte]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]") mit Doppelklick auf den Pendenztitel wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Zum Einfügen der erstellten Einzelgeschäfte in das zugehörige Protokoll siehe unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzen_aufrufen_und_in_ein_Protokoll_übernehmen|Pendenzen aufrufen]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Einzelgeschäfte_einfügen|Alle Einzelgeschäfte einfügen]]".

====Als Pendenz-Notiz====

In einer Pendenznotiz wird ein Geschäft festgehalten, das nichts mit einem Protokoll zu tun hat und dennoch als Pendenz verwaltet werden soll. (Und wenn es denn später sein muss, kann auch eine Pendenznotiz in ein Protokoll übernommen werden, siehe unter 10.1.3).

Das Kommando '''Protokoll / Neue Pendenz-Notiz''' öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:pendenz_notiz.png|700px]]

*'''Titel''' Ähnlich wie ein Geschäftstitel z.B. "Organisation des Weihnachtsessens"
*'''Text''' Ein beschreibender Zusatz z.B. "Für 12 Personen im Sternen, möglichst am 15. oder 17.12.
*'''Bemerkung''' Für die Pendenzverwaltung z.B. "Der Termin darf nicht überschritten werden, sonst Meldung an das Sekretariat"
*'''Datum''' Datum der Pendenz. Das voreingestellte aktuelle Datum kann überschrieben werden.
*'''Ressort''' Die zur Erledigung der Pendenz zuständige Stelle oder Person. Diese kann über den Pfeil am rechten Feldrand aus der Liste der hinterlegten Ressorts ausgewählt werden. Es kann aber auch ein anderes eingetragen werden.
*''''Fällig am''' Das Datum, bis zu dem die Pendenz zu bearbeiten ist.
Mit dem Schalten Löschen werden die Einträge in diesem Fenster gelöscht, um Platz für andere zu machen.

Der Schalter '''Speichern''' speichert die Eingaben in einer neuen Pendenznotiz in der Datenbank. Eine Meldung bestätigt die erfolgreiche Speicherung.

=== Aufruf im Protokoll ===

Pendenzen können auf verschiedene Weisen in ein Protokoll eingefügt werden, was besonders bei Einzelgeschäften, die vor dem Protokoll erfasst wurden, wichtig ist.

Dazu dient im Protokoll das Menü Pendenzen mit folgenden Kommandos:

[[Datei:Pendenzen.png]]

*'''Pendenzen aufrufen ''' Aufruf einer Liste mit allen Pendenzen. Aus dieser kann dann eine Pendenz in das Protokoll übernommen werden.
*'''Als Pendenz verwalten ''' Ein Thema des Protokolls wird als Pendenz in die Datenbank eingetragen.
*'''Automatisch übernehmen''' Ein Thema des Protokolls wird als Pendenz in die Datenbank eingetragen.
*'''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' Alle Einzelgeschäfte, die für das aktuelle Protokoll vorgesehen sind, werden automatisch eingefügt.
*'''Einzelgschäfte erweitern''' Einzelgeschäfte, von denen nur die Titelzeilen in ein Vorprotokoll eigefügt wurden, werden vervollständigt.
*'''Als Einzelgeschäft exportieren''' Ein Geschäft aus dem Protokoll als Einzelgeschäft exportieren.
*'''Pendenzübersicht einfügen''' Eine Übersicht über die aktuellen Pendenzen wird in das Protokoll eingefügt.

==== Pendenzen aufrufen und in ein Protokoll übernehmen ====
Mit diesem Kommando wird eine Liste aller Pendenzen aufgerufen:
Diese Liste enthält alle in der Datenbank befindlichen Pendenzen mit ihrer Nummer, ihrem Titel, dem Typ und dem zugeordneten Ressort.

Pendenzen vom Typ P stammen aus einem Protokoll, Typ A wurde automatisch aus einem Protokoll übernommen, Typ G ist ein neues Einzelgeschäft für ein Protokoll, und Typ N bezeichnet eine PendenzNotiz.

[[Datei:PendGeschaefte.png]]

Man kann die Pendenzliste gleich beim Aufruf gezielt durchsuchen. Dazu gibt man im Protokoll auf einer leeren Zeile einen Suchbegriff ein. Ruft man dann mit der Schreibmarke am Ende dieses Begriffs die Pendenzliste auf, so wird sie direkt nach diesem Begriff durchsucht, und die Schreibmarke steht in der Pendenzliste beim gefundenen Begriff.
Die Pendenzliste hat eine Kommandozeile mit folgenden Kommandos:

[[Datei:menuependenzen.jpg]]

*'''Weiter suchen''' Die Liste wird mit demselben Suchbegriff weiter durchsucht.
*'''Anzeigen''' Die durch die Schreibmarke bezeichnete Pendenz wird gezeigt. Dazu wird je nach Typ entweder das Protokoll eröffnet, in dem das Thema steht, oder es wird die Datei geöffnet, in der des Geschäft gespeichert ist, oder die Pendenznotiz wird in einer Tabelle dargestellt.
*'''Sortieren''' Die Liste wird nach ihren verschiedenen Spalten sortiert.
*'''Übernehmen''' Die durch die Schreibmarke gekennzeichnete Pendenz wird in das Protokoll übernommen. Dabei kann ausgewählt werden:
**'''Nur Pendenztitel:''' Nur die Titelzeile wird übernommen.
**'''Titel und Text:''' Thementitel und Text ohne Traktandenzeile
**'''Gesamtes Geschäft:''' Das Geschäft wird vollständig mit Traktandum, Thema (bzw. Registerzeile, Traktandum) und Text übernommen
Jede in ein Protokoll übernommene Pendenz (auch wenn nur ihr Titel übernommen wurde) wird automatisch aus der Verwaltung entfernt und bei entsprechender Voreinstellung ins Pendenzarchiv übertragen. Eine in ein Protokoll übernommene Pendenz ist eben keine Pendenz mehr. Soll sie weiter als Pendenz existieren, ist sie erneut aus dem Protokoll zur Verwaltung zu übergeben.
*'''Zurück''' Rücksprung in das Protokoll ohne weitere Aktionen.

Wird ein Einzelgeschäft (Pendenz vom Typ G) in ein Protokoll eingefügt, dann werden dessen Daten in das Archiv übertragen. Das Word-Dokument, das das Einzelgeschäft enthält, wird als Datei mit dem Namen seiner Pendenznummer wie "153.doc" in den Ordner '''Alte Einzelgeschäfte''' verschoben. Dort kann sie über das Kommando '''Pendenzen / Alte Einzelgeschäfte''' aufgerufen und eventuell neu verwendet werden.

====Alle Einzelgeschäfte einfügen====

Einzelgeschäfte können einzeln aus der Liste "Pendenzen und Geschäfte" übernommen werden. Alternativ können alle Einzelgeschäfte, die für das aktuelle Protokoll vorhanden sind, automatisch in das Protokoll eingefügt werden.

Mit dem Kommando '''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' öffnet sich ein Fenster mit zwei Wahlmöglichkeiten:

[[Datei:EGeinfuegen.png]]

Mit der ersten Alternative werden alle Einzelgeschäfte komplett in das Protokoll eingefügt.

Mit der zweiten Möglichkeit werden nur die Titel der Einzelgeschäfte in das Protokoll übernommen. Dadurch wird das Protokollnur wenig vergrössert, und man hat einen guten Überblick über die Reihenfolge der Geschäfte, die man jetzt auch schnell durch Umstellen der Titel verändern kann. Das so neu geordnete Protokoll wird abgespeichert, wobei die Traktanden und ggf. die Geschäfte korrekt nummeriert werden.

Man kann in dem Protokoll einzelne Einzelgeschäfte auch wieder löschen oder weitere hinzufügen. Die Nummerierung wird jeweils beim Speichern aktualisiert.

Aus dem so vervollständigten (Vor-)Protokoll erstellt man schliesslich die Einladung zur Sitzung, die die Traktanden wie im Protokoll enthält.

Man kann die Texte der mit ihren Titeln im Protokoll gesammelten Einzelgeschäfte unabhängig vom Protokoll weiter bearbeiten. Und wenn alle Einzelgeschäfte fertig sind, gibt man im wieder aufgerufenen Protokoll das Kommando '''Einzelgeschäfte erweitern'''. Dann werden die Einzelgeschäfte mit ihren Texten und Registerzeilen koplettiert und das endgültige Protokoll erstellt.

==== Geschäft exportieren ====
Ein Geschäft, das zur Sitzungsvorbereitung in ein Protokoll aufgenommen und dann doch nicht behandelt worden ist, kann für ein späteres Protokoll als Einzelgeschäft exportiert werden.

Man klickt in den Traktandentitel und gibt das Kommando '''Pendenzen / Exportieren'''. Es erscheint ein Fenster, in dem eingetragen werden kann, für welches zukünftige Protokoll das Einzelgeschäft verwaltet werden soll:

[[Datei:Pend exportieren.png|320 px]]

Genau wie bei der Erfassung eines neuen Einzelgeschäfts wird es als Pendenz verwaltet und mit dem Befehl '''Pendenzen / Pendenzen aufrufen''' oder '''Alle Einzelgeschäfte einfügen''' ins spätere Protokoll aufgenommen.

==== Pendenzübersicht einfügen ====
Die aktuellen Pendenzen werden aus der Datenbank geholt und in eine Übersicht wie die folgende direkt bei der Schreibmarke in das Protokoll eingefügt.

[[Datei:Nr_Dat_prot.png]]

Die Sortierung der Pendenzübersicht und aller Pendenzlisten kann in der Datenbank unter '''Pendenzen / Sortierung der Pendenzübersicht''' eingestellt werden.

=== Pendenzen in der Datenbank ===

In der Datenbank (Fenster "Protokollregister") werden Pendenzen über das Menü "Pendenzen" verwaltet.

[[Datei:PendenzMenü.png]]

Es enthält folgende Kommandos:
*'''Alle Pendenzen''' Aufruf einer Datenbankliste mit allen in der Datenbank verwalteten Pendenzen.
*'''Aktuelle Pendenzen''' Aufruf einer ähnlichen Liste, in der jedoch Pendenzen mit einem Erledigt-Datum nicht angezeigt werden.
*'''Pendenzen aller Gremien''' Aufruf einer ähnlichen Liste, in der jedoch die Pendenzen aller Gremien anzeigt.
*'''Neue Pendenznotiz''' Aufruf eines Fensters zur Eingabe einer Pendenznotiz.
*'''Neues Einzelgeschäft''' Aufruf eines Fensters zum Erfassen eines neuen Einzelgeschäfts.
*'''Einzelgeschäfte''' Aufruf eines Fensters zur Auswahl verschiedener Vorlagen für Einzelgeschäfte.
*'''Einzelgeschäft importieren''' Übernahme eines beliebigen Dokuments als Einzelgeschäft.
*'''Alte Einzelgeschäfte''' Aufruf eines Fensters mit alten Einzelgeschäften.
*'''Sortierung der Pendenzlisten''' Sortierung der Pendenzen zur Ausgabe als Word-Dokument
*'''Sortierung der Pendenzübersicht''' Sortierung der Pendenzen zur Ausgabe in ein Protokoll.
*'''Suchen''' Suchfenster zum Suchen nach speziellen Pendenzen in der Datenbank mit der Möglichkeit, diese in einer Sammlung zusammenzustellen.
*'''Pendenz-Archiv''' Suchfenster zum Suchen nach Pendenzen im Pendenz-Archiv.

==== Alle Pendenzen ====
Es wird die Datenbankliste mit allen Pendenzen aufgerufen:

[[Datei:alle_pendenzen.png|700px]]

Diese Liste zeigt über jede Pendenz folgende Informationen:

*Im Block links, erste Zeile: Die Pendenznummer
*Im Block links, zweite Zeile, erstes Feld: Protokollnummer, wenn die Pendenz aus einem Protokoll stammt oder für ein Protokoll bestimmt ist.
*Im Block links, dritte Zeile: Datum des Protokolls, aus dem sie stammt, oder Datum des Einzelgeschäfts bzw. der Pendenznotiz.
*Den Titel der Pendenz
*Den Typ der Pendenz: 
**'''"P"''' - die Pendenz stammt aus einem Protokoll 
**'''"A"''' - die Pendenz wurde automatisch aus einem Protokoll übernommen 
**'''"G"''' - die Pendenz wurde als Neues EinzelGeschäft erfasst. 
**'''"N"''' - die Pendenz wurde als PendenzNotiz erfasst. 
*Auszeichnungen (Stichworte, Personen, Firmen) für Typ P, A und G, Text für Typ N
*Eine Bemerkung für die Pendenzverwaltung. Diese wird nicht in ein Protokoll übernommen.
*Im Block rechts, erste Zeile: Das zuständige Ressort
*Im Block rechts, zweite Zeile: Das Fälligkeitsdatum
*Im Block rechts, dritte Zeile: Das Erledigt-Datum.

Die Liste "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]" dient zur Anzeige und für kleinere Änderungen der Pendenzdaten. Für grössere Änderungen dient das Fenster "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenz_im_Detail|Pendenz im Detail]]", das durch Klick auf ein anderes Feld als die Protokollnummer geöffnet wird.

Doppelklick auf die Protokollnummer öffnet das Protokoll und stellt die Schreibmarke dort auf die Titelzeile.

Mit Klick auf die Schaltflläche '''Pendenzliste''', erstellt isys-Protokollregister automatisch ein Word-Dokument mit der Pendenzliste in Tabellenform. So können Pendenzlisten sehr einfach versandt oder ausgedruckt werden.

Mit dem Schalter '''Archivieren''' werden durch Markierung des grauen Kästchens am rechten Rand ausgewählte Pendenzen ins Pendenz-Archiv überführt.

Eine markierte Pendenz kann mit der '''Delete / Löschen'''-Taste einfach und direkt gelöscht werden.

==== Alle Einzelgeschäfte ====

Diese Liste enthält alle zur Zeit verwalteten Einzelgeschäfte, die auch unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]" aufgeführt werden.

[[Datei:AlleEinzelgeschäfte.png|500px]]

Ein Einzelgeschäft kann durch Doppelklick geöffnet werden.

Mit einem Klick wird ein Einzelgeschäft markiert. Mit Shift oder Ctrl und Klick werden mehrere markiert.

Markierte Einzelgeschäfte werden mit dem Schalter '''Löschen''' gelöscht und aus der Verwaltung entfernt.

==== Aktuelle Pendenzen ====

Diese Liste hat denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]". Im Unterschied zu dieser enthält sie keine Pendenzen mit einem Erledigt-Datum. Auch in ihr kann durch Doppelklick das Fenster "Pendenz im Detail" aufgerufen werden. Mit dem Schalter Pendenzliste wird aus dem Datenbankbericht in ein Word-Dokument erstellt, das ausgedruckt und verschickt werden kann. Mit Archivieren werden ausgewählte Pendenzen ins Pendenz-Archiv überführt.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Pendenzen aller Gremien ====

Diese Liste hat ebenfalls denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]", zeigt aber zusätzlich auch die Pendenzen anderer Gremien an. Sie wird nur auf Wunsch installiert, da sie mit den Zugriffsberechtigungen auf die einzelnen Gremien abgestimmt werden muss.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Alle aktuellen Pendenzen und Akten ====

Diese Liste hat ebenfalls denselben Aufbau wie "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]", zeigt aber zusätzlich zu den aktuellen Pendenzen die Akten in isys-ProDOK an, die zur Bearbeitung vorgesehen sind. Sie wird nur auf im Zusammenhang mit isys-ProDOK installiert.

In diesem Fenster können keine Pendenzdaten verändert werden. Änderungen werden nicht gespeichert.

==== Pendenz im Detail ====
Dieses Fenster öffnet sich durch Doppelklick auf ein Feld einer bestimmten Pendenz in der Liste "Alle Pendenzen" oder "Aktuelle Pendenzen":

[[Datei:Pendenz_im_detail.png|700px]]

Es zeigt alle Informationen, die die Datenbank über die Pendenz hat. Es dient insbesondere zum Eintragen eines zuständigen Ressorts mit Fälligkeits- und ggf. Erledigt-Datum und zum Eintragen einer Bemerkung für die Pendenzverwaltung.

Mit dem Schalter '''Duplizieren''' wird eine Kopie dieser Pendenz angelegt, für die z.B. ein anderes Ressort mit eigener Fälligkeit eingetragen werden kann.

Mit dem Schalter '''Auftrag''' wird ein Deckblatt für die Auftragsübergabe an den/die BearbeiterIn erzeugt.

==== Neue Pendenznotiz ====
In einer Pendenznotiz wird ein Geschäft festgehalten, das nichts mit einem Protokoll zu tun hat und dennoch als Pendenz verwaltet werden soll. (Und wenn es denn später sein muss, kann auch eine Pendenznotiz in ein Protokoll übernommen werden, siehe unter 10.1.3).

Eine Pendenznotiz umfasst folgende Informationen:

[[Datei:pendenz_notiz.png|700px]]

*'''Titel''' Ähnlich wie ein Geschäftstitel z.B. "Organisation des Weihnachtsessens"
*'''Text''' Ein beschreibender Zusatz z.B. "Für 12 Personen im Sternen, möglichst am 15. oder 17.12.
*'''Bemerkung''' Für die Pendenzverwaltung z.B. "Der Termin darf nicht überschritten werden, sonst Meldung an das Sekretariat"
*'''Datum''' Datum der Pendenz. Das voreingestellte aktuelle Datum kann überschrieben werden.
*'''Ressort''' Die zur Erledigung der Pendenz zuständige Stelle oder Person. Diese kann über den Pfeil am rechten Feldrand aus der Liste der hinterlegten Ressorts ausgewählt werden. Es kann aber auch ein anderes eingetragen werden.
*''''Fällig am''' Das Datum, bis zu dem die Pendenz zu bearbeiten ist.
Mit dem Schalten Löschen werden die Einträge in diesem Fenster gelöscht, um Platz für andere zu machen.

Der Schalter '''Speichern''' speichert die Eingaben in einer neuen Pendenznotiz in der Datenbank. Eine Meldung bestätigt die erfolgreiche Speicherung.

==== Neues Einzelgeschäft ====

Ein Einzelgeschäft ist ein Geschäft, das für ein späteres Protokoll erfasst und als Pendenz verwaltet wird.
Das Kommando Neues Einzelgeschäft öffnet folgendes Fenster:

[[Datei:NeuesEinzelgschäft.png]]

In diesem kann die Nummer des Protokolls angeben werden, für das dieses Geschäft vorgesehen ist. Sie kann später mit Dienste / Nummerierung geändert werden.
Mit dem Schalter '''Word starten''' wird Word gestartet und eine Vorlage für ein Einzelgeschäft geöffnet:
In dieser Vorlage wird ein neues Geschäft erfasst. Dabei stehen alle Kommandos zur Verfügung,
die auch bei der Erfassung eines Protokolls vorhanden sind, wie Aufruf des Registerplans, der Traktandenliste, Formatierung eines neuen Traktandums usw.
Das Geschäft wird wie in einem Protokoll mit Registerzeile, Traktandum und Text erfasst. Auch Stichwörter (Alt-S), Personen (Alt-P), Firmen (Alt-F) und Beträge (Alt-B) können bereits markiert werden.

Mit dem Kommando '''Speichern EG''' wird das neue Geschäft abgespeichert und als Pendenz in die Verwaltung übernommen. Zum Eintragen einer eventuell für weitere Arbeiten zuständigen Person oder Stelle öffnet sich das Fenster Ressort und Fälligkeit:

[[Datei:ressort&fälligkeit.png]]

Eingaben in diesem Fenster sind optional und nur erforderlich, wenn das Geschäft wirklich eine Pendenz darstellt.

Beim Speichern wird eine Pendenznummer an Stelle der späteren Geschäftsnummer eingetragen.

Die hier eingetragene Pendenznummer ergibt den Dateinamen, unter dem das Geschäft im Pendenzenordner abgespeichert wird. Das Geschäft mit der Pendenznummer 27 wird z.B. als Datei "27.doc" gespeichert.

Einzelgeschäfte können in den Pendenzlisten ("[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle Einzelgeschäfte|Alle Einzelgeschäfte]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Pendenzen|Alle Pendenzen]]") mit Doppelklick auf den Pendenztitel wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Zum Einfügen der erstellten Einzelgeschäfte in das zugehörige Protokoll siehe unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzen_aufrufen_und_in_ein_Protokoll_übernehmen|Pendenzen aufrufen]]" oder "[[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Alle_Einzelgeschäfte_einfügen|Alle Einzelgeschäfte einfügen]]".

==== Einzelgeschäfte ====

isys-Protokollregister kann mit mehreren Vorlagen für Einzelgeschäfte eingerichtet werden. Dann zeigt das Komando '''Einzelgeschäfte''' ein Fenster, in dem diese Vorlagen zur Auswahl angezeigt werden.

[[Datei:Einzelgeschäfte.jpg]]

Nach Auswahl einer Vorlage wird wie unter "[[Pendenzenverwaltung_und_Geschäftskontrolle#Neues_Einzelgesch.C3.A4ft|Neues Einzelgeschäft]]" fortgefahren.

==== Einzelgeschäft importieren ====

Man kann ein ausserhalb von isys-Protokollregister geschriebenes Word-Dokument als Einzelgeschäft verwalten.

Dazu dient das Kommando '''Einzelgeschäft importieren'''.

Es öffnet sich das normale Suchfenster für Dateien. Mit dessen Hilfe sucht man die zu importierende Datei, markiert sie und öffnet sie mit dem entsprechenden Schalter.

Die Datei zeigt die isys-Kommandos für ein Einzelgeschäft. Mit diesen ruft man eine passende Registerzeile auf und definiert einen Traktandumtitel, indem man eine vorhandene Überschrift oder eine neue Titelzeile als '''Neues Traktandum''' erklärt.

Mit '''Speichern EG''' speichert man das so entstandene neue Einzelgeschäft und übernimmt es in die Verwaltung.

==== Alte Einzelgeschäfte ====

Einzelgeschäfte, die in ein Protokoll übernommen werden, werden aus der Pendenzverwaltung entfernt. Ihr Inhalt wird allerdings nicht gelöscht, sondern als "Altes Einzelgeschäft" weiter gespeichert. Mit dem Kommando '''Altes Einzelgeschäft''' wird ein Fenster geöffnet, das die alten Einzelgeschäfte anzeigt.

[[Datei:AlteEinzelgeschäfte.jpg|400px]]

In ihm können alte Einzelgeschäfte einzeln durch Doppelklick aufgerufen und z.B. für ein neues Einzelgeschäft verändert und neu abgespeichert werden. Mit einem Klick wird ein altes Einzelgeschäft markiert und mit Ctrl-Klick mehrere.

Mit der Schaltfläche '''Löschen''' werden markierte gelöscht.

==== Sortierung der Pendenzlisten / der Pendenzübersicht ====

Die Pendenzlisten und die Pendenzübersicht werden nach diversen Kriterien sortiert. Mit dem Kommando '''Sortierung der Pendenzlisten''' bzw. '''Sortierung der Pendenzübersicht''' werden sie nach folgenden Kriterien neu sortiert:

*Fälligkeitsdatum
*Zuständigkeit/Ressort und Fälligkeitsdatum
*Protokoll- bzw. Erstellungsdatum
*Ressort und Protokolldatum
*Geschäfts-/Traktandentitel
*Ressort und Geschäftstitel
*Bemerkung
*Ressort und Bemerkung

Zur Erinnerung: die '''Pendenzlisten''' werden in isys-Protokollregister im Menü '''Pendenzen''' geöffnet. Sie können anschliessend in Word-Dokumente mit gleicher Sortierung umgewandelt werden. Die '''Pendenzübersicht''' entsteht in einem Protokoll ([[Pendenzenverwaltung_und_Gesch%C3%A4ftskontrolle#Pendenzübersicht_einfügen|Pendenzübersicht einfügen]]).

==== Pendenz suchen ====

Mit diesem Kommando wird ein Suchfenster geöffnet, in dem wie in Abschnitt 7.1 "Geschäft suchen" Pendenzen nach verschiedenen Kriterien gesucht werden.

[[Datei:Pendenz_suchen.jpg]]

'''
Einige Beispiele:'''
*Gesucht werden alle Pendenzen mit einem Fälligkeitsdatum bis heute. Das sind die überfälligen!
*Alle Pendenzen, die in den nächsten zwei Monaten fällig werden (bis ... )
*Alle Pendenzen eines Ressorts
*Alle Pendenzen eines Ressorts, die in den nächsten vier Wochen fällig werden.
*Alle Pendenzen zu einem bestimmten Thema / Stichwort / Person / Firma
*Alle Pendenzen, die einem bestimmten Protokoll zugeordnet wurden
*usw., usw.

Mit dem Schalter '''Suchen''' werden die gefundenen Pendenzen in einer Liste "Gefundene Pendenzen" zusammengestellt. Diese Liste hat den gleichen Aufbau wie die oben beschriebene Liste "Alle Pendenzen".

==== Erledigte Pendenzen ====

Erledigte Pendenzen können im Fenster "Alle Pendenzen" oder in "Pendenz im Detail" mit einem Erledigt-Datum versehen werden. Sie bleiben so in der normalen Pendenzverwaltung sichtbar und können auch weiterhin in ein Protokoll übernommen werden. Sie werden lediglich in der Liste '''Aktuelle Pendenzen''' ausgeblendet.

Wenn man als Mahnung die aktuelle Pendenzliste verschickt, enthält diese nur die Pendenzen, die noch wirklich offen und nicht die, die erledigt sind.

Sollen Pendenzen nicht mehr in der normalen Pendenzverwaltung erscheinen, werden sie entweder archiviert oder gelöscht.

Um Pendenzen zu archivieren, gibt es zwei Möglichkeiten:

Pendenzen, die wieder in ein Protokoll übernommen werden, werden automatisch ins Pendenz-Archiv überführt. Sollte nach Behandlung des Geschäfts während der Sitzung eine weitere Bearbeitung nötig sein, wird das Geschäft wieder als neue Pendenz erfasst.

Es ist ebenfalls möglich, eine Pendenz direkt in den Listen "Alle Pendenzen" oder "Aktuelle Pendenzen" zu archivieren.

Ebenfalls in den obengenannten Listen können Pendenzen gelöscht werden. Dazu markiert man den zu löschenden Datensatz, in dem man in das graue Feld neben Datum, Pendenz- und Protokollnummer klickt. Mit der Delete-Taste wird der Datensatz (nach Rückfrage) aus der Pendenzverwaltung gelöscht.

==== Pendenz-Archiv ====

Im Pendenzarchiv werden Pendenzen gesammelt, die entweder in der Datenbank archiviert oder in ein Protokoll übernommen wurden.
Mit dem Kommando '''Pendenzen / Pendenz-Archiv''' öffnet sich ein Suchfenster, mit dem im Pendenzarchiv nach Pendenzen gesucht werden kann. Die Suche funktioniert genau wie bei den nicht archivierten Pendenzen . Auch hier können Pendenzlisten erstellt werden.

=== Pendenzen und Termine ===

Pendenzen können mit Terminen erweitert werden.

Dabei denkt man an folgende Anwendungen:

'''1. Terminverschiebungen '''

Man ordnet einer Pendenz neue Termine zu und hält darin den Grund für die jeweilige Verschiebung fest.

'''2. Realisierungsschritte'''

Einer Pendenz ordnet man Termine zu, in denen die Schritte festgehalten und terminiert werden, in denen die Pendenz realisiert werden soll.

Das Menü '''Pendenzen''' ist um das Kommando '''Alle Pendenzen mit Terminen''' erweitert:

[[Datei:Alle_pendenzen.png|200px]]

Das Kommando '''Alle Pendenzen mit Terminen''' öffnet das Fenster (mit Beispielen) '''Pendenzen und Termine'''

[[Datei:PendenzenTermine.png|800px]]

Das Fenster zeigt zwei Pendenzen mit den Nummern 1 und 2.

Beiden sind Termine zugeordnet:

Die Pendenz Nummer 1 zeigt Termine mit Zwischenschritten, in denen das Geschäft realisiert werden soll.

Die Pendenz Nummer 2 zeigt einen Termin als Terminverschiebung für die Pendenz.

Das Fenster enthält einige Kommando-Schaltflächen:

''''Details'''' öffnet das Fenster '''Pendenz im Detail'''

[[Datei:Pendenz im Detail.png|800px]]

Es zeigt die Pendenz und im Bereich '''Zugeordnete Termine''' ihre Termine (in unserem Beispiel ein) im Detail.

Unter '''Fällig''' wird die Fälligkeit der Pendenz und eines Termins angezeigt. Unter '''Datum''' erscheint das Erstellungsdatum der Pendenz.

In diesem Fenster können die Pendenz und die Termine korrigiert und mit dem Schalter '''Aktualisieren''' abgespeichert werden.

Mit dem Schalter '''Löschen''' wird ein Termin oder die gesamte Pendenz mit ihren Terminen gelöscht.

Wenn der Pendenz noch keine Termine zugeordnet sind, ist der Bereich '''Zugeordnete Termine''' leer und kann mit Daten eines neuen Termins gefüllt werden.

Mit dem Schalter '''Aktualisieren''' wird der neue Termin gespeichert.

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' öffnet der Schalter '''neuer Termin''' ein Fenster, in dem ein neuer Termin zu der Pendenz erfasst wird:

[[Datei:Neuer Termin.png|400px]]

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' öffnet der Schalter '''Neuer Pendenz''' ein Fenster zum Erfassen einer neuen Pendenz:

[[Datei:Neue Pendenz.png|400px]]

Im Fenster '''Pendenzen und Termine''' wird mit dem Schalter '''Pendenzliste''' die Erstellung eines Word-Dokuments mit den aktuellen Pendenzen und Terminen aufgerufen:

[[Datei:Wordliste.png|1000px]]

Die erstellte Datei wird mit dem Namen '''PendTermine 18.01.19.docx''' (wenn sie am 18.1.2019 erstellt wurde) im Ordner '''Pendenzlisten''' abgespeichert.

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Datei:Pendenz im Detail.png

2026-07-14T20:33:04Z

Marion.knoth:

Datei:PendenzenTermine.png

2026-07-14T20:32:02Z

Marion.knoth:

Datei:Pendenz suchen.jpg

2026-07-14T20:29:50Z

Marion.knoth:

Datei:AlteEinzelgeschäfte.jpg

2026-07-14T20:28:55Z

Marion.knoth:

Datei:Einzelgeschäfte.jpg

2026-07-14T20:28:38Z

Marion.knoth: